Если у вас есть фото или скан текста, его можно превратить в обычный редактируемый текст. В этом помогают бесплатные программы в интернете. Так можно работать даже с бухгалтерскими документами: вы получите не просто файл с данными, которые можно копировать или корректировать, а полноценный бухгалтерский документ в формате вашей учетной системы. Расскажем о современных программах, которые помогают распознавать фото или сканы первичных документов и быстро вводить их в учет.
Для чего нужны программы распознавания бухгалтерских документов
Мы привыкаем, что автоматизация простых задач ускоряет работу и освобождает человека от рутины. Скажем, мало кто сегодня стирает одежду вручную — для этого есть стиральные машины. Но при этом многие бухгалтеры ежедневно тратят целые часы на ручной ввод данных из бухгалтерских документов. Главная нагрузка в большинстве бухгалтерий связана с вводом накладных и счетов-фактур в учет. Крупные компании нанимают целые отделы бухгалтеров по первичке: задача этих специалистов заключается в простом переписывании текста с бумаги в программу.
Хорошая новость в том, что эту работу тоже можно автоматизировать. Радикальный вариант — подключить систему электронного документооборота. Правда, это не всегда полностью избавляет от потока бумажной первички, потому что часть поставщиков предпочитают работать по-старинке.
Доступный способ автоматизации — подключение программы, которая умеет распознавать бухгалтерский текст по скану или качественному фото документа. Такая система не просто распознает номенклатуру, реквизиты, цены, но и аккуратно вносит значения в нужные поля документа в учете. Бухгалтеру остается проверить корректность распознавания и провести документ.
Так временные затраты специалиста уменьшаются в несколько раз. А еще сокращаются расходы компании на бухгалтерию: ведь программа стоит значительно дешевле, чем оплата труда нескольких бухгалтеров по первичке.
Какие сканы и фото бухгалтерских документов можно распознавать
Для программы распознавания важно качество изображения. Чем оно выше, тем больше данных прочитает система и перенесет их в документ в учете. Поэтому рекомендуется сканировать первичные документы, а не фотографировать их. Для этого нужен самый простой сканер.
Подойдет изображение в любом популярном формате: BMP, PNG, TIFF, JPG, PDF. Программа преобразует изображение в черновик учетного документа, перенесет в соответствующие поля все реквизиты, наименования, количество, стоимость. Продвинутые программы умеют работать с каталогом учетной системы и находить в нем номенклатурные карточки для товаров из накладных.
Как работает система распознавания первички
Систему распознавания бухгалтерских документов можно установить в виде отдельной программы и интегрировать ее со своей учетной системой. Большинство таких отдельных программ работают совместно с 1С, с другими бухгалтерскими сервисами интегрируются через API.
В современные онлайн-бухгалтерии системы распознавания часто встроены с самого начала. Вам не нужно искать, покупать и подключать дополнительную программу — она уже есть в бухгалтерском сервисе. Тогда распознавание первички — это возможность на этапе ввода документа: бухгалтер может создать документ и вместо ручного ввода данных в поля выбрать файл со сканом для распознавания данных. Нужно только предварительно отсканировать бумажный документ.
Ввод документа происходит в три шага.
- Бухгалтер сканирует накладную или извлекает скан из переписки с поставщиком и отправляет его в бухгалтерский сервис на распознавание.
- Сервис распознает данные и переносит их в документ в учете. Если система сомневается в корректном считывании каких-то полей, она выделяет их цветом.
- Бухгалтер проверяет документ в учете и точность переноса данных. Если нужны исправления — вносит их. Затем проводит документ.
В веб-сервис Контур.Бухгалтерия уже встроена система распознавания накладных и актов, счетов-фактур и УПД, договоров и счетов на оплату, а еще в сервисе есть электронный документооборот. Эти инструменты помогают в несколько раз сократить время на обработку первички, избавляют бухгалтеров от монотонных задач. А еще в Бухгалтерии простой учет, расчет налогов и зарплаты, автоформирование отчетов с отправкой через интернет. Тестируйте систему бесплатно 14 дней.