Аутсорсинг ВЭД — импорта и экспорта

Готовитесь торговать с заграницей? Придется изучить особенности рынка другой страны, грамотно искать поставщиков, проходить таможню, не переплачивать за доставку. Разобраться во всех тонкостях сложно, а хорошие специалисты стоят дорого и имеют узкую специализацию. Читайте в нашей статье, как аутсорсинг ВЭД помогает сэкономить и освободить время для управления бизнесом.

Что такое аутсорсинг ВЭД и зачем он нужен

Аутсорсинг — услуга сторонних компаний со штатом профессионалов, которые принимают на себя часть задач вашей организации.

Аутсорсинг внешнеэкономической деятельности — это передача сторонней организации процессов по импорту или экспорту. Собственник бизнеса занимается деятельностью внутри страны, а профессионалы налаживают международные закупки и продажи. Такое разделение труда позволяет развивать бизнес быстрее конкурентов, которые все делают самостоятельно.

Малому и среднему бизнесу не по карману опытный специалист по ВЭД. К тому же они, как правило, узкоспециализированы — кто-то хорош в логистике, кто-то разбирается в импорте из Китая, а кто-то знаток таможенного законодательства. Собирать целый отдел специалистов — непосильная задача. Вопрос решается с помощью аутсорсинга:

• вы освобождаете время для управления бизнесом, передавая часть задач профессионалам;
• уменьшаете расходы на сотрудников и экономите на организации рабочего места и страховых взносах;
• сокращаете риски за счет профессионализма аутсорсеров;
• уменьшаете стоимость процессов оформления и доставки товара, экономите на штрафах.

Сколько стоит аутсорсинг ВЭД

Мы привыкли, что чужие услуги обходятся дороже, чем самостоятельное решение проблемы, но аутсорсинг может оказаться даже дешевле. 

Посчитайте свои затраты на заключение сделки с иностранным партнером (мы рассказывали, что для этого нужно сделать), а потом запросите расчет стоимости у аутсорсинговой компании. Вероятно, цена сделки у аутсорсера окажется раза в два меньше. При этом вы получите свободное время и гарантии безопасности сделки.

Стоимость аутсорсинга в каждом случае индивидуальна. Она зависит от функций и задач, которые вы передадите специалистам. Основные факторы, влияющие на стоимость:

• Стоимость импортируемого товара — включая таможенные сборы и пошлины, акцизы, таможенную стоимость (стоимость контракта + накладные расходы).
• Срок контракта — контракты, заключенные на длительный срок, получают скидки.
• Частота поставок — чем чаще заключаются сделки, тем быстрее налаживается схема доставки товара, что упрощает услугу и уменьшает ее цену.
• Сложность работ — оформление таможенных деклараций, налоговых документов, перевод документов.

Какие задачи можно передать аутсорсинговой компании

Аутсорсеры могут выполнить все задачи, которыми вы бы занимались сами — от поиска поставщика до оприходования товара в бухгалтерии. Можно купить полное сопровождение или передать на аутсорсинг отдельный задачи. Рассмотрим основные услуги аутсорсинга в ВЭД.

Услуга 1. Поиск поставщиков или покупателей и организация переговоров

Производители часто реализуют товар через посредников, которые увеличивают цены и имеют неполный ассортимент. Найти настоящего производителя — задача, с которой справится аутсорсинговая компания: выберет перечень потенциальных покупателей, проведет с ними переговорами и выделит самые выгодные условия.

На переговорах важно учитывать менталитет партнера. Тактика общения с западными и восточными контрагентами отличается, а у аутсорсеров есть опыт переговоров с бизнесменами из разных стран.

Услуга 2. Подготовка внешнеторгового контракта

Залог успешной реализации сделки — правильно составленный контракт. Это основной документ по внешнеэкономическим сделкам. Он включает информацию о товаре, стоимости сделки, условия оплаты и поставки, порядок разрешения споров и действий в случае форс-мажоров.

При составлении контракта нужно учитывать требования законодательства страны партнера, российского и таможенного законодательства. Неверно составленный контракт может привести к появлению проблем с контрагентом оплатой или таможенным оформлением. 

Аутсорсеры учитывают ваши пожелания, составят контракт на двух языках и грамотно согласуют его с отделом валютного контроля. 

Услуга 3. Проведение финансовых операций по контракту

Эту услугу можно получить при заказе полного комплекта, тогда вы полностью доверяете свои расчеты в валюте аутсорсерам и получаете готовый к работе товар. Операции подтверждаются документами. Размер комиссии аутсорсера зависит от стоимости сделки.

Услуга 4. Таможенное оформление товаров

Прохождение таможни включает подготовку документов, разрешительных документов и декларации, а также оплату таможенных пошлин. Компании чаще всего передают на аутсорсинг именно таможенное оформление, потому что государство усложняет процедуру растаможки, чтобы предотвратить незаконные схемы.

Аутсорсер консультирует вас, заполняет таможенную декларацию и проводит ее по таможне. От вас потребуется полный комплект правильно оформленных документов — или же аутсорсинг может подготовить за вас все документы.

Услуга 5. Организация международных перевозок

У аутсорсинговых компаний большой опыт в логистике, они без труда подберут для вас оптимальный вариант доставки груза, обеспечив его сохранность, скорость доставки и информирование о местоположении.

От вас потребуется информация о месте отправления, месте доставки, габаритах и весе груза, а также об особенностях перевозки (температурный режим или класс опасности). После этого аутсорсер предложит несколько вариантов доставки на выбор.

Услуга 6. Бухгалтерский учет ВЭД

Бухучет ВЭД специфичен. При внешнеэкономической деятельности появляются сложности с:

• регистрацией или внесением изменений в учредительные документы;
• подготовкой документов для валютного контроля;
• отражением оплат и поступлений от иностранных контрагентов;
• расчету и учету курсовых разниц;
• уплате таможенных сборов.

Не каждый бухгалтер работал с другими странами, а знакомые с ВЭД специалисты стоят дорого. Компании-аутсорсеры предлагают услуги по государственной регистрации новых компаний и полному сопровождению бухгалтерского учета.

Минусы передачи ВЭД сторонней компании

Передача всей внешнеэкономической деятельности на аутсорсинг хоть и удобна, но имеет минусы:

• у вас появится зависимость от профессионалов, вы не сможете работать без них и не наработаете свой собственный опыт;
• вы будете мало общаться с контрагентами и не сможете заработать личный авторитет;
• у вас не будет собственной системы логистики;
• вы не сможете полностью контролировать работу сторонних специалистов;
• если ваша аутсорсинговая компания обанкротится, то не сможет выполнить свои обязательства, а вам придется срочно искать новых специалистов и начинать все практически с нуля.

Как перейти на аутсорсинг ВЭД

Если оценив все преимущества и риски, вы решились перевести ВЭД на аутсорсинг, нужно правильно выбрать услуги для передачи на аутсорсинг и компанию, которой вы доверитесь.

Проанализируйте свою деятельность — выясните, какие услуги и в каком объеме вам нужны.

Выберите подрядчика — обращайте внимание на срок работы компании, наличие учредительных документов, страховки и лицензии, а также тех, с кем она уже работала и работает.

Согласуйте условия договора — пропишите все условия четко и понятно, чтобы не оставить возможности для их двоякого толкования. Попросите аутсорсера объяснить все условия, в которых сомневаетесь. Перед подписанием бумаг покажите их своему или привлеченному юристу.

Решить вопрос с аутсорсингом налогового и бухгалтерского учета ВЭД можно в Контур.Бухте. А облачный сервис для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия поможет вам или вашему бухгалтеру организовать учет ВЭД самостоятельно. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новых пользователей. 

Автор статьи: Елизавета Кобрина

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет ВЭД и рублевых операций, налоги, авторасчет зарплаты и отправка отчетности в одном сервисе.

Попробовать бесплатно