Обработка первичных документов

Обязанность любой компании и предпринимателя — правильно обрабатывать первичные учетные документы. От этого зависит корректность бухгалтерского учета и порядок в документообороте. Расскажем об основных правилах обработки первички, главных сложностях и их решении.

Обработка первичных документов

Что такое первичный документ

Базовые положения об обработке первичных документов содержатся в ст. 9 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Закон обязывает подтверждать совершение любой хозоперации первичным учетным документом. Такой документ должен иметь юридическую силу и корректно оформляться ответственными лицами.

Есть путаница в определении перечня первичных документов. Во-первых, список возможной первички очень обширен: сюда входят различные акты, накладные, платежные документы. Кроме того первичные бухгалтерские документы принимаются для налогового учета, а некоторые документы, которые часто называют первичными, ими не являются — например, счет-фактура или договор. 

Компания может сама разрабатывать формы первички (данные Минфина РФ № ПЗ-10/2012), кроме документов по кассовым операциям — в их бланки нельзя вносить правки. Всю первичку, с которой работает компания или ИП, нужно утвердить в учетной политике, а если в ходе деятельности в работу берется дополнительная форма первичного документа, ее нужно добавить в УП.

Этапы обработки первичных учетных документов

Первичный документ формируют при совершении операции или сразу после этого события. Затем его направляют в бухгалтерию, и одна из задач бухгалтера — своевременно собрать первичку у поставщиков с помощью менеджеров и руководителя. В бухгалтерии документ проверяют на корректность заполнения, при необходимости просят поставщика внести исправления. Затем вносят в систему учета и отражают на счетах учета.

После этого первичные документы комплектуют, в хронологическом порядке подшивают, складывают на хранение в папки и помещают в архив на 5 лет, после окончания этого документы уничтожают.

Сложности при обработке первички

На любом этапе действуют подробные правила работы с первичкой. Ошибки при заполнении, проверке или вводе документов могут привести к нарушениям в учете, претензиям от налоговой и штрафам. То же касается архивации и хранения документов. Поэтому бухгалтеру по первичке нужны твердые знания правил работы и аккуратность.

За нарушение правил обработки и хранения первичных и иных документов ответственность наступает согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 120 НК РФ, а еще ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если первичка признана не имеющей юридической силы (ст. 252 НК РФ). В письме ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@ разъясняется, какие существенные реквизиты первичного документа делают его действительным. Если по данным документа можно определить продавца, покупателя, название товаров, услуг или работ, их стоимость, то прочие ошибки налоговая посчитает несущественными.

Другая сложность ввода первичных документов заключается в том, что именно этот процесс отнимает у бухгалтера более половины рабочего времени. В зависимости от сложности номенклатуры и объема документа ввод в систему учета занимает от 10 минут до 3 часов. Если в компании обширный документооборот, профессиональные бухгалтеры вынуждены регулярно часами выполнять «дурную работу», которая по силам ученику младшей школы. 

Но именно при вводе первички в учет бухгалтера может «подстраховать» техника. Самое мощное средство по автоматизации ввода — электронный документооборот: он помогает принимать первичку в учет почти моментально и полностью без ошибок. Другой вариант автоматизации — программы распознавания бухгалтерских документов. Все это помогает освободить время сотрудников, сокращает число бухгалтеров по первичке в компании, а значит снижает расходы на оплату труда.

Программы распознавания первичных документов читают реквизиты, номенклатуру и числовые показатели, переносят данные в поля документа в учете, проверяют арифметические операции и выделяют цветом поля, которые нуждаются в дополнительной проверке. Бухгалтеру остается пробежать глазами по бумажному документу и черновику в учетной системе, проверить данные, при необходимости откорректировать их и провести документ. Таким образом при вводе первички можно обеспечить двойную перекрестную проверку — сначала программой, затем человеком. 

Какие сканы и фото бухгалтерских документов можно распознавать

Для программы распознавания важно качество изображения. Чем оно выше, тем больше данных прочитает система и перенесет их в документ в учете. Поэтому лучше именно сканировать первичные документы, а не фотографировать их. Для этого нужен самый простой офисный сканер.

Подойдет изображение в любом популярном формате: BMP, PNG, TIFF, JPG, PDF. Программа преобразует изображение в черновик документа в системе учета, перенесет в соответствующие поля все реквизиты, наименования, количество, стоимость. Продвинутые программы умеют работать с каталогом учетной системы и находить в нем номенклатурные карточки для товаров из накладных.

Алгоритм работы программы по вводу накладных

Системы распознавания есть в виде отдельных программ, которые надо интегрировать с вашей учетной системой, и в виде встроенных инструментов онлайн-бухгалтерий. Работают они по одному и тому же алгоритму.

Шаг 1. Бухгалтер сканирует накладную или запрашивает скан у контрагента, если передача оригиналов задерживается. Скан отправляется на распознавание. Подходят сканы во всех популярных форматах: JPG, PDF, TTF, PNG.

Шаг 2. Система считывает данные со скана и переносит их в соответствующие поля документа в учетной системе. Выделяет цветом те поля, которые требуют дополнительной проверки. Также система сама ищет в каталоге учетной системы номеклатурные карточки, а если их нет — заводит новые.

Шаг 3. Бухгалтер проверяет правильность переноса данных. Если нужно — корректирует названия и числа. После этого проводит документ.

Преимущество автоматизации ввода накладных — скорость и точность. Подключайте бухгалтерские сервисы, которые помогают вводить первичку в учет.

В Контур.Бухгалтерии есть электронный документооборот для быстрого приема первички и обмена документами. А еще в сервис встроена система распознавания актов, накладных, счетов-фактур, УПД, договоров и счетов на оплату. К тому же в Бухгалтерии простой учет, расчет налогов, зарплаты и взносов, автоформирование отчетности с отправкой через интернет. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новичков.


Обработка отсканированных документов

Несмотря на то, что многие переходят на электронный документооборот, работа с бумажной первичкой все еще отнимает у бухгалтера много времени. Даже если сама организация шлет все документы через ЭДО, ее контрагенты могут по-старинке отправлять бумаги почтой.

Автоматическая обработка документов

Каждый бухгалтер знаком с обработкой первички. Эта рутинная механическая задача отнимает много времени. Сотруднику нужно проверить правильность оформления первички, а затем перенести данные из нее в учетную программу. Если первички не много, это можно сделать быстро. Но с ростом числа документов увеличивается и количество времени, которое тратит бухгалтер.

Сопроводительная накладная

Сопроводительная документация в России фиксирует любое перемещение материалов, товаров и другой продукции. Есть три типа сопроводительных накладных: товарная накладная ТОРГ-12, ставшая необязательной для большинства сделок товарно-транспортная накладная Т-1 и обязательная с 2021 года транспортная накладная. В статье расскажем, в каких случаях их заполнять и как упростить обработку этих документов.

Накладные в 2021 и 2022 году: товарные, транспортные, товарно‑транспортные

Накладные — это вид сопроводительных документов для товаров. В разных случаях компании и ИП используют разные виды накладных, а иногда заменяют их универсальными передаточными документами. Расскажем, как выбрать тип накладной, как заполнить и подписать.

Автоматическое распознавание документов

Обработка бумажных документов — весомая часть работы бухгалтера. Чем больше бумаг, тем дольше сотрудник решает задачу по их вводу в учетную систему. Автоматическое распознавание документов поможет ускорить этот процесс и освободить время бухгалтера для более важных задач.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты