Как выбрать онлайн-кассу в 2022 году

Основные элементы онлайн-кассы

Онлайн-касса — это мини-компьютер с набором встроенных или подключаемых периферийных устройств. От этого набора зависят характеристики кассы.

Фискальный накопитель. Главный элемент любой кассы — фискальный накопитель (ФН). Это запоминающее устройство, которое фиксирует все операции на кассе и отправляет их оператору фискальных данных, откуда они уходят в налоговую. Отдаленным аналогом этого прибора можно считать «черный ящик», бортовой самописец на воздушных судах: фискальный накопитель тоже опломбирован и недоступен для оператора онлайн-кассы. 

Фискальный накопитель получает регистрационный номер при регистрации кассы ФНС, а еще у него есть срок действия: 13, 15 или 36 месяцев. Незарегистрированное устройство без номера или просроченный накопитель недействительны, а работа с накопителем, который не соответствует виду предпринимательской деятельности, может караться штрафом.

Некоторые модели онлайн-касс продаются без встроенного ФН, и тогда его придется купить отдельно: стоимость зависит от срока действия и варьируется в пределах 6-12 тыс. рублей.

Важно! Не путайте фискальный накопитель с фискальным регистратором. Регистратор — отдельное устройство, которое может заменить онлайн-кассу: оно состоит из фискального накопителя и принтера чеков. Его подключают к компьютеру или смартфону с кассовой программой.

На этом простота заканчивается и начинается «шведский стол» контрольно-кассовых аппаратов, которые сильно отличаются. Некоторые из них похожи на калькуляторы, другие больше напоминают участок заводского конвейера. Вот элементы и периферийные устройства касс, которые могут быть отдельными или встроенными:

• дисплей: массивные кассы оснащены цветным сенсорным экраном с удобным управлением, на мини-кассах придется всматриваться в символы на монохромном дисплее;
• клавиатура: правда на некоторых моделях кассир управляет устройством через сенсорный экран;
• мини-принтер чеков: нужно будет научиться заменять бумажную ленту для чеков;
• банковский терминал: устройство для приема оплаты с пластиковых карт и смартфонов, оно печатает отдельные банковские чеки — слипы, которые не заменяют чеки кассовые;
• аккумулятор и порты для подключения к электросети: некоторые кассы могут работать в автономном режиме до 48 часов;
• слоты для интернет-подключения: порты для кабельного подключения, слот для сим-карты, элементы для Bluetooth и Wi-Fi-подключения; 
• дополнительные устройства: сканер штрих-кодов, весы, выносная мини-клавиатура для ввода пин-кодов.

А еще онлайн-кассе нужна прошивка — кассовая программа, которая будет отправлять чеки оператору фискальных данных, включать и выключать кассу. Программы бывают элементарные низкоуровневые и высокоуровневые — с удобным управлением, аналитикой и товарным учетом.

Критерии выбора онлайн-кассы

Чтобы упорядочить все технологическое разнообразие, онлайн-кассы можно поделить по двум самым важным критериям: мобильность/автономность и функциональность. Выбирайте исходя из того, какой показатель важнее всего для вашей работы. Скажем, курьеру важен надежный аккумулятор и подключение к сети через разные каналы, чтобы наверняка. А магазину с большой проходимостью — скорость обработки операций и печати чеков, чтобы не создавать очереди.

Критерий автономности

Сможет ли ваше высокотехнологичное устройство продолжать работу без электричества и кабельного интернета? В городском магазине это почти ЧП, но именно так ежедневно работают продавцы на рынке, в киосках или таежных сельпо и курьеры, которые приезжают по вызову в самые странные места — от гаража до пляжа.

К автономным кассам можно отнести портативные кнопочные, смарт-терминалы и фискальные регистраторы (не путать с фискальными накопителями! — мы уже предупреждали).

Портативные кнопочные кассы — это первое поколение онлайн-касс с беспроводным подключением к интернету (но могут цепляться и к кабелю). Имеют клавиатуру классического вида, встроенный микро-принтер, черно-белый ЖК-экранчик и питаются от аккумуляторов. Это самое дешевое и простое в эксплуатации и обучении кассиров устройство, его дешевизна и пользовательская простота часто перекрывает все неудобства и ограничения. 

К неудобствам относится низкая скорость печати чеков, иногда заставляющая нетерпеливых клиентов стучать пальцами по столу, и небольшой объем оперативной памяти: кассиру придется вместо кассы держать в уме коды товаров, а если их слишком много — записывать и держать перед глазами. Кроме того, часто «вшитый»  софт неудобен и не обновляется, так что если бизнес вырастет или изменится, такое устройство скорее всего придется просто выкинуть. Зато такая касса будет печатать чеки, даже если связи нет совсем: отложенная информация просто подождет «коннекта» в буфере накопителя.

Смарт-терминал. Проще говоря, это смартфон, «сросшийся» с портативной кассой. От смартфона он унаследовал сенсорный экран и операционную систему, которая позволяет своевременно обновлять ПО. Важное преимущество — визуальный интерфейс: оператор видит товары на экране и может выбрать нужный одним движением пальца. Кроме того, смарт-терминалу достаточно мобильного интернета или Wi-Fi, а еще он может довольно долго работать на аккумуляторе.

Фискальный регистратор – это принтер чеков со встроенным фискальным накопителем (или фискальный накопитель со встроенным принтером). Внешне выглядит как коробочка с отсеком для кассовой ленты, которая подключается к ноутбуку или планшету с установленной кассовой программой. Такой тандем становится полноценной портативной кассой, напоминая в работе смарт-терминал. Возможно, это самое портативное и элегантное решение из всех, а также самое дешевое в обслуживании, ведь в таком тандеме скорее всего сломается или выйдет из строя только одно устройство из пары.

У всех портативных касс есть один общий недостаток: низкая скорость печати чеков на узкой ленте. Кроме того, такие кассы не подойдут для работы с алкоголем (система ЕГАИС) или маркированными товарами из-за отсутствия сканеров. Зато некоторые модели автономных касс дополнены банковскими терминалами внутри того же корпуса и умеют принимать безналичную оплату с карт и смартфонов.

Критерий функциональности

Если же вам важна скорость работы, то придется выбирать более функциональные устройства, которые быстро обрабатывают операции, быстро печатают чеки, а еще помогают кассиру легко вводить в кассу данные о покупках — с помощью сканера штрих-кодов и весов.

К стационарным онлайн-кассам относятся все контрольно-кассовые устройства, которые нельзя унести с собой. Они предпочитают подключение к проводному интернету и электрической розетке. Кроме этих требований между ними может не быть ничего общего. А функциональность кассы будет зависеть от кассовой программы и набора периферийных устройств. 

Вот базовые и специальные возможности, которые могут быть у стационарной кассы:

• создание карточек на новые товары;
• редактирование информации и цен на уже созданных карточках; 
• добавление позиции в чек;
• работа с маркированными товарами;
• марочный учет в ЕГАИС;
• создание алкодекларации; 
• выравнивание остатков;
• автоматизация приемки.

Важно! Для работы с алкоголем требуется сканер штрих-кода и постоянное соединение с интернетом, и это может обеспечить только стационарная касса.

А еще кассовые программы стационарных касс помогают вести товарный и бухгалтерский учет в компании:

• интеграция с товароучетными и бухгалтерскими программами, обмен документами между ними;
• учет остатков;
• учет работы сотрудников;
• аналитические отчеты и прогнозы продаж.

Эти функции обеспечиваются не «железом», а софтом, поэтому для их обеспечения нужна касса с собственной операционной системой, приближенная по функционалу к персональному компьютеру.

Есть у стационарных касс и дополнительные функции для облегчения работы с клиентом, если дополнить их необходимым оборудованием:

• выносной банковский терминал для приема оплаты с карт и смартфонов;
• весы для взвешивания продуктов;
• сканер штрих-кодов для быстрой регистрации покупок;
• печать этикеток;
• автоматизированный денежный ящик для наличных;
• доставка товаров к кассовому терминалу при помощи конвейерной ленты.

Важно! банковский терминал относится к периферии, которая чаще всего покупается или арендуется у банка, с которым заключается договор об эквайринге.

Выбор онлайн-кассы

Шаг 1. Путь к покупке оптимальной онлайн-кассы начинается с создания списка, в который вы внесете необходимые вам функции. 

Закройте глаза и ярко представьте себе работу кассира. Можете даже мысленно занять его место, а потом место клиента. Как будет организована работа на вашей кассе? Что умеет ваш кассир? Это профессионал со стажем работы на разных устройствах или студент-гуманитарий на подработке? Владеет ли кассир русским языком на случай возникших затруднений? Есть ли у вас администратор кассового зала? А программист или системный администратор, чтобы вносить изменения в настройки ПО и устранять несовместимости и «глюки»? А сами вы в этих программах что-нибудь понимаете?

А клиент? Готов ли он топтаться у кассы десять минут в ожидании устойчивой связи и печати чека ради получения своих бургера и колы? Или мгновенно возникнет двадцатиметровая очередь? В этой дыре вообще платят картами или у людей есть только наличные? Нужна ли клиенту лента для выгрузки товара или он весь поместится на прилавке у кассы? Куда клиент понесет бутылку вина? А промаркированную шубу? Наконец, будет ли ваш курьер в Якутске или Апатитах елозить рукой в варежке по сенсорному экрану смарт-терминала в -45 с ветром или лучше заставить ваших клиентов производить предоплату на сайте заказа, а самому оплачивать подписку на виртуальную онлайн-кассу?

Шаг 2. После этого изучите самостоятельно рынок контрольно-кассовой техники, пока не найдете устройство, которое по функционалу пересекается с вашим списком по максимальному числу пунктов. Это не самый короткий путь, но неизбежный, если вы хотите сами во всем разобраться и контролировать процесс.

Другой вариант — обратиться за консультацией в организации, которые продают или сдают в аренду онлайн-кассы. Так вы разберетесь в вопросе с помощью специалистов, сделаете выбор и подключите не только технику, но и сопутствующие услуги.
Это можно сделать в организациях трех типов:

Покупка кассы и банковского терминала в банке. В финансовых организациях можно купить, арендовать и сразу подключить кассу или терминал. Это ставит вас в некоторую зависимость от банка, особенно в случае аренды оборудования: если захотите сменить банк, придется возвращать кассу, покупать новый фискальный накопитель и подключаться в новой организации. К тому же в банках обычно выбор моделей не очень большой. 

Покупка у производителя или посредника. В магазине касс или Центре технического обслуживания, который параллельно продает и сдает в аренду кассы, у вас будет хороший выбор моделей и комфортные цены. А еще вас проконсультируют самым подробным образом и предложат техобслуживание. Но уточните заранее у банка, с которым планируете сотрудничать, подключает ли он «чужое» оборудование. 

Покупка у ОФД или разработчика товароучетного сервиса. Такие организации предлагают готовые наборы касс, дополнительного оборудования, кассовых программ и другого софта. Здесь можно и получить консультацию, и собрать свой набор техники и ПО. Заранее поиснтересуйтесь, если бизнес вырастет, помогут ли вам «апгрейдить» этот набор. 

Важно! Большинство дорогих онлайн-касс позиционируются как «готовые решения». Покупая кассу, вы покупаете бренд и идеологию производителя вместе с подпиской на платные услуги. Вход здесь рубль, а выход (точнее, переход на нового поставщика) – два. Поэтому не покупайте «кота в мешке», изучите его во всех подробностях. Особенно внимательно разберитесь с софтом, потому что программная несовместимость между кассой, периферийным оборудованием, бухгалтерией и товароучетной системой — это проблема.

Шаг 3. Наконец, изучите договор о техническом обслуживании. В него должны входить услуги по настройке и регистрации кассы, регулярные работы вроде чистки и диагностики, срочный ремонт, возможность модернизации техники. Проверьте, есть ли пункт о предоставлении подменной кассы на время починки сломавшейся. Все это поможет избежать остановки продаж и штрафов в случае поломки. И приготовьте деньги — кстати, скорее всего, при покупке онлайн-кассы оплачивать заказ вы будете не в кассе, а банковским переводом.

А чтобы упростить работу бухгалтеру, настройте передачу отчетов из касс в онлайн-бухгалтерию. Веб-сервис Контур.Бухгалтерия умеет принимать отчеты из касс и интегрируется с товароучетной системой. В нем легко вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет, контролировать финансы через управленческие отчеты. Все новички могут тестировать Бухгалтерию бесплатно 14 дней.