Иногда предприниматели принимают заказ и берут предоплату, чтобы «зафиксировать договоренности». Что делать, если клиент отказывается от сделки? Некоторые исполнители в этом случае не возвращают предоплату или удерживают штраф и даже вносят такой пункт в договор. Расскажем, можно ли не возвращать аванс, что думают об этом суды и есть ли разница при работе с юрлицами и простыми «физиками».
В этой статье:
- Чем отличается предоплата от других видов платежей
- Когда клиенты вносят предоплату
- Когда можно удержать часть предоплаты
- Когда можно удержать всю предоплату
- Как избежать споров и судов с клиентами
- Когда можно предоплату превратить в невозвратный задаток
- Как отразить возврат предоплаты в учете при УСН
Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии
Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.
Чем отличается предоплата от других видов платежей
Чтобы разобраться, когда предоплату возвращают, а когда ее можно оставить себе, надо разграничить ее от других видов оплаты. Это задаток и обеспечительный платеж. Они практикуются между юрлицами и ИП, а вот от клиентов-физлиц их брать нельзя.
Предоплата (аванс) — это частичная или полная предварительная оплата за товары или услуги по договору. Если условия договора не выполняются, аванс нужно вернуть (ст. 1102 ГК РФ, п. 3 ст. 487 ГК РФ). Но поставщик может оставить себе часть предоплаты, чтобы компенсировать уже понесенные по договору расходы, правда их нужно подтвердить документами.
Задаток — это предоплата, которая одновременно становится гарантией исполнения договора. Если поставка сорвется по вине стороны, которая внесла задаток, он остается у поставщика. Если это поставщик виноват в неисполнении договора, он выплачивает клиенту двойную сумму задатка (п. 1 ст. 380, п. 2 ст. 381 ГК РФ). Предоплату и задаток часто путают, а в договоре не прописывают четко, к какому виду оплаты относятся перечисленные деньги. Поэтому действует особое правило: если есть сомнения, деньги считаются возвратным авансом (п. 3 ст. 380 ГК РФ).
Обеспечительный (гарантийный) платеж — это сумма, которую вносят для обеспечения исполнения договора. Еще ее называют страховым депозитом. Такой платеж распространен при аренде: арендатор передает сумму арендодателю, в конце срока аренды ее вернут, только если арендатор не нарушит условия договора. А если нарушит — сумма компенсирует арендодателю убытки. В договоре прописывают условия, при которых депозит не возвращается. Если такие условия не наступили, платеж нужно вернуть. Хотя по условиям договора обеспечительный платеж может быть и невозвратным (пп. 1, 2 ст. 381.1 ГК РФ).
Когда клиенты вносят предоплату
Предоплата помогает в одних случаях разбить платеж на части, чтобы клиенту было удобнее расплачиваться, в других — зафиксировать договоренности. Ее размер зависит от договоренностей, это может быть хоть 5%, хоть 50%, хоть 100%, в законе об этом ничего не говорится.
В сфере услуг предоплата часто служит гарантией, что клиент придет за услугой в условленный срок. Часто мастера маникюра, психологи или репетиторы даже устанавливают правило: если клиент отказался от услуги менее чем за день, предоплата не возвращается.
Например, Андрей ходит на курсы подготовки к ЕГЭ, родители вносят деньги за занятия на месяц вперед. В оферте подготовительных курсов прописано, что деньги за отсутствие на занятиях без уважительной причины не возвращаются. Андрей пропустил занятие из-за дня рождения бабушки, предупредив об этом администратора, но оплату не хотят переносить на следующий месяц.
Другой пример: Ирина заказала через мессенджер торт к определенной дате и внесла полную предоплату. За день до даты доставки торта планы изменились, она уехала из города, отказалась от заказа и попросила пекарню вернуть деньги.
Вправе ли исполнители в этих ситуациях оставить себе предоплату или ее часть?
Сервис рассчитает дивиденды, зарплату, налоги
Контур.Бухгалтерия рассчитает и оформит в учете налоги и все выплаты сотрудникам и собственникам. Ведите учет легко.
Когда можно удержать часть предоплаты
Заказчики и исполнители строят свои отношения, опираясь на ГК РФ, а если клиент — физлицо, то работает еще и Закон о защите прав потребителей.
Согласно закону, даже при отказе от сделки со стороны клиента исполнитель вправе удерживать только те расходы, которые он уже понес для этого конкретного лица и его заказа (ст. 782 ГК РФ, ст. 32 ЗоЗПП). Эти расходы удержать можно — но только их. Если заказчик удержит большую сумму, это станет его неосновательным обогащением (п. 3 ст. 1103 ГК РФ).
Пекарня из примера выше закупила для торта свежие ягоды — их стоимость она и может удержать из предоплаты. При этом расходы на ягоды подтверждаются чеком, и Ирина может их забрать, если захочет. Остальную сумму пекарня должна вернуть. Логично, что чем позднее заказчик откажется от услуги, тем больше затрат понесет исполнитель, выполняя заказ. Скажем, если бы Ирина отказалась от заказа за пару часов до доставки, когда торт уже был готов, то ей бы вернули разве что стоимость доставки.
Школа подготовки к ЕГЭ оплачивает аренду класса и работу учителя, но эти расходы не относятся персонально к Андрею, поэтому удерживать их неправомерно. Брать деньги с клиента можно, только если исполнитель выполнил работу, и заказчик ее принял, а при отказе от услуги плату нужно вернуть за вычетом понесенных расходов (ст. 39.1 ЗоЗПП).
Часто исполнители говорят: клиент отказался от услуги, и в это время можно было обслужить другого клиента, поэтому в качестве компенсации оплату мы не вернем. Но это подмена понятий. Исполнитель за счет платы возмещает не понесенные убытки, на что он имеет право по закону, а упущенную выгоду. Упущенная выгода — это предпринимательский риск, и клиент не обязан его компенсировать.
Когда можно удержать всю предоплату
Иногда заказчик отказывается от товара или услуги без предупреждения. Например, просто не приходит на занятие или не забирает свой заказанный букет. Тогда исполнитель может всю предоплату оставить себе. Но если заказчик докажет, что не смог забрать заказ или принять услугу не по своей вине — скажем, из-за ДТП, болезни или по другой уважительной причине, исполнитель должен вернуть предоплату, удержав из нее понесенные расходы (ст. 781 ГК РФ).
Платите налоги в несколько кликов
Платите налоги, взносы и отчитывайтесь через интернет. Сервис рассчитает суммы, подготовит файлы, напомнит об отправке.
Как избежать споров и судов с клиентами
Для профилактики споров об удержанных суммах лучше оформлять заявки клиентов в виде договора, в котором вы расшифруете, из чего состоит стоимость товара или услуги. Например, пекарня укажет стоимость ингредиентов для коржей торта, начинки и крема, свежих ягод для украшения, стоимость работы пекаря и курьерской доставки.
Переписка в мессенджере, из которой понятен предмет и стоимость заказа, — тоже вариант договора. Когда Ирина заказывала торт и переводила деньги на карту пекаря, она не подписывала договор, но фактически договорные отношения сложились. Ирина может доказать квитанцией из банка и перепиской в мессенджере, что перечисляла предоплату. Если пекарь удержит из предоплаты сумму, которую потратил на ягоды для несостоявшегося торта, он обязан подтвердить расход чеком и предложить Ирине забрать ягоды.
Вернуть предоплату нужно в срок, указанный в договоре или в течение 7 дней с момента, когда заказчик попросил вернуть деньги (ст. 314 ГК РФ).
Если продавец или исполнитель отказывается вернуть деньги, ссылаясь на упущенную выгоду, клиент вправе пойти в суд и взыскать плату с процентами. А еще продавцу придется оплатить судебные расходы. Имея на руках переписку по поводу заказа, клиент легко докажет в суде, что у него с исполнителем сложились договорные отношения.
Штрафы и неустойки, которые предприниматели иногда прописывают в договоре с физлицами, тоже незаконны и нарушают права потребителей, их тоже можно оспорить через суд (ст. 16 ЗоЗПП). А вот юрлица могут договариваться о таких условиях.
Пример из судебной практики. Заказчик обратился в риелторскую фирму, чтобы купить земельный участок, но вскоре отказался от покупки. Фирма попыталась через суд взыскать неустойку в 100 000 рублей, которая была предусмотрена договором. Но Верховный суд встал на сторону заказчика, который вправе в любое время отказаться от услуг, оплатив только понесенные исполнителем расходы. Положение о неустойке в договоре оказалось незаконным (дело № 4-КГ16-9).
Когда можно предоплату превратить в невозвратный задаток
Если договор заключают между собой предприниматели или юрлица, то предоплату можно оформить как задаток. Например, фирма по организации праздников заказывает на цветочном складе 15 букетов и переводит предоплату 10 000 рублей, которые по договору становятся задатком.
Предоплата, которая по соглашению стала задатком, при отказе заказчика остается у исполнителя. Но если исполнитель не сможет выполнить заказ, он должен выплатить заказчику два задатка (ст. 381 ГК РФ).
Если у организатора из нашего примера сорвется праздник и он откажется от букетов, его 10 000 рублей останутся у цветочного склада. Но если поставка нужных цветов задержится, склад сам должен будет перечислить заказчику 20 000 рублей.
Соглашение о задатке вносят в текст договора или оформляют приложением к договору. Если не назвать предоплату задатком, она будет считаться обычным авансом, и исполнитель не сможет оставить ее себе при отказе заказчика (ст. 380 ГК РФ).
С физлицами нельзя оформлять задаток (ст. 16 ЗоЗПП), иначе клиент может пожаловаться в Роспотребнадзор, и фирму-исполнителя оштрафуют до 20 000 рублей, а ИП-исполнителя — до 2 000 рублей (ст. 14.8 КоАП РФ).
Пример из судебной практики. Компания по организации праздников заключила договор с физлицом и вписала в него пункт о невозвратном задатке размером 30% от стоимости договора. Роспотребнадзор оштрафовал компанию на 20 000 рублей по ч. 2 ст. 14.8 КоАП РФ. Компания попыталась оспорить штраф в суде, но суд не принял ее сторону, зато снизил штраф вдвое, так как отягчающих обстоятельств в деле не нашел (дело № À76-44982/2009-62-972/53).
Как отразить возврат предоплаты в учете при УСН
В налоговом учете предоплату отражают как доход. На упрощенке действует кассовый метод исчисления: предоплата попадает в доходы в период ее перечисления. Если предоплату приходится возвращать, то налогооблагаемую базу можно будет снизить и принять возврат в расходы. Но для этого нужно подтвердить возврат документами:
- банковской выпиской о возврате предоплаты;
- документом о расторжении договора, по которому аванс получен;
- выпиской из КУДиР о платежном поручении, где в поле «назначение платежа» прописано возвращение аванса и указан номер договора, по которому аванс получен.
Если вы получили и вернули предоплату в одном квартале, то эта история никак не повлияет на размер авансового платежа.
Если же предоплата пришла в одном налоговом периоде, а вернули ее в другом, то пересчитывать налоговую базу за первый период не нужно, а вот в периоде возвращения аванса нужно уменьшить доходы на сумму возвращенной предоплаты.
Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии
Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.