Интернет-магазины тоже обязаны отправлять кассовые чеки покупателям. Как это делать в разных ситуациях: если клиент расплачивается через Робокассу, передает оплату курьеру или получает заказ наложенным платежом по почте? — расскажем в статье.
Прием платежей в интернет-магазинах
В интернет-магазине покупатели платят за товар разными способами:
- электронными деньгами или банковской картой на сайте;
- через интернет-банк или отделение банка по реквизитам вашего счета;
- вашему курьеру или в пункте выдачи вашего магазина;
- курьеру или в пункте выдачи отдельной службы доставки, с которой у вас заключен договор о доставке товаров;
- наложенным платежом на почте.
В разных случаях пробивать чек приходится по-разному, так что расскажем о каждом способе отдельно.
Оплата на сайте картой или через платежную систему
Крупные интернет-магазины продают часто и много. В один момент товары могут оплачивать несколько человек, это происходит днем и ночью, в будни и выходные, поэтому на сайте подключают специальные сервисы для оплаты банковской картой — Яндекс.Деньги, PayPal, Робокассу. Но квитанция такого сервиса не равна кассовому чеку, а значит без кассы все равно не обойтись.
Единственный вариант кассы, которая решит задачи крупного интернет-магазина — полностью автоматическая онлайн-касса. Она присылает покупателям электронные чеки без участия кассира и делает это сразу после оплаты на сайте. И для этого кассе будет нужна интеграция с платежными сервисами и системой управления сайтом.
Все это умеет виртуальная, или облачная онлайн-касса — специальная программа, которая располагается в дата-центре вашего оператора. Там же находится фискальный накопитель — «сердце» любой кассы, пломбированный чип памяти, который фиксирует все кассовые операции и отправляет чеки покупателям и в ОФД. Кассовая программа передает данные на фискальный накопитель, а он выполняет свою работу, так что требования закона 54-ФЗ полностью выполняются.
Крупные операторы облачных касс предлагают целый набор возможностей:
- личный кабинет со всей статистикой по оплатам;
- полное техническое сопровождение;
- регистрацию кассы в ФНС;
- управление очередью чеков при большом наплыве покупателей;
- работу с маркированными товарами.
Если у вас уже есть онлайн-касса с фискальным накопителем, например, в пункте выдачи товаров, то оператор может предложить интеграцию вашей кассы с дополнительной кассовой программой. Тогда облачная касса сможет работать в связке с вашим устройством через один фискальный накопитель.
Если вы торгуете через маркетплейс, например Wildberries, Ozon, Lamoda, онлайн-касса не понадобится: площадка сама ведет расчеты с конечными покупателями и передает данные в налоговую.
Оплата через банк по реквизитам вашего счета
Если после оформления заказа вы выставляете покупателю счет с реквизитами, он платит по нему через интернет-банк или отделение банка. В этом случае вы получаете предоплату за товар (аванс), а значит придется выдать два чека. Подробнее о том, как проводить предоплату по онлайн-кассе, читайте в отдельной статье, а здесь расскажем вкратце:
- Первый чек отправьте клиенту по e-mail или sms, как только деньги придут на счет — вы поймете это по банковской выписке. Это нужно сделать до конца следующего рабочего дня после перевода денег. Укажите в чеке признак «Предоплата 100%», если сумма оплачена полностью, и просто «Предоплата», если сумма оплачена частично. Если пока не понятно, за какую услугу или товар клиент внес аванс, укажите признак «Аванс». Если клиент не указал телефон или адрес электронной почты, выдайте бумажный чек при первой же встрече с ним (п. 5.3. ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
- Второй чек отправьте в электронном или бумажном виде при передаче товара с курьером или службой доставки. Укажите признак «Полный расчет» и в качестве способа оплаты «Зачет аванса».
При оплате на реквизиты счета вам нужна либо обычная онлайн-касса в магазине, либо облачная касса, которой вы можете управлять с ноутбука или смартфона, чтобы создавать нужные чеки.
Оплата вашему курьеру или в пункте выдачи вашей компании
Закон 54-ФЗ разрешает при продаже товаров и услуг использовать не только обычную онлайн-кассу, но и облачную (п. 5.6 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ (в редакции Законопроекта № 682709-7). Поэтому если ваш сотрудник-курьер привозит заказ клиенту, возможны два варианта.
Курьер приезжает к клиенту с мобильной кассой, передает заказ, принимает деньги, проводит операцию в кассе, выдает чек.
У курьера на смартфоне установлена кассовая программа, с помощью которой он связывается с облачной кассой или с обычной онлайн-кассой, которая физически находится в магазине. Клиент расплачивается за покупку, а касса формирует чек и отправляет его по sms или e-mail. Другой способ выдать чек — отправить клиенту QR-код чека: для этого у курьера должно быть приложение для формирования QR-кодов, а у клиента — приложение ФНС для считывания кодов и поиска чеков.
Те же варианты возможны, если не курьер привозит товар, а клиент сам приходит за ним в пункт выдачи вашего магазина. Вам понадобится либо онлайн-касса, либо связь с облачной кассой через кассовую программу на любом устройстве.
Оплата курьеру или в пункте выдачи сторонней службы доставки
Если вы сотрудничаете с отдельной службой доставки, например, CDEK или Boxberry, то выдача чека — уже не ваша боль. Это обязанность службы доставки, которая принимает деньги от клиента-физлица и несет ответственность за правильную выдачу чеков. Вам нужно только составить грамотный договор о сотрудничестве, в котором будут прописаны детали о сроках передачи товаров в службу доставки и оплат на ваш расчетный счет.
Оплата наложенным платежом
Аналогичная ситуация. При отправке заказа наложенным платежом, чек выдает Почта России в почтовом отделении как платежный агент (Письмо Минфина от 15.09.2017 № 03-01-15/59689). Вам нужно только разобраться в правилах переводов оплат в такой ситуации.
Выбор кассы для интернет-магазина
Выбор кассы в итоге будет зависеть от того, каким образом чаще всего расплачиваются клиенты. Магазин сам может влиять на этот процесс: например, Ozon отправляет товары покупателю только после полной предоплаты, а «Лабиринт» предлагает почти все возможные способы оплаты. Скорее всего, вам придется комбинировать разные варианты касс, и здесь все зависит от ваших возможностей, масштабов торговли и перспектив магазина.
Вот какими могут быть кассы или наборы касс в интернет-магазине:
- Облачная касса для оплат через сайт + кассовые программы на устройствах курьеров или сотрудника пункта выдачи для связи с облачной кассой.
- Облачная касса для оплат через сайт + стационарная онлайн-касса в пункте выдачи + мобильные кассы у курьеров.
- Стационарная касса в пункте выдачи + облачная касса, которая связана с этой базовой кассой и ее фискальным накопителем + кассовые программы на устройствах курьеров.
А если вы передаете товары покупателям только через стороннюю службу доставки и принимаете оплаты при вручении заказа, вам вовсе не понадобится онлайн-касса.
Чтобы упростить учет поступлений с касс, подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия. Он умеет принимать отчеты из касс и автоматически загружать банковскую выписку, в нем легко вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет. Новички могут бесплатно тестировать систему 14 дней.
