Оптимизация работы бухгалтерии

Многие процессы в компании можно усовершенствовать, чтобы повысить скорость и качество работы, а еще снизить затраты на нее. Расскажем в статье, как выделить бухгалтерский бизнес-процесс, описать его и найти способ оптимизации. 

Зачем нужна оптимизация бизнес-процессов в бухгалтерии

Оптимизация работы бухгалтерии

Все текущие дела в компании можно разделить на бизнес-процессы. Например, производство, закупка материалов, продажи, работа бухгалтерии. Внутри каждого крупного направления можно выделить свои более мелкие бизнес-процессы. Например, внутри бухгалтерии есть обработка первичных документов, ведение учета, работа с сотрудниками, подготовка отчетности.

Оптимизация бизнес-процессов — это действия, которые помогают улучшить работу: сделать ее быстрее, качественнее, дешевле. В конечном счете компания с помощью оптимизации повышает прибыль и упрочняет свое положение на рынке. Поэтому оптимизация не должна стоить больше, чем бизнес сэкономит или дополнительно заработает благодаря ей.

Как выделить бизнес-процессы для оптимизации

Чтобы оптимизировать процесс, нужно понять, что мы хотим улучшить: снизить расходы или риски, экономить время сотрудников, поднять продажи. От этого зависят дальнейшие действия.

Чтобы понять бизнес-процесс и увидеть, как его можно улучшить, — его надо описать. Это отдельная важная задача, и описать его нужно так, как он выполняется на самом деле, без натяжек и пропусков. Это поможет увидеть «тонкие места» и возможности для улучшения. Сначала мы выбираем бизнес-процесс, затем прописываем шаги или рисуем блок-схему.

Что важно при описании бизнес-процессов:

  • описывать только нормальный, обычный ход процесса;
  • не слишком углубляться в детали, но и не слишком обобщать, оптимальное деление — 5-12 шагов внутри процесса;
  • придерживаться одного уровня детализации на всем протяжении процесса.

Например, мы описываем процесс обработки первичных документов в бухгалтерии:

  • бухгалтер заполняет исходящие документы и передает руководителю и менеджерам;
  • получает входящие документы через менеджеров и руководителя, своевременно сообщает о недостающих документах;
  • проверяет входящие документы на правильность заполнения, при необходимости просит внести исправления;
  • вносит документы в систему учета;
  • оформляет на их основе корреспонденции по счетам бухучета;
  • следит за правильностью документооборота, формирует комплекты обработанных документов и передает их в архив.

Что можно оптимизировать после описания процесса

Оптимизация подразумевает, что нам что-то не нравится в процессе и мы можем это исправить. Это может касаться разных шагов и разных сторон процесса.

Скорость. Менеджер медленно обрабатывает заявку, долго ждем материалов для производства, у нас большая очередь клиентов, которые ждут заказов.

Стоимость. Большие затраты на оборудование, зарплату, материалы. Мало заказов, и оборудование простаивает.

Отсутствие контроля. Непонятно, как справляются специалисты, все ли происходит в срок, как идет процесс и кто следит за качеством.

При анализе шагов бизнес-процесса важно понять, что вы хотите улучшить, а главное — как это выразить в цифрах. Здесь будет очень полезен сбор информации о времени, которые сотрудники тратят на свои задачи, стоимости их труда, стоимости оборудования, материалов и всего, что включено в процесс.

Например, мы видим, что в бизнес-процессе по обработке входящих первичных документов самый «проседающий» шаг — это ввод документов в систему учета. Бухгалтер делает это вручную, к началу каждого месяца в бухгалтерии копится пачка накладных, бухгалтер сидит в офисе до позднего вечера, приходится нанимать дополнительно приходящего помощника, который тоже вводит документы.

Если оценить весь процесс ввода первички из расчета, что он занимает до 70% времени бухгалтера, плюс оплата труда помощника, мы получим около 30 000 рублей в месяц. Эта сумма кажется нам большой, и мы хотим ее уменьшить. А еще хотим повысить лояльность бухгалтера, которому не нравится задерживаться на работе.

Как внедрять оптимизацию с пользой

Перестройка процессов требует времени, денег и сил, у любой оптимизации есть плюсы и минусы. Для бизнеса важно, чтобы эффект от перестройки был положительным: плюсов должно быть больше — экономии, перспектив для роста, удовлетворенности сотрудников.

При этом не всегда удается связать все бизнес-процессы в единую сеть, изучить и найти идеальное решение аналитическим путем. В бизнесе слишком много связей, изменение одного процесса влияет на все другие дела, прогнозировать изменения сложно.

Есть прагматичный и вполне бережный путь — маленькие эксперименты по оптимизации на отдельных участках. Для этого мы ставим скромную цель оптимизации, обозначаем ее в цифрах, проводим эксперимент и смотрим на его эффект. А еще оцениваем, как это повлияло на соседние бизнес-процессы.

Например, при обработке первички мы хотим сократить расходы с 30 000 рублей в месяц до 20 000 рублей. Мы понимаем, что это можно сделать благодаря автоматизации ввода документов. Ищем подходящую программу, которая умеет распознавать первичку и принимать электронные документы, подключаем ее на 2-3 месяца и измеряем результат. Положительная сторона здесь — экономия времени бухгалтера, отказ от услуг приходящего помощника. Отрицательная сторона — затраты на программу, необходимость обучить бухгалтера.

Проводим эксперимент и видим: ввод накладных ускорился в несколько раз, от приходящего помощника мы отказались. Теперь бухгалтер тратит на ввод первички в систему не 70% своего времени, а около 30%, значит денежные затраты на этот процесс теперь составляют около 10 000 рублей в месяц на оплату труда бухгалтера, плюс 1 500 рублей на оплату программы. Мы добились экономии почти в три раза, бухгалтер доволен. Влияние на соседние бизнес-процессы тоже есть: теперь у бухгалтера больше времени на другие участки учета. Результат эксперимента положительный.

Подключайте веб-сервис Контур.Бухгалтерия для оптимизации работы бухгалтера. Система распознает первичку, в ней есть электронный документооборот, простой учет, автоматический расчет налогов и зарплаты, автоформирование отчетов на основе данных учета с отправкой через интернет. Все новички могут бесплатно тестировать сервис 14 дней.


Расшифровка выписки по расчетам с налоговой

При сверке с налоговой мало выполнить регламент, нужно еще расшифровать документы и заявить о своем несогласии, если некоторые ваши платежи потерялись. Расскажем, какие документы получают при сверке налогоплательщики, как их расшифровать и что после сверки можно сделать.

Доверенность в ИФНС: образцы и примеры

В 2022 году можно применять несколько видов доверенностей для сдачи отчетности в налоговую. До 2023 года действует переходный период по доверенностям, но после этого правила уточнятся. Расскажем, как оформить доверенность и какие формы лучше выбрать для разных случаев.

Как закрыть ИП с долгами

ИП может отказаться от своего статуса и закрыть бизнес в любой момент, долги по налогам и взносам — не препятствие. Проблемы могут возникнуть из-за других вещей. Расскажем об этом в статье.

Договор безвозмездного пользования

В бизнесе можно без оплаты получить для работы полезные вещи: автомобиль, помещение, оборудование. Это называется ссуда — бесплатная аренда. Расскажем, какие налоги придется платить, как подстраховаться от рисков, как оформить договор ссуды и отражать предмет в учете.

Что такое оферта

Оферта — удобная вещь для бизнеса. Она помогает продавать без бумажного договора, подходит для продавцов товаров и услуг, но не всегда. Расскажем о ее плюсах и нюансах, которые помогут избежать неприятностей.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты