Для управления бизнесом нужно знать, как он “дышит” и что в нем происходит. В этом помогают управленческие или финансовые отчеты. Расскажем, с каких отчетов стоит начать финансовый учет и на что обращать внимание при их создании.
Когда компании нужен финансовый учет
Предприниматели на старте бизнеса редко ведут финансовый учет: считают, что маленькому делу такой учет не нужен. Но в маленькой компании на счету каждый рубль, ресурс ограничен, и правильный учет только поможет проследить за деньгами и правильно вложить их, чтобы получить реальную прибыль.
Создайте систему финучета на старте — и она будет расти вместе с бизнесом, уточняясь и обрастая новыми подробностями и отчетами. Когда в компании откроются новые направления и появятся десятки сотрудников, вы сможете измерить все. Навык и привычка следить за финансами — тоже крайне важны для успешной работы, так что лучше ставить их при самом начале работы.
Как подготовиться к ведению финучета
Финансовый учет очень сильно зависит от отрасли вашей компании, ее масштабов и структуры. В каждом бизнесе свой состав выручки и расходов, и ваш финансовый учет должен отвечать на вопрос, как сократить расходы и увеличить прибыль. Для этого вам придется разложить по полочкам структуру выручки и расходов, чтобы понять, от чего зависит прибыль компании. Ответьте на такие вопросы:
- Какие товары или услуги вы продаете и каким клиентам?
- По каким ценам, почему и можно ли их повысить?
- Можно ли продавать больше и что для этого нужно сделать?
- Какие ресурсы расходует бизнес?
- Где вы тратите слишком много, но можете сэкономить?
- Какие расходы не поддаются управлению?
Как вести финансовый учет бизнеса
Чтобы измерять состояние бизнеса, предприниматели ведут финансовые отчеты. Вот три базовых управленческих отчета для любого бизнеса:
- баланс;
- отчет о прибылях и убытках;
- отчет о движении денежных средств.
Баланс — это “фотография бизнеса” на конкретный момент, он показывает состояние дел компании на любую даты: активы (чем владеет бизнес) и пассивы (долги бизнеса). Этот отчет считается главным для собственника, он позволяет понять, беднеет компания или богатеет, в чем “заморожены” деньги.
Отчет о прибылях и убытках (или о финансовых результатах) показывает состояние за период времени — неделю, месяц, квартал, год. Из него вы узнаете, какие товары или услуги вы продали, какую получили прибыль и сколько израсходовали. Если траты превысили выручку, в отчете будет не прибыль, а убыток. Но в этом отчете вы не увидите, можно ли эту прибыль изъять из бизнеса, для этого надо заглянуть в баланс.
Отчет о движении денежных средств тоже показывает состояние за период — например, за месяц: какая сумма была на ваших счетах на начало месяца, сколько денег пришло и откуда, какие вы сделали выплаты и куда, сколько осталось на счетах в конце месяца.
В сети вы найдете Excel-таблицы с настроенными формулами для этих отчетов. Их можно использовать в неизменном виде, но лучше настроить каждый из них под специфику своего бизнеса. Для этого придется вникнуть в структуру каждого отчета.
К трем базовым отчетам предлагают дополнительные:
- анализ эффективности, который показывает рентабельность направлений и эффективность вложений ресурсов бизнеса;
- платежный календарь, в котором вы планируете поступления денег и платежи, это лечит от кассовых разрывов и помогает принимать обоснованные решения о незапланированных расходах;
- зарплатная ведомость для учета выплат работникам, особенно если у них сложная мотивация;
- финансовая модель для вашего бизнеса, в которой вы планируете выручку и чистую прибыль и ключевые показатели, а затем сверяетесь с реальным ходом дел.
Какие виды деятельности надо различать при финансовом учете
Деятельность любой компании можно разложить на три направления: операционная, инвестиционная, финансовая. Эти направления важно разделять, чтобы правильно трактовать управленческие отчеты.
Операционная — это основная деятельность компании, которая приносит ей доход. Она может состоять из нескольких направлений или проектов или одного: вы обучаете детей иностранным языкам или доставляете продукты питания, предоставляете в аренду инструменты и так далее. Для этого вы приобретаете материалы, арендуете помещения, оплачиваете коммунальные услуги и клининг, нанимаете персонал, платите налоги и отчисления в фонды.
Вы ждете, что именно операционная деятельность будет приносить все больше прибыли. Для этого руководитель организует процессы так, чтобы каждая операция требовала все меньше расходов и потерь времени, меньше ошибок и потерь (при доставке заказа, производстве единицы продукции). Также он наращивает объемы деятельности: число клиентов, выпуск товаров, прибыль.
В операционной деятельности главные показатели — это рентабельность, отношение расходов к выручке, оборачиваемость активов и отдача на активы (например, выручка с метра торгового зала).
Инвестиционная деятельность ведется, когда компания вкладывает деньги в новый проект или в расширение, развитие деятельности, чтобы получить прибыль в будущем. Для этого обычно из основной (операционной) деятельности изымаются деньги, либо привлекаются заемные средства.
Например, компания покупает новые инструменты и оборудование, строит цех или склад. В такой ситуации другие подразделения работают при строгом урезанном бюджете, но в будущем бизнес рассчитывает на дополнительную прибыль, которой бы не было без нового оборудования или построек. Другие виды инвестиций — открытие новых филиалов, создание новых направлений в бизнесе, подготовка новых видов товаров или услуг. Даже покупка оборудования или программ, которые помогут снизить затраты и сэкономить в будущем, — тоже инвестиции.
В инвестиционной деятельности важно прописывать в документах все расходы с самых первых этапов, чтобы потом правдоподобно оценивать прибыль. Важно различать в управленческих отчетах инвестиционную деятельность и операционную, чтобы видеть ситуацию ясно, иначе прибыль от основной деятельности и расходы на инвестиции сложатся и не покажут нам ничего существенного.
Финансовая деятельность — это кредиты, займы и любое привлечение денег не от операционной деятельности, и у такого финансирования есть своя цена в виде процентов. И хотя кредитные деньги поступают на те же счета, куда приходят платежи от клиентов, вы не должны путать эти поступления. Во всех финансовых отчетах важно отделять финансовую деятельность от инвестиционной и операционной.
В финансовой деятельности стоит следить за тем, чтобы процентная ставка была как можно ниже была посильна для бизнеса, а объемы заемных средств оставались умеренными.
Собственник бизнеса, который предоставил компании на старте капитал, тоже финансирует бизнес. Выплата дивидендов собственникам, как и выплата процентов по займам и кредитам, тоже относится к финансовой деятельности.
Стройте управленческие отчеты и проводите финансовый анализ деятельности в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. В Бухгалтерии легко вести учет, начислять зарплату, сдавать отчетность и платить налоги, а еще получать отчеты для руководителя. Первые две недели работы в системе бесплатны: изучите отчеты и принимайте взвешенные решения.
