Со сканами документов удобно работать, и многие бухгалтеры это оценили. Расскажем, как хранить сканы в порядке и работать с ними, чтобы экономить время.
В чем удобство работы со сканами
Сканированный документ не имеет статуса оригинала. Он не заменяет бумажный документ: если поставщик отправляет в бухгалтерию скан, то бумажный исходник он все равно должен отправить почтой или с курьером. Точно так же скан не равен электронному документу: он не входит в систему электронного документооборота и не заверен ЭЦП. Получается, скан - это лишь копия документа, но эта копия решает сразу несколько проблем.
Быстрое получение. Иногда контрагент задерживает передачу накладных: например, машина встала на таможне или перевозчик груза заболел и не выходит на связь. А бухгалтерия должна к концу квартала ввести в учетную систему данные об операциях, и ей нужны данные первичных документов. В этом случае выгодно договориться с поставщиками о пересылке сканов накладных, счетов-фактур и договоров: вы оперативно получаете нужные данные для ввода в учет, а оригиналы приедут позже.
Простой поиск и хранение. Сканы несложно найти в почте, где они вложены в электронное письмо, по имени контрагента и дате. То же касается мессенджеров, когда вам прислали документы, например в Telegram или WhatsApp. Если же вы переносите скан в папку на компьютере или на Гугл-диске, то и здесь легко организовать систему хранения: достаточно назвать документ по наименованию поставщика и разместить его в папку, где соберутся документы за конкретный период.
Сканы можно хранить и в учетном сервисе или отдельном архиве. Компании, которые организуют электронные архивы документов, делают удобную навигацию: каждый скан получает несколько параметров или тегов, по которым его можно найти в системе.
Быстрый ввод в учет. Есть программы распознавания бухгалтерских документов, которые работают именно со сканами. Они читают скан, переносят из него реквизиты и позиции в черновик документа в учетном софте. Бухгалтеру остается только проверить правильность распознавания и провести документ. Это в несколько раз сокращает время на обработку первички и повышает точность переноса данных, ведь они проверены дважды - сначала программой, затем человеком.
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенные инструменты по распознаванию сканов документов: накладных, актов, счетов-фактур, УПД и счетов на оплату. Система распознает данные со скан-копии, выделит желтым цветом поля, которые надо внимательно проверить. Бухгалтеру останется откорректировать документ при необходимости и провести его.
Как хранить сканы
Когда у компании появляются сотни и тысячи сканов документов, приходится думать об их удобном хранении. И вопрос не в том, где взять флешку или жесткий диск для размещения изображений - в конце концов, они весят не так много. Важнее организовать электронный архив, в котором легко будет найти нужный скан.
Собственное хранилище. Если планируете накапливать сканы на собственном компьютере или в облачном хранилище (Яндекс.Диск, Гугл-диск), продумайте его структуру. Практика показывает, что удобно разбить папки по годам, внутри каждой «годовой» папки делать разбивку по месяцам. Если у вас большой объем сканов, то внутри каждого месяца создавайте отдельные папки по контрагентам. Некоторым компаниям удобнее сперва делить каталог сканов по контрагентам, а внутри каждой такой папки делать разбивку по годам и кварталам или месяцам.
Электронный архив как услуга. Есть компании, которые помогают не только хранить бумажные документы в установленном законом порядке, но и создают электронный архив. Для этого они отсканируют оригиналы первички или примут от вас сканы в электронном виде. Сканы загружают на защищенные сервера, к которым есть доступ у сотрудников компании. Для быстрого поиска информация каждый скан индексируется по нескольким параметрам: ФИО контрагента, название организации, номер договора, адрес офиса, дата подписания.
Доступ в такой архив возможен через интернет, сотрудники получают пароли и могут каждый со своим уровнем доступа искать документы, не отходя от рабочего места за минуту-другую.
Хранение сканов в учетной системе. Прикреплять скан-образы первичных документов в большинстве систем учета можно с помощью штатного механизма. Файлы прикрепляются к первичным документам или отправляются в хранилище файлов, где их легко найти. В Контур.Бухгалтерии скан можно прикрепить к документу для быстрого поиска.
Контур.Бухгалтерия — это веб-сервис со всеми инструментами, которые нужны бухгалтеру и директору небольшой компании: учет, налоги, зарплата, отчетность через интернет. Большинство рутинных операций в сервисе автоматизированы: распознавание сканов документов, автозагрузка банковской выписки, автопроводки, формирование отчетов по данным учета и т. д. Все новички могут бесплатно тестировать возможности сервиса 14 дней.