СЗВ‑стаж — отчетность для работодателей в 2023 году

СЗВ-стаж: что это за отчет

Форма СЗВ-стаж — это одна из обязательных форм персонифицированной отчетности. Ее задача — донести до Социального фонда данные о страховом стаже сотрудников. С 2023 года она входит в единую форму сведений (ЕФС-1) как подраздел 1.2.

Форма отчета утверждена в приложении № 1 к Постановлению Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245П. А в приложении № 2 к этому постановлению утвержден порядок ее заполнения. Электронный формат утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 246П.

Бланк подраздела 1.2 раздела 1 ЕФС-1 вы можете скачать здесь.

На кого нужно сдавать подраздел 1.2 формы ЕФС-1

Отчет заполняется только по застрахованным лицам, у которых в отчетном периоде были особенности, которые влияют на стаж: выполнение работ, дающих право на досрочную пенсию, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания и т.п. Полный перечень условий, при которых Социальный фонд будет ждать отчет приведен в п. 1.6 Порядка заполнения формы.

Если сотруднику для установления пенсии, в том числе накопительной, срочной пенсионной выплаты или единовременной выплаты необходимо учесть стаж текущего года, сведения из подраздела 1.2 ЕФС-1 также представляются в фонд. При этом наличие особенностей учета стажа значения не имеет. Срок представления — три дня.

Страховой стаж сотрудников, в работе которых нет никаких особенностей, учитывается на основании сведений, подаваемых работодателями при приеме и увольнении — это подраздел 1.1 формы ЕФС-1, заменивший прежний СЗВ-ТД.

Сроки сдачи подраздела 1.2 формы ЕФС-1 в 2023 году

Отчет представляется раз в год — с 1 по 25 января включительно. За 2023 год следует отчитаться не позднее 25 января 2024 года. Отчет за 2022 год нужно сдать по старой форме СЗВ-СТАЖ до 1 марта 2023 года. Помните, что действует перенос сроков сдачи, если последний день приходится на выходной или праздничный день.

Иногда отчет нужно сдавать и в межотчетный период. Это касается случаев, когда работник написал заявление об установлении накопительной пенсии, срочной пенсионной выплаты, единовременной выплаты накоплений. Сдать отчет с типом «Назначение пенсии» в такой ситуации необходимо в течение трех дней со дня получения заявления от работника или запроса от Фонда.

Отчет подается в следующем составе:

• титульный лист ЕФС-1;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1.

Помните, что одновременно с информацией по стажу Социальный фонд России ждет дополнительные сведения по форме ОДВ-1. Это необходимо при подаче сведений о тех, кто занят на работах, дающих право на досрочную пенсию. Они перечислены в ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона о страховых пенсиях.

Теперь раздел 5 формы ОДВ-1 заменяет подраздел 2 раздела 1 ЕФС-1. Подать его нужно вместе с подразделом 1.2. Бланк нового отчета утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п, а его электронный формат — Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 246п.

Правила заполнения отчета ЕФС-1 в общем порядке

Заполнять бумажную форму можно от руки печатными буквами или с использованием компьютера. Цвет чернил при заполнении отчета может быть черным, фиолетовым или синим. Ручка должна быть шариковой. Исправления с помощью корректора или другого аналогичного средства недопустимы.

Отчет можно сдавать и в электронном виде. Электронная форма обязательна для работодателей, у которых численность работающих застрахованных лиц, включая оформленных по договорам ГПХ, за прошлый отчетный период превышает 10 человек.

Для заполнения отчета работодатель должен располагать сведениями о своем сотруднике:

• ФИО и СНИЛС;
• дата рождения;
• ИНН (при наличии);
• статус застрахованного лица и гражданство;
• данные о страховом стаже сотрудника;
• условия труда;
• результаты спецоценки.

Особенности при заполнении отчета

Пройдемся по разделам формы. Начинать следует с подраздела 1 раздела 1, в котором указываются данные сотрудника: СНИЛС, ФИО, дата рождения, ИНН. Пояснить следует две строки.

Статус ЗЛ может принимать одно из значений:

• ГРФ — граждане РФ;
• ПЖИГ — постоянно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства;
• ВЖИГ — временно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, а также временно пребывающие на территории РФ лица, которым предоставлено временное убежище;
• ВПИГ — временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов);
• ВКС — высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие на территории РФ.

Гражданство (код страны) укажите цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором стран. Для граждан РФ — код 643, для лиц без гражданства — 000.

Далее можно переходить заполнению самого подраздела 1.2. Разберем его по графам.

Отчетный период. Укажите год, за который подаете сведения. Если отчитываетесь при выходе сотрудника на пенсию — текущий год.

Тип сведений. Поставьте «Х» в соответствующем поле:

• Исходная — базовая форма отчета, которая представляется впервые.
• Назначение пенсии — представляются в межотчетный период, если сотруднику для установления пенсии, в том числе срочной, накопительной или единовременной выплаты нужно учесть страховой стаж в текущем году.
• Корректирующая — если нужно скорректировать сведения, учтенные на ИЛС работника из-за старого подраздела 1.2, представленного с ошибкой.
• Отменяющая — если нужно отменить данные, учтенные на ИЛС в результате прошлого отчета.

Период работы. Укажите начальную и конечную даты периода с особенностями учета страхового стажа. Обратите внимание, что они должны находиться в пределах отчетного календарного года.

Территориальные условия. Укажите код территориальных условий в соответствии с разделом Классификатора. Например, для районов Крайнего Севера код «РКС», для сельского хозяйства — «СЕЛО».

Учитывайте, что коды из графы 4 не сочетаются с кодами из графы 7. Например, в одной строке нельзя заполнить графу 4 и указать в графе 7 коды «ДЕТИПРЛ», «НЕОПЛ», «ОБЩЕСТ», «СДКРОВ», «ОТСТРАН», «ПРОСТОЙ», «УЧОТПУСК», «ДЛДЕТИ», «ЧАЭС», «ДОПВЫХ». В то же время допустимо сочетать в строке коды «РКС», «МКС» по графе 4 с кодами «ДОГОВОР», «НЕОПЛДОЛГ» в графе 7.

В графе 5 «Районный коэффициент» укажите надбавку, которая полагается за работу в особых территориальных условиях в формате «Х.Х» или «Х.ХХ». Эта графа обязательно заполняется для кодов «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР» или «МКС-РКСР».

Особенности исчисления страхового стажа. Поставьте в графе 6 код в соответствии с классификатором из Приложения, если в периоде из граф 2-3 застрахованный работал, например, полный сезон в организации из отрасли сезонной промышленности. Далее в графе 7 для соответствующих периодов работы укажите в соответствии с классификатором коды дополнительных сведений об особенностях исчисления страхового стажа. Среди них:

• ДЕТИ — для отпуска по уходу за ребенком до полутора лет;
• ДЕКРЕТ — для отпуска по беременности и родам;
• ДЛОТПУСК — период оплачиваемого отпуска;
• ВРНЕТРУД — период временной нетрудоспособности;
• НЕОПЛ — период отпуска без сохранения заработной платы.

Особенности заполнения графы 7 приведены в пунктах 5.16–5.31 Порядка заполнения. Обратите внимание, что не все коды сочетаются друг с другом.

Если нужно указать более одного кода в графе 7, они вписываются двумя строчками в следующем порядке:

• в первой строке отражают период с одним из кодов ЗГДС, ЗГД, ЗГГС, ЗМС, ЗМД, указывают весь период в рамках отчетного периода;
• во второй строке отражают период с другим кодом дополнительных сведений, например, «ВРНЕТРУД». Период из второй строки должен входить в период первой

Условия досрочного назначения страховой пенсии. В этой части таблицы указывается код особых условий труда из классификатора «Коды «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда».

В графе 9 указываются коды в соответствии с разделом «Коды «Условия досрочного назначения страховой пенсии: основание», используемые при заполнении формы ЕФС-1».

Обратите внимание, что если застрахованный выполняет работы, дающие право на досрочную пенсию по старости (ст. 30 Закона о страховых пенсиях и Списки № 1 и 2), необходимо также указать код профессии в соответствии с классификатором. Код вносят в следующую строку начиная с графы «Особые условия труда (код)».

Графа 10 заполняется в отношении работников летного состава гражданской авиации, лиц, работающих под водой, медицинских работников и педагогов, при соблюдении ряда условий. Порядок заполнения и условия прописаны в пп. 5.35–5.44 Порядка заполнения.

Важно! Раздел об условиях досрочного назначения пенсии не заполняется, если такие условия не подтверждены документами или занятость работника в особых условиях не соответствует нормативным требованиям.

Кроме того заполнение не требуется, если за застрахованного не уплачивались взносы по доптарифу или пенсионные взносы по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения. Исключение — периоды с кодами «ДЕКРЕТ», «ВРНЕТРУД», «ВАХТА», «ДЛОТПУСК», «МЕСЯЦ», «МЕДНЕТРУД», примыкающие без перерывов к периодам работ с особыми условиями труда.

​Результат специальной оценки условий труда (СОУТ). Укажите индивидуальный номер рабочего места застрахованного лица из карты СОУТ, а в графе 12 — код класса (подкласса) условий труда по степени вредности или опасности из классификатора, установленный в результате СОУТ. 

Как заполнить подраздел 1.2 на сотрудников — будущих пенсионеров

Заполнить эту форму на сотрудников, выходящих на пенсию, придется, если для установления пенсии Фонду нужно учесть период работы, срок отчетности по которому еще не наступил. Это касается в том числе накопительной пенсии, срочной пенсии и единовременной выплаты пенсионных накоплений. Заполнять такой отчет нужно по общим правилам, но с учетом особенностей:

При заполнении формы СЗВ-стаж на имя сотрудника — будущего пенсионера сделайте такие пометки:

• В поле «Тип сведений» отметьте крестиком поле «Назначение пенсии».
• В графах 2 и 3 укажите даты начала отчетного периода (указан в поле «Отчетный период») и предполагаемого выхода застрахованного на пенсию.
• Графы 4–12 можно не заполнять, если у застрахованного лица нет сведений, которые в них нужно отражать.

Сведения с типом «Назначение пенсии» не представляются за период, данные по которому учтены на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица на основании сведений с типом «Исходная» или «Корректирующая».

Как заполнить подраздел 2 ЕФС-1 со сведениями о льготном стаже

Напомним, что этот подраздел 2 представляется одновременно с подразделом 1.2 типа «Исходная»  при условии, что в самом подразделе 1.2 есть данные по сотрудникам, имеющим право на досрочную пенсию (графы 8 и 9). Бланк утвержден Постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п, электронный формат — Постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 246п.

• «Отчетный период» — год, за который представляется отчет;
• «Тип сведений» — поставьте «Х» в поле «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Первый отчет всегда исходный, остальные коды проставляются, если необходимо внести скорректировать или отменить ранее поданные сведения.

Особенности заполнения табличной части в Порядке не прописаны. Однако эксперты Контур.Бухгалтерии рекомендуют обратить внимание на ряд моментов:

• данные по каждому подразделению и профессии отражаются в соответствии со штатным расписанием — для организаций с несколькими подразделениями;
• в подразделе 2 должен присутствовать каждый указанный в подразделе 1.2 код особых условий труда в сочетании с кодом позиции списка (КПС) или код выслуги лет (графы 8 и 9);
• количество рабочих мест по штатному расписанию и численность сотрудников не могут быть нулевыми.

Представьте подраздел 2 в составе других обязательных сведений в установленном порядке.

В каком виде подается подраздел 1.2 ЕФС-1

Сдать сведения о страховом стаже следует в орган Социального фонда России по месту регистрации страхователя. Это можно сделать в бумажной или электронной форме — это зависит от числа лиц, которые в отчетном периоде были заняты у конкретного работодателя, в том числе по договорам ГПХ, на которые начисляются страховые взносы. Если их меньше 10, сведения можно направить на бумаге, если 10 или больше — допустим только электронный способ сдачи.

Сдать ЕФС-1 в 2023 году можно из онлайн-сервиса Контур.Бухгалтерия. Также у нас вы можете вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность, пользоваться поддержкой наших экспертов и другими возможностями сервиса. Первые 14 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.

Попробовать бесплатно