Ручной ввод накладных в учетную систему — одна из главных проблем бухгалтера. В статье напомним, какие правила важно соблюдать при обработке накладных, а еще — как ускорить их ввод в несколько раз.
Что важно при вводе накладных
Сроки. Обычная проблема бухгалтера — вовремя собрать накладные, счета-фактуры и УПД у контрагентов, менеджеров и директора. Часто коллеги и поставщики тянут с передачей документов до конца отчетного периода. Зато в конце квартала, наконец, передают первичку, и на столе у бухгалтера появляются стопки документов, которые нужно срочно ввести в учетную систему. В это время компании могут нанимать приходящих помощников по первичке или усаживают за эту работу менеджеров, а сам бухгалтер задерживается на работе до позднего вечера.
Реквизиты, номенклатура, цифры. При переносе данных в учет важно без ошибок перенести реквизиты и другие данные. Чаще всего проблемы возникают с номенклатурными названиями без особого смысла, которые состоят из ряда букв и цифр: чтобы ввести такую последовательность знаков, бухгалтер должен быть очень внимательным. При переносе сумм тоже важно не допустить ошибок, иначе в отчетах возникнут неточности, а у контролирующих органов появятся вопросы. Но будем реалистами: бухгалтер в самом деле устает вводить в систему документы, и ошибки в этом деле почти неизбежны.
Номенклатурные карточки. При вводе накладной важно выбрать нужные номенклатурные карточки товаров в учетной системе. Не всегда это просто: один и тот же товар в базе и в накладной может иметь отличия в названии. Часто бухгалтеры, чтобы не тратить время на поиск нужной карточки в каталоге, просто создают новые. Но и это не выход — ведь в такой ситуации каталог «разбухает», и с ним еще сложнее работать.
Как упростить ввод накладных с помощью программ
Странно, что в 21 веке высококвалифицированный сотрудник часами вручную переписывает буквы и цифры с бумаги в компьютерную систему. Кажется, для такой рутинной задачи должно быть технологическое решение — и оно есть.
Около 15 лет назад появились программы, которые не просто умеют распознавать текст, но могут внести его в бухгалтерский документ в учетной системе. Технологии совершенствовались, и сегодня мы можем распознавать накладные и другие документы с помощью сканера и специальной программы за несколько минут. На выходе мы получим черновик документа в учетной системе, его останется проверить и провести.
Вот алгоритм по вводу первичных документов с помощью программы:
- Бухгалтер сканирует документ и загружает скан в программу распознавания. Качество важно: чем лучше изображение документа, тем больше полей распознает система. Поэтому нужно именно сканировать, а не фотографировать накладные.
- Программа «читает» текст документа, переносит в учетный софт реквизиты, названия товаров, проверяет математические действия. Выделяет цветом поля, если сомневается в точности переноса данных. Такие подсвеченные поля бухгалтеру нужно проверить внимательнее.
- Бухгалтер сверяет бумажный документ и данные в системе после распознавания. Если требуется — вносит исправления. После этого проводит документ в учетной системе.
Точность распознавания с помощью такой системы — 60-90%, многое зависит от качества исходного документа и точности скана. Бухгалтер тратит в 2-5 раз меньше времени на ввод документа и экономит до нескольких часов в день.
Какие программы помогают автоматически вводить первичку
На российском рынке есть отдельные системы распознавания, которые можно интегрировать со своей учетной системой. Они бывают облачными и «коробочными», чаще всего работают с 1С. Это Gendalf, Efsol, Entera, Fillin.
В некоторых учетных сервисах такие программы для распознавания сканов встроены как часть системы. Они помогают пользователю быстро вводить первичку, их не нужно дополнительно покупать, устанавливать и разбираться в их работе.
Как работает распознавание первички в Контур.Бухгалтерии
Веб-сервис для малого и среднего бизнеса Контур.Бухгалтерия умеет распознавать самые востребованные первичные документы:
- акты и накладные;
- УПД;
- счета-фактуры — из них система создаст акт или накладную с прикрепленной фактурной частью;
- счета на оплату.
Сервис работает со сканами в формате PDF, PNG, JPG, GIFF. Качество скана влияет на число полей, которые прочитает система.
Для распознавания нужно отсканировать документ, а затем в мастере заведения документа выбрать нужный файл на компьютере и отправить его на распознавание.
После завершения распознавания система выведет на экран черновик документа и подсветит желтым поля, которые бухгалтеру нужно внимательно проверить.
После проверки документа и исправления ошибок бухгалтер проводит документ, и он появляется в общем списке.
А еще в Контур.Бухгалтерии легко вести учет, платить зарплату и налоги, отчитываться через интернет, контролировать финансы. Все новички могут бесплатно тестировать сервис 14 дней.