С 2017 года идет поэтапное внедрение онлайн-касс во все сферы бизнеса. С 1 июля 2021 года онлайн-кассы стали обязательны практически для всех компаний и предпринимателей, которые работают с физическими лицами. Расскажем, в каких ситуациях ООО может работать без кассы, а когда она нужна и как ее подключить.
Что такое онлайн-касса?
Работу с онлайн-кассами регулирует федеральный закон № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники”. Хотя закон принят был 18 лет назад, с тех пор он неоднократно менялся и дополнялся, и в 2016 году там появилось требование о передаче фискальных данных в ФНС в момент совершения покупки.
Для реализации этого требования появились кассы нового поколения — с фискальным накопителем (ФН), в котором шифруются данные с чеков и затем передаются в налоговую. Старые кассы (с ЭКЛЗ) теперь использовать нельзя, хотя на некоторые модели таких касс можно подключить ФН и продолжать работать.
Для каких видов бизнеса нужны онлайн-кассы
Компания может работать без кассового аппарата, если все расчеты ведутся безналичным путем по реквизитам расчетного счета, а также если вы занимаетесь одним из видов деятельности, где кассовые чеки можно не предоставлять.
От необходимости оформлять онлайн-кассы освобождаются киоски или небольшие торговые точки островного типа, которые продают газеты и журналы (не менее 50% от всего товарооборота), мороженое, безалкогольные напитки, медицинские бахилы торгуют с автоцистерн квасом, молоком, живой рыбой.
Предприятие общественного питания, работающее в школах, тоже освобождается от оформления онлайн-кассы, если не ведет другую деятельность. В этот же список попадают: сезонная торговля овощами, ярмарочная торговля продуктами, не требующими маркировки и особых условий хранения.
В сфере услуг без онлайн-кассы можно ремонтировать обувь, кожгалантерею, изготавливать ключи, предоставлять в аренду парковочные места, которые уже находятся в собственности ООО, оказывать услуги по присмотру за детьми и уходу за больными, образовательные услуги, сельскохозяйственные услуги, услуги в сфере ЖКХ.
Еще одно условие, которое позволяет не регистрировать онлайн-кассу, касается места нахождения организации. Если ООО ведет деятельность в отдаленных и труднодоступных районах, где живет не более 10 000 человек и где технически невозможно передавать фискальные данные из-за отсутствия коммуникаций, то кассовый аппарат нужен, но его не требуется подключать к интернету и передавать данные в режиме онлайн. Список таких местностей ищите на официальном сайте региональной или муниципальной администрации — или уточняйте в своей налоговой.
В остальных ситуациях онлайн-касса нужна.
Онлайн-кассы и виды налогообложения
Вид налогообложения не дает дополнительных преференций по использованию онлайн-касс. Независимо от того, работает общество на ОСНО или УСН, кассы будут нужны для приема наличных, расчетов по картам, через электронные кошельки, через интернет-банк физического лица, через кассу банка.
Виды онлайн-касс
В зависимости от типа бизнеса и предполагаемого объема операций можно выбрать удобную модель онлайн кассы.
Автономные кассы — подойдут для микро- и малого бизнеса. Они простые в обслуживании, с ними разберётся даже самый неопытный продавец. Такой терминал можно купить как запасной, если выйдет из строя основная касса. Внешне это привычный терминал с кнопками и индикаторами — достаточно надежное устройство, которое не имеет особых ограничений по использованию, но чаще им пользуются курьеры, специалисты по надомным услугам, компании в сфере услуг и небольшие магазины.
Smart-терминал выглядит как планшет или большой смартфон с дополнительным блоком. Такие кассы обладают большими возможностями, их можно подключить к учетной системе. Удобно использовать в тех же сферах, что и автономные кассы: их удобно использовать курьерам, официантам в ресторанах, продавцам в небольших торговых точках. Их стоимость уже выше, чем у кнопочных автономных касс.
Smart-терминалы и автономные кассы могут быть оснащены дополнительным модулем для чтения банковских карт, в этом случае печатают сразу два чека - собственной кассовый чек и квитанцию о проведении безналичной операции. Аппараты этих двух типов обычно покупают, чтобы выполнить требования ФЗ-54, так как они довольно дешевы и могут долго работать. Некоторые компании покупают терминал для организации дополнительного рабочего места в сезон и в качестве запасного.
Стационарные кассы устанавливают в торговой точке, к ним можно подключить денежный ящик для приема наличных, сканер штрих-кодов, весы. Их отличие — высокая скорость печати чеков, поэтому их устанавливают в магазинах с высокой проходимостью, чтобы не создавать очереди и не терять клиентов. Программное обеспечение таких касс тоже имеет больше полезных возможностей: у них более удобный интерфейс, есть аналитика по продажам, возможность выгружать данные в бухгалтерскую или товароучетную программу.
Фискальные регистраторы — еще одна категория касс. По сути это фискальный накопитель с принтером чеков. Сами по себе эти устройства работать не могут, их нужно подключить к ПК или планшету. Удобны тем, что могут быть сразу интегрированы с системой автоматизации и учета. Разные модели регистраторов подойдут для разных типов бизнеса. Есть стационарные и мобильные варианты для курьеров. Для работы на выезде устройство синхронизируется по беспроводному подключению со смартфоном. Есть модели встроенный регистраторов для вендинговых аппаратов.
Облачные (виртуальные) кассы — еще один вид ККТ, они применяются в основном для интернет-магазинов. По сути это программа, работающая в связке с фискальным накопителем, который физически находится в офисе оператора виртуальной кассы. Во время совершения оплаты данные из интернет-магазина с помощью программы поступают в фискальный накопитель, а покупатель сразу получает по электронной почте чек.
Что такое фискальный накопитель
Ключевой блок в любой кассе - это фискальный накопитель (ФН). Внешне это небольшое устройство, фиксирующее данные о каждой операции и одновременно отправляющее их в ОФД (оператору фискальных данных), который уже передает сведения в налоговую. Фискальный накопитель регистрируется в налоговой, в зависимости от типа бизнеса он рассчитан на 13, 15 и 36 месяцев работы.
Накопитель, действующих 13 (15) месяцев могут использовать те предприниматели, у которых сезонный бизнес, продажа подакцизных товаров, работа на отдаленных и труднодоступных территориях, где есть проблемы со связью, деятельность ведется по субагентским и агентским договорам. Предприятия на упрощенной системе налогообложения, на патентной системе или плательщики единого сельхозналога должны использовать ФН на 36 месяцев.
Если в организации ежедневно принимают много оплат, то фискальный накопитель, даже рассчитанный на 3 года, придется менять раньше, когда будет заполнена вся память. После замены заполненный ФН надо хранить в организации не менее 5 лет.
Что нужно для подключения онлайн-кассы
Необходимо выбрать модель кассового аппарата и ФН под свой тип бизнеса. Продавцы контрольно-кассовой техники предложат вам помощь в установке и подключении кассы. Но это можно сделать и самостоятельно.
Перед тем, как регистрировать кассу в налоговой, нужно заключить договор с оператором фискальных данных. А еще для установки кассы онлайн понадобится электронная подпись.
Регистрировать кассу лучше там, где есть стабильный интернет. На сайте nalog.ru в личном кабинете нужно найти раздел «Регистрация ККМ», следуя подсказкам, внести все данные о кассе и заполнить заявление. После того как налоговая пришлет номер кассы, ее нужно будет фискализировать, то есть прописать все параметры и сформировать отчет.
После завершения регистрации в налоговой кассу нужно зарегистрировать в ОФД. Теперь можно приступать к работе.
Ответственность ООО за отсутствие онлайн-кассы
Невыдача чеков, отсутствие кассы или неверная работа с устройством считаются административными правонарушениями, за которые полагается штраф.
Если налоговая инспекция обнаружит, что организация ведет деятельность без онлайн-кассы, руководитель может быть оштрафован на сумму от 10 000 рублей и более. Размер штрафа зависит от объема неучтенных операций и обычно составляет от 25% до 50% от сумм непробитых чеков.
Само ООО оштрафуют на сумму от 30 000 рублей. Штраф назначается в размере от 75% до 100% от суммы неучтенных операций. После этого кассу все-таки нужно будет приобрести или отказаться от операций, где она нужна, в противном случае при повторном выявлении таких же нарушений налоговая вправе дисквалифицировать руководителя и даже приостановить работу предприятия.
Если в организации есть ККТ, но она не соответствует стандартам или подключена неправильно, руководитель ООО может получить штраф на сумму от 1 500 до 3 000 рублей, а само ООО - на сумму от 5 000 до 10 000 рублей.
За небольшое нарушение можно отделаться предупреждением, и лучше сразу же исправить все ошибки, чтобы при повторной проверке снова не получить штраф.
Данные с касс нужно ежедневно передавать бухгалтеру для ведения учета. Интегрируйте кассовые программы с товароучетной и бухгалтерской системой. Это можно сделать в продуктах Контура. Тогда данные с касс будут автоматически попадать в Контур.Бухгалтерию. В системе простой учет, налоги, зарплата, отчетность через интернет и другие полезные инструменты для бухгалтера и директора. Первые 14 дней работы сервис можно тестировать бесплатно.
