Как установить онлайн-кассу


Нельзя просто так купить онлайн-кассу и начать работать с ней, ее нужно правильно подключить и зарегистрировать. В этом обзоре мы расскажем, как избежать ошибок во время сложных, но неизбежных манипуляций после покупки кассы. Некоторые из них могут стать критическими.

Мы уже рассказывали, как выбрать кассу и обслуживать ее: читайте статьи «Как выбрать кассу в 2021 году» и «Обслуживание онлайн-кассы».

Как установить онлайн-кассу

Как подготовиться к установке кассы

Прежде всего, обеспечьте кассе электропитание и доступ в интернет. Стационарная касса может подключаться только к стационарному же источнику электричества, и даже при его эпизодическом отсутствии работа кассового зала нарушается, часто на продолжительное время. 

Портативные кассы питаются от компактных источников батарейного или аккумуляторного типа. И хотя такие устройства неприхотливы, потребление энергии у них весьма значительное из-за механического устройства – микропринтера кассовой ленты. Поэтому снабдите курьера или киоск запасными батарейками или аккумуляторами.

Для подключения к сети интернет современные онлайн-кассы используют все доступные способы: разъем для кабеля, wi-fi и мобильный интернет. Кабельный интернет необходим, если торговая точка находится в месте, изолированном от передатчика сигнала, например, в подвальном помещении. При этом даже там можно подключить к кабелю роутер, чтобы не соединять кассу с самим кабелем — это позволит сохранить мобильность и избавиться от лишних проводов.

Многие портативные кассы какое-то время могут работать и без доступа в интернет, производя печать чеков. Но затем им все равно понадобится выход в сеть для передачи данных в ОФД.

Какие периферийные устройства могут понадобиться

К периферийным кассовым устройствам относятся дополнительные экран и клавиатура, подключаемые терминалы для работы с клиентом и товаром: сканер штрих-кодов, терминал-эквайринга, принтер этикеток и денежный ящик. В крупных стационарных кассовых системах обычно уже есть все или некоторые периферийные устройства, но иногда их приходится докупать и тестировать самостоятельно.

Чтобы устройства легко интегрировались с кассой, лучше закупать их у одной компании-производителя. Правда это далеко не всегда выгодно с точки зрения цены. И если вы технически компетентны или имеете таких сотрудников, можно уложиться в меньшую сумму, комбинируя поставщиков.

Сканер штрихкодов – это небольшое ручное приспособление для мгновенного (в теории) переноса данных, зашифрованных в штрихкоде товара, в память кассового аппарата при помощи оптического сканирования. Если такого сканера нет или он не сработал, кассир будет вводить артикул с клавиатуры, и это отнимает много времени. Дешевые сканеры довольно капризны и работают только в идеальных условиях. Возможно, вы и сами в роли покупателя сталкивались с ситуацией, когда сканер не может считать данные с половины товаров вашей корзины, особенно если те защищены отсвечивающей пленкой. Сканеры делятся на 1D (для обычных «полосатых" штрихкодов) и 2D (для двумерных штрих-кодов). Последние абсолютно необходимы для продаж алкогольных напитков.

Терминал эквайринга – это устройство для приема безналичной оплаты с банковских карт и смартфонов. Для работы с таким терминалом нужно заключить договор эквайринга с банком. Терминал эквайринга работает только в составе контрольно-кассовой системы и не может заменить ее. В крупных и даже небольших городах покупатели все реже расплачиваются наличными, поэтому терминал эквайринга — практически обязательное периферийное устройство, если только он уже не встроен в корпус онлайн-кассы. 

Важно! У многих клиентов, особенно пенсионного возраста, до сих пор нет карт с бесконтактным считыванием. Самые современные портативные кассы могут не иметь щели для работы с картами старого типа, а вот терминалы эквайринга пока работают с картами всех типов. Это еще один аргумент в пользу приобретения такого устройства.

Принтер этикеток – печатающее устройство для самостоятельного создания штрих-кодов на товар. Он печатает их на бумаге-самоклейке. Чтобы сэкономить, можно пользоваться обычным компьютером с принтером, установив нужную программу. С другой стороны, многие лазерные принтеры «не переваривают» самоклеющуюся бумагу.

Денежный ящик – потомок старых аналоговых касс, дань интенсивному обороту наличных денег. Имеет замок с автоблокировкой и простую защиту от взлома. Полностью автоматические денежные ящики отзываются на программное управление из кассы, открываясь тогда, когда это необходимо в момент совершения сделки, ручные требуют ключа, который часто «кочует» от одного кассира к другому, создавая некоторые неудобства.

Еще к кассе можно подключить выносную мини-клавиатуру для ввода пин-кодов, весы, отдельный экран для кассира. Банковский терминал можно установить на штатив с вращением — это удобно для покупателей и продляет срок службы терминала, в том числе потому что у него меньше расшатываются гнезда для кабелей.

Периферийные устройства подключают к кассе уже после того, как вы убедились, что касса успешно включается и переходит в режим ожидания.

Регистрация онлайн-кассы: начальный этап

Регистрация контрольно-кассового устройства с выходом в интернет может показаться запутанной и сложной бюрократической процедурой, от которой у многих опускаются руки. На самом деле все не так уж страшно. Но если вы не готовы сами четко следовать описанной ниже последовательности действий, переложите ее на специалиста: услуга по регистрации кассы часто входит в пакет технического обслуживания или предоставляется продавцом/арендодателем кассы.

Прежде всего до начала реальной работы с онлайн-кассой вам нужно заключить несколько договоров:

1. Договор с оператором фискальных данных

Оператор фискальных данных (ОФД) – это посредник между вами и налоговыми органами. Данные из чека сперва в электронной форме через фискальный накопитель передаются в ОФД. Если договора с оператором нет, налоговая просто не станет регистрировать кассу — за исключением труднодоступных территорий.

Для заключения договора подходит любой оператор из официального реестра ФНС. Услуги ОФД стоят примерно одинаково у разных операторов и обходятся менее чем в 5 000 рублей в год. А иногда они бесплатны — по акциям от поставщиков касс.

2. Договор эквайринга

Эквайринг нужен для приема безналичных средств клиентов с их банковских карт и смартфонов. Заключается в офисе банка. Услуга эквайринга предоставляется банками как с отркрытием расчетного счета, так и без него. Тарифы у разных банков разные и зависят от их политики, поэтому ознакомьтесь со всеми доступными предложениями.

3. Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Приобретается, только если у вас ее еще нет. Без нее регистрация онлайн-кассы через интернет невозможна. Единственный способ регистрации кассы в ФНС без электронной подписи — физический визит в ФНС, желательно вместе с кассовым устройством. Во второй раз явиться в ФНС предется за распечаткой отчета.

Регистрация онлайн-кассы: заполнение заявления

Подать заявление на регистрацию онлайн-кассы удобнее всего в личном кабинете юридического лица или ИП на официальном сайте ФНС, в разделе «учет ККТ». 

1. Адреса. Их два. Один – для точного места установки ККТ с выходом в интернет, другой – адрес торговой точки, или местонахождение продавца. Они не обязательно должны совпадать: если вы пользуетесь виртуальной (облачной) кассой, адрес места установки тот же, что и у центра обработки данных, с которым вы заключили договор.
Что касается точного адреса установки онлайн-кассы, то его следует выбирать при помощи справочника Федеральной информационной адресной системы (ФИАС). В случае отсутствия там подходящего адреса, придется везти договор аренды или владения вашей торговой точки и заполнять уже другое заявление – на добавление торгового помещения в этот справочник.

2. Название модели ККТ и серийные номера. Их тоже два. Один – для сердца онлайн-кассы – фискального накопителя. Он обязательно должен быть в реестре ФНС. Сервис заполнения заявления сразу проверяет это после внесения номера. Второй – для самой кассы, он указан в ее паспорте или на задней стенке устройства. Проверка также происходит автоматически.

Модель кассы нужно будет выбрать из выпадающего списка. Если такой модели нет, все плохо: налоговыые органы просто не будет работать с этой кассой, так как перечень поддерживаемых касс устанавливается ФНС самостоятельно, и никакое заявление вам здесь уже не поможет.

3. Дополнительные сведения об особенностях использования конкретного контрольно-кассового терминала. Варианты таких сведений указаны в самой форме заявления, вам только нужно будет отметить их. Это можно сделать только один раз в процессе регистрации.

4. Оператор фискальных данных. Его необходимо выбрать из предложенного списка. Будьте внимательны! Это должен быть именно тот ОФД, с которым у вас заключен договор.

Еще раз проверьте все и нажмите «Отправить». Какое-то время займет проверка ваших данных, после чего, наконец, вы увидите регистрационный номер вашей кассы.

Регистрация онлайн-кассы: завершение процесса регистрации

После получения регистрационного номера нужно будет совершить еще несколько очень важных действий.

  1. Ввести в кассу полученный регистрационный номер и ИНН в течение суток. После ввода правильных данных онлайн-касса распечатает тестовый чек. Важно! Не ошибитесь при вводе номера, иначе фискальный накопитель кассы превратится в бесполезный кусок пластика и металла.
  2. Оформить отчет о регистрации. Для этого снова зайдите в личный кабинет на сайте ФНС на вкладку «Учет ККТ». Найдите там форму отчета, проставьте в ней дату и время, указанные в тестовом чеке, а также его порядковый номер и 10 цифр, отмеченных как ФП или ФПД. После того как вы нажмете кнопку «Отправить», начнется автоматическая проверка формы, по ее результатам на сайте появится сообщение об успешной регистрации.
  3. Получить карточку регистрации онлайн-кассы. Она несет на себе цифровую подпись ФНС и выдается после завершенное регистраций.
  4. Зайти с данными из карточки регистрации еще и на сайт ОФД. Там вы сможете добавить свою кассу и указать параметры ее настройки. 

После этого о вашей кассе знают все участники фискального процесса и вы, наконец, можете переходить к продажам.

Чтобы упростить учет, подключайте веб-сервис Контур.Бухгалтерия: в системе простой учет, расчет налогов и зарплаты, отчетность через интернет, автозагрузка данных из банка и из касс Контура. Все новички могут тестировать Бухгалтерию бесплатно 14 дней.

Контур.Бухгалтерия
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть всё для удобной работы
  • Легко ведите учёт и заводите первичку
  • Отправляйте отчётность через интернет
  • Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
  • Начисляйте зарплату, больничные, отпускные
Попробовать бесплатно
Вам будут интересны статьи по теме «Онлайн-кассы»
Как сделать возврат по онлайн-кассе

Покупатели нередко возвращают вещи, и кассиру важно знать правильный порядок действий для этого случая. Расскажем, что нужно сделать при возврате товара и какой чек пробивают в разных ситуациях: при полном и частичном возврате, замене, оплате сертификатом и др.

, Елена Космакова
Онлайн-касса для торговли

Товары продаются в самых разных условиях: в бутике или супермаркете, с доставкой на дом, на рынке или в интернет-магазине. Для каждого случая подойдет своя касса. Расскажем, как выбрать устройство, на которое можно положиться.

, Елена Космакова
Онлайн-касса для магазина одежды, продуктов, детских товаров

У современных розничных магазинов много особенностей, которые влияют на выбор кассового оборудования. Не так важно, что вы продаете: одежду, продукты или игрушки для детей, — нужно подобрать кассу, которая сможет работать с широким ассортиментом товаров и, возможно, маркировкой, подстрахует кассира от ошибок и будет легко обрабатывать покупки в период распродаж. Расскажем в статье, как выбрать кассу.

, Елена Космакова