Законодатель требует, чтобы налогоплательщики на УСН, ЕНВД, ЕСХН и ПСН вели Книгу учета доходов и расходов. А вот как ее вести — личное дело каждого. Некоторые по-старинке заполняют бумажную книгу вручную, кто-то пользуется Excel и Google-таблицами, а самые современные — специальными программами и сервисами. В статье разберем каждый из способов подробнее.
Закон требует, чтобы налогоплательщики на УСН, ЕСХН и ПСН вели Книгу учета доходов и расходов. А вот как ее вести — личное дело каждого. Некоторые по-старинке заполняют бумажную книгу вручную, кто-то пользуется Excel и Google-таблицами, а самые продуманные — специальными программами и сервисами. В статье разберем каждый из способов подробнее.
КУДиР и обязательства по ведению
Книга учета доходов и расходов — это реестр, в котором налогоплательщик фиксирует свои заработки и расходы. На основании КУДиР формируется налоговая база. Обязанность по ведению Книги установлена ст. 346.24 НК РФ.
КУДиР не сдается в налоговую или другие органы. Документ предоставляется только по требованию ФНС. В случае неведения книги налоговики выпишут штраф от 10 000 до 30 000 рублей. За ошибки в Книге будет аналогичный штраф. А если ошибки привели к занижению налогооблагаемой базы, с вас взыщут 20% от неуплаченной суммы и заставят уплатить недостачу.
Книгу можно вести в бумажном и электронном виде. Форма и порядок заполнения утверждены Приказом Минфина от 22 октября 2012 г. №135н. КУДиР включает титульный лист и 5 разделов. Узнать про разделы больше можете в статье «Книга учета доходов и расходов для УСН в 2019 году».
Заполнение КУДиР по-старинке
Заполнять Книгу учета доходов и расходов можно вручную. Бумажный способ будет отнимать много времени. К тому же подсчет налогооблагаемой базы нужно будет проводить вручную на калькуляторе, что может привести к ошибкам. А чем больше доходов и расходов, тем выше вероятность ошибки. Об автоматизации расчетов речи и не идет.
Воланд из романа «Мастер и Маргарита» говорил, что рукописи не горят. КУДиР — исключение из правил. Вы можете забыть книгу, потерять, ее может размочить дождем, а может даже сгрызть ручной хомячок. Восстановление займет много сил и времени.
Ведение КУДиР в Excel или Google-таблицах
Это уже более удачный вариант. Расчет налога к уплате можно частично автоматизировать, достаточно уметь пользоваться формулами в Excel. Потерять электронный КУДиР гораздо сложнее. Его могут «съесть» вирусы, но для безопасности заведите резервный файл на флешке или в облаке.
Но есть и минусы. Если у вас не было резервной копии, придется тратить время на восстановление книги. Формула для автоматических расчетов может содержать ошибку, которая аукнется только в конце года при подсчете налога. И автоматизацию вы получаете довольно усеченной. Заполнять другие отчеты придется вручную.
Программы для КУДиР: будущее наступило
На рынке большое разнообразие программ для ведения книги учета доходов и расходов. Плюс любой программы — это полная автоматизация. Ваша задача — вносить сведения по доходам и расходам или создавать первичные документы для бухучета, а все расчеты, отчеты и декларации программа подготовит сама — в том числе и КУДиР. Из популярных предложений стоит выделить:
- БухСофт. Упрощенная система — для юрлиц и ИП;
- ИП УСН — только для предпринимателей;
- БизнесПак — для всех;
- Бизнес.Ру — для ИП;
- Контур.Бухгалтерия — для малых фирм и ИП.
- Контур.Эльба — для малых фирм и ИП.
Часть программ устанавливается на компьютер, а часть работает в облаке. Например, веб-сервис Контур.Бухгалтерия доступен с любого устройства и из любого места, где есть интернет. Вы вносите первичные документы или сведения о доходах и расходах, а сервис сам автоматически формирует КУДиР, проводки, отчеты и аналитику.
Ваши данные хранятся на защищенных серверах в зашифрованном виде, с резервными копиями, за их безопасность отвечает компания. Их не сотрет вирус, никто не потеряет флешку и не выльет кофе на ноутбук. Также вам не нужно заморачиваться с установкой и приглашать программистов. Достаточно выйти в Интернет, ввести логин и пароль — и вы в системе. Сервис оптимизирован для работы с компьютера, планшета или телефона.
Важно! По требованию налоговой КУДиР нужно предоставить незамедлительно. Книга должна быть пронумерована и прошита. Распечатать бумажный вариант из программы не проблема — все автоматизировано и подогнано по размерам для печати. При печати из Excel и Google-таблиц вам придется предварительно корректировать высоту и ширину таблиц, а в Контур.Бухгалтерии все уже готово к распечатке.