Онлайн-кассы в 2021 году применяют почти все организации и ИП. Такие кассовые аппараты автоматически передают данные в налоговую. Когда рабочий день кассира заканчивается, он должен закрыть смену на онлайн-кассе и сформировать специальный отчет о закрытии. Расскажем подробнее, как его оформлять.
Когда закрывать смену на онлайн-кассе
Одна смена на онлайн-кассе не может длиться дольше 24 часов. Это связано с тем, что через 24 часа после формирования отчета об открытии смены создать кассовый чек технически нельзя (п. 2 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Такую возможность ограничивают фискальные накопители.
Если вы забыли закрыть смену на онлайн-кассе, то ничего страшного не произойдет. Чтобы продолжить работу, надо закрыть смену и начать новую. Штрафы не выпишут, если вы не станете продолжать торговлю без чеков или выдавать неверно оформленные чеки.
Других ограничений нет. Смена может быть открыта сегодня, а закрыта уже завтра. Главное, чтобы она уложилась в одни сутки.
Как закрыть смену: пошаговая инструкция
Чтобы закрыть смену на онлайн-кассе, кассир-операционист составляет отчет о закрытии смены и при необходимости передает его в бухгалтерию. Затем он собирает наличную выручку и деньги, которые получил в начале смены для размена, и передает их в кассу организации. Бухгалтер оформляет на полученные суммы ПКО и вносит приходные записи в кассовую книгу.
Разберем алгоритм подробнее.
Шаг 1. Составить отчет о закрытии смены
Отчет о закрытии смены — это фискальный документ, который показывает данные по работе кассы за смену. Он формируется на самой онлайн-кассе, когда рабочая смена заканчивается. Раньше его называли «z-отчет», отличие только в том, что реквизиты отчета о закрытии регламентируется другим письмом ФНС, а данные из него в онлайн-режиме направляются в налоговую.
В отчете о закрытии смены есть следующие данные:
- наименование, номер, дата и время;
- наименование и ИНН пользователя;
- регистрационный номер ККТ;
- номер фискального накопителя;
- адрес проведения расчетов;
- фискальный признак;
- ФИО лица, формирующего фискальный документ;
- версия форматов фискальных документов;
- ИНН кассира;
- номер смены;
- сколько чеков пробили за смену;
- сколько фискальных документов сформировали за смену и сколько из них не ушло в налоговую;
- отметка о том, что есть сбои в подключении к ОФД и время ожидания превышено;
- отметка о том, что ФН следует срочно поменять (меньше 99% свободной памяти или меньше 30 дней до конца срока действия).
Все обязательные и дополнительные реквизиты перечислены в пункте 5 статьи 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и пункте 7 приложения № 1 к приказу ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662.
Порядок формирования отчета о закрытии смены зависит от кассы. Варианты порядка в любом случае похожи, но лучше изучите инструкцию к своей кассе.
Печатать и хранить отчеты о закрытии смены закон не требует, однако вы можете это делать, если это упрощает учет. Отчеты в любом случае останутся в памяти фискального накопителя. А вот сам накопитель хранить нужно в течение пяти лет с даты, когда его перестали использовать.
Шаг 2. Передать в кассу размен и наличную выручку
Кассир-операционист передает полученную за день наличную выручку в кассу организации. К ней прибавляются разменные деньги, которые получены в начале рабочего дня. Передать наличку можно сразу в кассу организации или старшему кассиру.
Формировать кассовый чек при выемке наличных не требуется.
Если операционист сдает деньги через старшего кассира, понадобится дополнительный документ — книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5. Старший кассир подтверждает возврат своей подписью в графе 9.
Шаг 3. Оформить ПКО и внести записи в кассовую книгу
На полученные в кассу организации наличную выручку и разменные деньги, оформляются приходные кассовые ордера (ПКО). Один с основанием «Возврат размена» и один с основанием «Выручка за смену». Можно оформить один ПКО на общую сумму с основанием «Возврат размена и выручка за смену».
ФИО кассира, который сдает деньги (старший или операционист), указывается в строке «Принято от».
Затем на основании ПКО в кассовую книгу заносятся приходные записи. Кассовую книгу надо хранить минимум в течение пяти лет после окончания года, на который она была заведена.
Если интегрировать Контур.Бухгалтерию с Контур.Маркетом, можно будет автоматически принимать к учету сформированные отчеты о закрытии смены в виде ПКО. Бухгалтерия будет сама отражать их в КУДиР и заносить в кассовую книгу.
Оформляйте ПКО и РКО, ведите кассовые книги, учет доходов и расходов в Контур.Бухгалтерии. Также сервис поможет отчитываться в контролирующие органы через интернет, вести бухгалтерский учет, оформлять документы на сотрудников и получать консультации у экспертов. Все новые пользователи получают 14 дней работы в сервисе в подарок.
