Любая организация, коммерческая или государственная, регулярно расходует свои средства. Рассмотрим, какие бывают расходы, как они учитываются и как ими управлять.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
Виды расходов
Без расходов невозможна деятельность, ведь на организацию работы, достижение поставленных целей нужны деньги: на зарплату сотрудников, обеспечение работы офиса или производственной площадки, связь и т. д.
В бизнес-планировании расходы — это все затраты, которые необходимо учитывать, чтобы подсчитать доходы и прибыль организации. В корпоративной лексике прижилось определение «косты» от английского «cost» — расходы, затраты.
Статей расходов может быть очень много. Их группируют по основным категориям.
- Расходы на материалы и оборудование, комплектующие, товары на продажу. Это стоимость сырья, энергоресурсов, упаковочных материалов и других необходимых компонентов.
- Издержки на ремонт, обслуживание производственного и офисного оборудования.
- Расходы на персонал — ФОТ, в том числе премии, компенсации, материальная помощь, расходы на обучение персонала.
- Аренда помещений, коммунальные платежи.
- Налоги и сборы, в том числе НДС, налог на имущество, налог на прибыль и другие обязательные платежи.
- Затраты на маркетинг и рекламу.
- Транспортные расходы.
- Сотовая и стационарная связь, интернет.
- Прочие хозяйственные и представительские расходы.
- Непредвиденные (чрезвычайные) — связаны со стихийными бедствиями, пожарами, наводнениями, техногенными авариями и другими чрезвычайными ситуациями.
Расходы организации нужно планировать и грамотно ими управлять, чтобы снижать издержки, повышать рентабельность бизнеса и иметь средства на развитие предприятия.
Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса
Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.
Расходы или затраты
На первых взгляд, эти понятия тождественны. Но при ведении учета и анализе экономической деятельности компании важно их различать.
Затраты — это любые средства, которые предприятие тратит. Но в структуре затрат расходы составляют ту часть, которая изымается из оборота и не влияет на формирование прибыли. Говоря другими словами, расходы не приводят к появлению нового актива. Скажем, если вы оплатили клининг офиса — это расходы, а если потратили деньги на покупку нового станка для производства — с точки зрения управления ресурсами, это затраты.
Важно еще правильно определять расходы, которые можно учитывать для уменьшения налогооблагаемой базы. Особенно это актуально для предприятий на упрощенной системе налогообложения, работающих по системе «доходы минус расходы». Налоговое законодательство регламентирует, какие расходы могут быть учтены при расчете налогов.
Об этом говорится в статье 252 НК РФ, согласно которой расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, а также убытки, которые были понесены налогоплательщиками. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Расходами признаются любые затраты, которые сделаны для ведения бизнеса с целью получения дохода.
Налоговый кодекс также делит расходы на внереализационные и расходы, связанные с производством и реализацией.
- Внереализационные расходы — не связаны напрямую с производством продукции и оказанием услуг. К ним можно отнести проценты по займам, судебные издержки, банковские расходы и другие.
- Расходы, связанные с производством и реализацией, — это затраты на закупку материалов, оборудования, заработную плату, маркетинг, упаковку, транспортировку и т. д.
Как анализировать расходы
Для анализа расходов, в первую очередь, важно грамотно вести управленческий учет в компании, видеть структуру расходов, регулярно составлять бюджет (на год, квартал), который позволит планировать и прибыль, и затраты.
Бюджетирование и управленческая отчетность помогают стабильно вести бизнес, корректно распределять финансовые потоки и работать над улучшением качества услуг и продукта. А еще анализ и планирование расходов позволяют грамотно принимать решения об инвестициях и расширении бизнеса.
Основные инструменты контроля расходов
Бухгалтерский учет — позволяет фиксировать все затраты, движения средств, а по итогам отчетного периода собрать информацию о статусе дебиторской и кредиторской задолженности.
Бюджетирование — этот процесс состоит из постановки финансовых целей, анализа затрат предыдущих периодов, оценку текущего состояния предприятия и плана.
Оптимизация затрат — непрерывный процесс по поиску лучших предложений для закупки товаров, поиск вариантов оптимизации налогообложения, затрат на транспорт, связь и другие накладные расходы.
Постоянный мониторинг и контрольные точки для анализа расходов, сравнение динамики расходов за прошлые периоды. Для мониторинга можно также использовать отчеты, аналитические системы, дашборды, которые позволяют построить графики и визуализировать данные по расходам.
Внутренний и внешний аудит — независимая проверка деятельности организации и финансового состояния. Помогает определить целесообразность тех или иных расходов, выявить узкие места, риски появления излишних затрат. Например, устаревшее оборудование может потребовать дополнительных затрат на ремонт или расходные материалы.
Учетные программы и системы. Современное предприятие трудно представить без бухгалтерской программы, CRM системы и иных цифровых инструментов. Даже небольшая компания или индивидуальный предприниматель могут вести финансовый анализ в электронных таблицах. Кроме того, интернет-бухгалтерия и облачные сервисы банков помогают легко фиксировать затраты, анализировать расходы, и на основании этих данных планировать бюджеты.
Непрерывное улучшение процессов и оптимизация расходов. Это системный подход, который предполагает постоянное улучшение методов управления и оптимизацию финансовых потоков. Во много эти подходы были заимствованы из западных и восточных методов управления. Наиболее известные подходы — lean-технологии и 6-sigma. Их задача — сократить технологические затраты, убрать ненужные операции, найти способы экономии ресурсов (свет, тепло, топливо, а главное — ускорить выполнение каждой операции, при этом увеличив эффективность управления расходами.
Для эффективной работы организации важно комплексно подходить к планированию, учету и оптимизации расходов. В конечном итоге, грамотное управление расходами повышает прибыль, а также влияет на конкурентоспособность организации.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.