Все, что нужно знать об отправке отчетности в ПФР

С 2011 года одновременно с отчетностью по страховым взносам подаются и сведения по персонифицированному учету. 

Что сдаем

Все работодатели, имеющие наемных работников и выплачивающие им заработную плату, обязаны ежеквартально отчитываться в ПРФ о суммах страховых взносов, начисленных и уплаченных не только в Пенсионный фонд, но и в ФФОМС и ТФОМС. С 2011 года одновременно с отчетностью по страховым взносам подаются и сведения по персонифицированному учету. Таким образом, пакет отчетности включает в себя формы РСВ-1 и СЗВ-6.

Если быть точнее, то в зависимости от ряда условий в пакет могут входить следующие формы:

• РСВ-1 — расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам. Содержит информацию по всей организации в целом.
• СЗВ-6-1 сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах по каждому сотруднику. В форму включают сотрудников, если у них были особые условия труда (МКС, РКС), условия для досрочного назначения трудовой пенсии (педагогическая деятельность, тяжелые условия труда и т д.), несколько записей о стаже (отпуск без сохранения, временная нетрудоспособность). Каждая пачка СЗВ-6-1 сопровождается описью АДВ-6-3.
• СЗВ-6-2- реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах по нескольким сотрудникам. В него включают сотрудников, которые не попали в СЗВ-6-1.
• АДВ-6-2 — опись сведений, сопровождает весь пакет, передаваемый в ПФР.

Когда сдаем

С 2011 отчетность сдается ежеквартально не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (кварталом, полугодием, девятью месяцами и календарным годом). Таким образом, последними датами сдачи отчетности в 2011 году становятся:

• 16 мая — за I квартал
• 15 августа — за полугодие
• 15 ноября — за 9 месяцев
• 15 февраля 2012 года — за весь 2011 год

С 2011 года увеличились сроки обработки отчетности. Квитанция о том, что отчет доставлен в ПФР, может прийти в течение 4х дней. А протокол контроля формируется в течение 6 дней. Суммарно весь цикл может занять 10 рабочих дней.

Важно помнить, что датой принятия отчета в ПФР считается дата получения положительного протокола. Поэтому, чтобы не создавать стрессовых ситуаций, постарайтесь отправить отчет не позднее, чем за 10 дней до окончания срока отчетности.

Как сдаем

Отчитаться в ПФР можно через интернет (по ТКС — телекоммуникационным каналам связи) или по старинке: отнести отчет самостоятельно или отправить по почте. Но если численность сотрудников в организации превышает 50 человек, то работодатель обязан отчитываться по ТКС.
Для того чтобы получить возможность всегда отправлять отчеты через интернет, один раз все-таки придется сходить в УПФР, чтобы:

• Заполнить Заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР (1 экземпляр).
• Подписать Соглашение об обмене электронными документами с ПФР (2 экземпляра). Его подписывает руководитель или сотрудник, который уполномочен сдавать отчетность за организацию, с одной стороны и уполномоченный сотрудник Пенсионного фонда с другой. Один экземпляр остается у вас, другой в УПФР.
• Если Соглашение и Заявление были заполнены не от имени руководителя, а от имени уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности, данную доверенность необходимо обязательно приложить, указав ФИО и должность уполномоченного.

Шаблоны документов есть на сайте Пенсионного фонда, но лучше брать в своем УПФР, так как зачастую региональный вариант отличается от федерального.

Далее нужно выбрать программу, с помощью которой можно формировать и отправлять отчеты в ПФР.

Как правило, это разные программы. Т.е. формируется отчет в одной программе, а отправляется другой. На рынке сейчас есть несколько достойных вариантов. При желании в интернете можно найти обзоры той или иной системы.

Для пользователей Контур.Бухгалтерии создан удобный способ подготовки и отправки отчетов. Суть в следующем: пользователь считает зарплату в Контуре, и на основании этих данных отчетность формируется автоматически. Готовый отчет сам передается в систему для отправки Контур-Экстрен. Пользователь при этом не переключается между программами. Все происходит в Контуре. Этапы прохождения отчета также показывает Контуре.

Отправка отчетов в ПФР есть в тарифных планах Классический ПФР и Оптимальный. Целесообразнее подключаться к Оптимальному, так как в нем есть отправка не только в Пенсионный фонд, но и в ФНС и ФСС. Для пользователей Контур.Бухгалтерии предусмотрена 50% скидка на эти тарифы (в Москве и Московской области — 30%).

Для подключения выберите ближайший к вам сервисный центр. Вам выдадут необходимый пакет документов и расскажут, как подключиться к системе. И еще выдадут Рутокен (специальный носитель, очень напоминающий флешку).

Все нюансы подключения здесь описывать не будем, у вас будут на руках пошаговые инструкции, где понятным языком написано, что и как настроить. Хотелось бы объяснить, для чего нужно выполнять, казалось бы, непонятные настройки, а не просто нажать одну кнопку «Начать работать быстро!».

Дело в том, что отчеты содержат конфиденциальные данные (информацию о размере взносов, о больничных, персональные данные сотрудника). Подобные сведения при передаче через интернет должны быть защищены с особой тщательностью от несанкционированного доступа: перед отправкой они должны быть обязательно зашифрованы и подписаны электронной
цифровой подписью (ЭЦП).
Для чего шифровать данные — понятно. А вот зачем ЭЦП? Она является аналогом собственноручной подписи человека и гарантирует подлинность и целостность документа. Шифрует и подписывает отчеты специальный встроенный модуль Крипто-Про CSP. Вот его-то и нужно установить и настроить.

У пользователя, который подписывает отчеты в ПФР, есть свой ключ ЭЦП. Он хранится на выданном в сервисном центре Рутокене. А у сотрудника ПФР есть свой ключ, с его помощью он сможет расшифровать присланный отчет и удостовериться в его подлинности.

Это основные вещи, которые следует знать при отправке отчетов в ПФР. 

Для особо любознательных приводим несколько полезных ссылок на основные документы, регламентирующие подготовку и отправку отчетов.

Основные документы, регламентирующие пенсионную отчетность:

• Федеральный закон от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (с учетом изменений и дополнений).
• Постановление от 31 июля 2006 г. N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению». В ред. Постановлений Правления ПФ РФ от 28.07.2008 N 224п, от 23.07.2009 N 161п, от 23.06.2010 N 152п, от 07.07.2010 N 166п, от 24.03.2011 N 59п.

Форма РСВ-1 и ее заполнение:

• Приказ N 894н от 12 ноября 2009 г. «Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам».
• Приказ от 20 декабря 2010 г. N 1135н «О внесении изменений в форму расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные Фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам».

Отправка отчетов по ТКС

• Распоряжение от 11 октября 2007 г. N 190р «О внедрении защищенного электронного документооборота в целях реализации законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании». В ред. распоряжений Правления ПФ РФ от 10.06.2009 N 116р, от 19.03.2010 N 75р.