Нельзя просто так купить онлайн-кассу и начать работать с ней, ее нужно правильно подключить и зарегистрировать. В этом обзоре мы расскажем, как избежать ошибок во время сложных, но неизбежных манипуляций после покупки кассы. Некоторые из них могут стать критическими.
Нельзя просто так купить онлайн-кассу и начать работать с ней, ее нужно правильно подключить и зарегистрировать. В этом обзоре мы расскажем, как избежать ошибок во время сложных, но неизбежных манипуляций после покупки кассы. Некоторые из них могут стать критическими.
Мы уже рассказывали, как выбрать кассу и обслуживать ее: читайте статьи «Как выбрать кассу в 2021 году» и «Обслуживание онлайн-кассы».
Как подготовиться к установке кассы
Прежде всего, обеспечьте кассе электропитание и доступ в интернет. Стационарная касса может подключаться только к стационарному же источнику электричества, и даже при его эпизодическом отсутствии работа кассового зала нарушается, часто на продолжительное время.
Портативные кассы питаются от компактных источников батарейного или аккумуляторного типа. И хотя такие устройства неприхотливы, потребление энергии у них весьма значительное из-за механического устройства – микропринтера кассовой ленты. Поэтому снабдите курьера или киоск запасными батарейками или аккумуляторами.
Для подключения к сети интернет современные онлайн-кассы используют все доступные способы: разъем для кабеля, wi-fi и мобильный интернет. Кабельный интернет необходим, если торговая точка находится в месте, изолированном от передатчика сигнала, например, в подвальном помещении. При этом даже там можно подключить к кабелю роутер, чтобы не соединять кассу с самим кабелем — это позволит сохранить мобильность и избавиться от лишних проводов.
Многие портативные кассы какое-то время могут работать и без доступа в интернет, производя печать чеков. Но затем им все равно понадобится выход в сеть для передачи данных в ОФД.
Какие периферийные устройства могут понадобиться
К периферийным кассовым устройствам относятся дополнительные экран и клавиатура, подключаемые терминалы для работы с клиентом и товаром: сканер штрих-кодов, терминал-эквайринга, принтер этикеток и денежный ящик. В крупных стационарных кассовых системах обычно уже есть все или некоторые периферийные устройства, но иногда их приходится докупать и тестировать самостоятельно.
Чтобы устройства легко интегрировались с кассой, лучше закупать их у одной компании-производителя. Правда это далеко не всегда выгодно с точки зрения цены. И если вы технически компетентны или имеете таких сотрудников, можно уложиться в меньшую сумму, комбинируя поставщиков.
Сканер штрихкодов – это небольшое ручное приспособление для мгновенного (в теории) переноса данных, зашифрованных в штрихкоде товара, в память кассового аппарата при помощи оптического сканирования. Если такого сканера нет или он не сработал, кассир будет вводить артикул с клавиатуры, и это отнимает много времени. Дешевые сканеры довольно капризны и работают только в идеальных условиях. Возможно, вы и сами в роли покупателя сталкивались с ситуацией, когда сканер не может считать данные с половины товаров вашей корзины, особенно если те защищены отсвечивающей пленкой. Сканеры делятся на 1D (для обычных «полосатых" штрихкодов) и 2D (для двумерных штрих-кодов). Последние абсолютно необходимы для продаж алкогольных напитков.
Терминал эквайринга – это устройство для приема безналичной оплаты с банковских карт и смартфонов. Для работы с таким терминалом нужно заключить договор эквайринга с банком. Терминал эквайринга работает только в составе контрольно-кассовой системы и не может заменить ее. В крупных и даже небольших городах покупатели все реже расплачиваются наличными, поэтому терминал эквайринга — практически обязательное периферийное устройство, если только он уже не встроен в корпус онлайн-кассы.
Важно! У многих клиентов, особенно пенсионного возраста, до сих пор нет карт с бесконтактным считыванием. Самые современные портативные кассы могут не иметь щели для работы с картами старого типа, а вот терминалы эквайринга пока работают с картами всех типов. Это еще один аргумент в пользу приобретения такого устройства.
Принтер этикеток – печатающее устройство для самостоятельного создания штрих-кодов на товар. Он печатает их на бумаге-самоклейке. Чтобы сэкономить, можно пользоваться обычным компьютером с принтером, установив нужную программу. С другой стороны, многие лазерные принтеры «не переваривают» самоклеющуюся бумагу.
Денежный ящик – потомок старых аналоговых касс, дань интенсивному обороту наличных денег. Имеет замок с автоблокировкой и простую защиту от взлома. Полностью автоматические денежные ящики отзываются на программное управление из кассы, открываясь тогда, когда это необходимо в момент совершения сделки, ручные требуют ключа, который часто «кочует» от одного кассира к другому, создавая некоторые неудобства.
Еще к кассе можно подключить выносную мини-клавиатуру для ввода пин-кодов, весы, отдельный экран для кассира. Банковский терминал можно установить на штатив с вращением — это удобно для покупателей и продляет срок службы терминала, в том числе потому что у него меньше расшатываются гнезда для кабелей.
Периферийные устройства подключают к кассе уже после того, как вы убедились, что касса успешно включается и переходит в режим ожидания.
Регистрация онлайн-кассы: начальный этап
Регистрация контрольно-кассового устройства с выходом в интернет может показаться запутанной и сложной бюрократической процедурой, от которой у многих опускаются руки. На самом деле все не так уж страшно. Но если вы не готовы сами четко следовать описанной ниже последовательности действий, переложите ее на специалиста: услуга по регистрации кассы часто входит в пакет технического обслуживания или предоставляется продавцом/арендодателем кассы.
Прежде всего до начала реальной работы с онлайн-кассой вам нужно заключить несколько договоров:
1. Договор с оператором фискальных данных
Оператор фискальных данных (ОФД) – это посредник между вами и налоговыми органами. Данные из чека сперва в электронной форме через фискальный накопитель передаются в ОФД. Если договора с оператором нет, налоговая просто не станет регистрировать кассу — за исключением труднодоступных территорий.
Для заключения договора подходит любой оператор из официального реестра ФНС. Услуги ОФД стоят примерно одинаково у разных операторов и обходятся менее чем в 5 000 рублей в год. А иногда они бесплатны — по акциям от поставщиков касс.
2. Договор эквайринга
Эквайринг нужен для приема безналичных средств клиентов с их банковских карт и смартфонов. Заключается в офисе банка. Услуга эквайринга предоставляется банками как с отркрытием расчетного счета, так и без него. Тарифы у разных банков разные и зависят от их политики, поэтому ознакомьтесь со всеми доступными предложениями.
3. Электронная цифровая подпись (ЭЦП)
Приобретается, только если у вас ее еще нет. Без нее регистрация онлайн-кассы через интернет невозможна. Единственный способ регистрации кассы в ФНС без электронной подписи — физический визит в ФНС, желательно вместе с кассовым устройством. Во второй раз явиться в ФНС предется за распечаткой отчета.
Регистрация онлайн-кассы: заполнение заявления
Подать заявление на регистрацию онлайн-кассы удобнее всего в личном кабинете юридического лица или ИП на официальном сайте ФНС, в разделе «учет ККТ».
1. Адреса. Их два. Один – для точного места установки ККТ с выходом в интернет, другой – адрес торговой точки, или местонахождение продавца. Они не обязательно должны совпадать: если вы пользуетесь виртуальной (облачной) кассой, адрес места установки тот же, что и у центра обработки данных, с которым вы заключили договор.
Что касается точного адреса установки онлайн-кассы, то его следует выбирать при помощи справочника Федеральной информационной адресной системы (ФИАС). В случае отсутствия там подходящего адреса, придется везти договор аренды или владения вашей торговой точки и заполнять уже другое заявление – на добавление торгового помещения в этот справочник.
2. Название модели ККТ и серийные номера. Их тоже два. Один – для сердца онлайн-кассы – фискального накопителя. Он обязательно должен быть в реестре ФНС. Сервис заполнения заявления сразу проверяет это после внесения номера. Второй – для самой кассы, он указан в ее паспорте или на задней стенке устройства. Проверка также происходит автоматически.
Модель кассы нужно будет выбрать из выпадающего списка. Если такой модели нет, все плохо: налоговыые органы просто не будет работать с этой кассой, так как перечень поддерживаемых касс устанавливается ФНС самостоятельно, и никакое заявление вам здесь уже не поможет.
3. Дополнительные сведения об особенностях использования конкретного контрольно-кассового терминала. Варианты таких сведений указаны в самой форме заявления, вам только нужно будет отметить их. Это можно сделать только один раз в процессе регистрации.
4. Оператор фискальных данных. Его необходимо выбрать из предложенного списка. Будьте внимательны! Это должен быть именно тот ОФД, с которым у вас заключен договор.
Еще раз проверьте все и нажмите «Отправить». Какое-то время займет проверка ваших данных, после чего, наконец, вы увидите регистрационный номер вашей кассы.
Регистрация онлайн-кассы: завершение процесса регистрации
После получения регистрационного номера нужно будет совершить еще несколько очень важных действий.
- Ввести в кассу полученный регистрационный номер и ИНН в течение суток. После ввода правильных данных онлайн-касса распечатает тестовый чек. Важно! Не ошибитесь при вводе номера, иначе фискальный накопитель кассы превратится в бесполезный кусок пластика и металла.
- Оформить отчет о регистрации. Для этого снова зайдите в личный кабинет на сайте ФНС на вкладку «Учет ККТ». Найдите там форму отчета, проставьте в ней дату и время, указанные в тестовом чеке, а также его порядковый номер и 10 цифр, отмеченных как ФП или ФПД. После того как вы нажмете кнопку «Отправить», начнется автоматическая проверка формы, по ее результатам на сайте появится сообщение об успешной регистрации.
- Получить карточку регистрации онлайн-кассы. Она несет на себе цифровую подпись ФНС и выдается после завершенное регистраций.
- Зайти с данными из карточки регистрации еще и на сайт ОФД. Там вы сможете добавить свою кассу и указать параметры ее настройки.
После этого о вашей кассе знают все участники фискального процесса и вы, наконец, можете переходить к продажам.
Чтобы упростить учет, подключайте веб-сервис Контур.Бухгалтерия: в системе простой учет, расчет налогов и зарплаты, отчетность через интернет, автозагрузка данных из банка и из касс Контура. Все новички могут тестировать Бухгалтерию бесплатно 14 дней.