Как упростить ввод накладных


Что важно при вводе накладных

Как упростить ввод накладных

Сроки. Обычная проблема бухгалтера — вовремя собрать накладные, счета-фактуры и УПД у контрагентов, менеджеров и директора. Часто коллеги и поставщики тянут с передачей документов до конца отчетного периода. Зато в конце квартала, наконец, передают первичку, и на столе у бухгалтера появляются стопки документов, которые нужно срочно ввести в учетную систему. В это время компании могут нанимать приходящих помощников по первичке или усаживают за эту работу менеджеров, а сам бухгалтер задерживается на работе до позднего вечера.

Реквизиты, номенклатура, цифры. При переносе данных в учет важно без ошибок перенести реквизиты и другие данные. Чаще всего проблемы возникают с номенклатурными названиями без особого смысла, которые состоят из ряда букв и цифр: чтобы ввести такую последовательность знаков, бухгалтер должен быть очень внимательным. При переносе сумм тоже важно не допустить ошибок, иначе в отчетах возникнут неточности, а у контролирующих органов появятся вопросы. Но будем реалистами: бухгалтер в самом деле устает вводить в систему документы, и ошибки в этом деле почти неизбежны.

Номенклатурные карточки. При вводе накладной важно выбрать нужные номенклатурные карточки товаров в учетной системе. Не всегда это просто: один и тот же товар в базе и в накладной может иметь отличия в названии. Часто бухгалтеры, чтобы не тратить время на поиск нужной карточки в каталоге, просто создают новые. Но и это не выход - ведь в такой ситуации каталог «разбухает», и с ним еще сложнее работать.

Как упростить ввод накладных с помощью программ

Странно, что в 21 веке высококвалифицированный сотрудник часами вручную переписывает буквы и цифры с бумаги в компьютерную систему. Кажется, для такой рутинной задачи должно быть технологическое решение — и оно есть.

Около 15 лет назад появились программы, которые не просто умеют распознавать текст, но могут внести его в бухгалтерский документ в учетной системе. Технологии совершенствовались, и сегодня мы можем распознавать накладные и другие документы с помощью сканера и специальной программы за несколько минут. На выходе мы получим черновик документа в учетной системе, его останется проверить и провести.

Вот алгоритм по вводу первичных документов с помощью программы:

  1. Бухгалтер сканирует документ и загружает скан в программу распознавания. Качество важно: чем лучше изображение документа, тем больше полей распознает система. Поэтому нужно именно сканировать, а не фотографировать накладные.
  2. Программа «читает» текст документа, переносит в учетный софт реквизиты, названия товаров, проверяет математические действия. Выделяет цветом поля, если сомневается в точности переноса данных. Такие подсвеченные поля бухгалтеру нужно проверить внимательнее.
  3. Бухгалтер сверяет бумажный документ и данные в системе после распознавания. Если требуется — вносит исправления. После этого проводит документ в учетной системе.

Точность распознавания с помощью такой системы — 60-90%, многое зависит от качества исходного документа и точности скана. Бухгалтер тратит в 2-5 раз меньше времени на ввод документа и экономит до нескольких часов в день.

Какие программы помогают автоматически вводить первичку

На российском рынке есть отдельные системы распознавания, которые можно интегрировать со своей учетной системой. Они бывают облачными и «коробочными», чаще всего работают с 1С. Это Gendalf, Efsol, Entera, Fillin.

В некоторых учетных сервисах такие программы для распознавания сканов встроены как часть системы. Они помогают пользователю быстро вводить первичку, их не нужно дополнительно покупать, устанавливать и разбираться в их работе.

Как работает распознавание первички в Контур.Бухгалтерии

Веб-сервис для малого и среднего бизнеса Контур.Бухгалтерия умеет распознавать самые востребованные первичные документы:

  • акты и накладные;
  • УПД;
  • счета-фактуры — из них система создаст акт или накладную с прикрепленной фактурной частью;
  • счета на оплату.

Сервис работает со сканами в формате PDF, PNG, JPG, GIFF. Качество скана влияет на число полей, которые прочитает система. 

Для распознавания нужно отсканировать документ, а затем в мастере заведения документа выбрать нужный файл на компьютере и отправить его на распознавание.

После завершения распознавания система выведет на экран черновик документа и подсветит желтым поля, которые бухгалтеру нужно внимательно проверить. 

После проверки документа и исправления ошибок бухгалтер проводит документ, и он появляется в общем списке.

А еще в Контур.Бухгалтерии легко вести учет, платить зарплату и налоги, отчитываться через интернет, контролировать финансы. Все новички могут бесплатно тестировать сервис 14 дней.

Контур.Бухгалтерия
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть всё для удобной работы
  • Легко ведите учёт и заводите первичку
  • Отправляйте отчётность через интернет
  • Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
  • Начисляйте зарплату, больничные, отпускные
Попробовать бесплатно
Вам будут интересны статьи по теме «Распознавание документов»
Обработка отсканированных документов

Несмотря на то, что многие переходят на электронный документооборот, работа с бумажной первичкой все еще отнимает у бухгалтера много времени. Даже если сама организация шлет все документы через ЭДО, ее контрагенты могут по-старинке отправлять бумаги почтой.

, Елена Космакова
Сопроводительная накладная

Сопроводительная документация в России фиксирует любое перемещение материалов, товаров и другой продукции. Есть три типа сопроводительных накладных: товарная накладная ТОРГ-12, ставшая необязательной для большинства сделок товарно-транспортная накладная Т-1 и обязательная с 2021 года транспортная накладная. В статье расскажем, в каких случаях их заполнять и как упростить обработку этих документов.

, Елена Космакова
Автоматическая обработка документов

Каждый бухгалтер знаком с обработкой первички. Эта рутинная механическая задача отнимает много времени. Сотруднику нужно проверить правильность оформления первички, а затем перенести данные из нее в учетную программу. Если первички не много, это можно сделать быстро. Но с ростом числа документов увеличивается и количество времени, которое тратит бухгалтер.

, Елена Космакова