Большую часть рабочего дня бухгалтера занимает рутинная работа. Например, ввод накладных и других первичных документов. Работа с ними простая и монотонная, но требует много времени: создать номенклатуру, ввести количество и цену, указать номер, дату и так далее. В среднем бизнесе бухгалтер обрабатывает до 100 документов в день.
Работа с накладными возможна в двух вариантах. Первый — оплачивать работу бухгалтера по первичке. Это затратно, так как нужно обеспечить рабочее место, ежемесячно платить зарплату, начислять взносы. Да и вероятность ошибки исключать нельзя. Второй вариант — подключать специальные сервисы для автоматизации ввода первички в учетные системы. Расскажем об этом подробнее.
Как электронный документооборот помогает вводить первичку
Компания может подключиться к сервису обмена электронными документами, в котором работает большинство ее контрагентов. Это позволит отправлять и получать первичные документы в электронном виде, подписывая их электронной подписью.
Получив электронную накладную или акт, бухгалтер может создать черновик документа в учете и провести его буквально в пару кликов. Это кратно экономит время на обработку первички и избавляет от ошибок в учете.
Единственное «но»: редко компании удается полностью перейти на электронный документооборот, потому что часть контрагентов продолжает работать с бумажными документами, и они поступают в бухгалтерию наряду с электронными.
Как работает сервис для автоматизации ввода накладных
Сервисы распознавания и ввода в учет бухгалтерских документов помогают обрабатывать бумажную первичку. Они считывают данные со сканов накладных или актов, переносят их в черновик документа в учетной системе, бухгалтеру остается проверить правильность распознавания, скорректировать поля при необходимости — и провести документ.
Этап 1. Сканирование. Понадобится офисный сканер, чтобы создать скан-копии накладных для их чтения в сервисе. Подойдут файлы в формате PDF, JPEG, JPG, TIFF, PNG. Несколько накладных можно объединить в один файл, программа сама разобьет их на отдельные документы. Вес одного файла не должен превышать 50 Мб
Этап 2. Распознавание и проверка. Алгоритм сервиса четко знает взаимосвязь между строкой и той информацией, которая должна в ней храниться. Система распознает все строки накладной или другого документа: грузоотправителя и грузополучателя, дату, номенклатуру, количество и стоимость.
После распознавания система сверяет информацию с данными из справочников учетной системы: проверяет, есть ли у вас в базе такие контрагент или номенклатура.
Система покажет, какую информацию распознала и собирается загрузить в базу. Все сомнительные моменты будут выделены цветом. Бухгалтеру нужно проверить результат и подтвердить правильный вариант.
Этап 3. Выгрузка в базу. После проверки введенных накладных бухгалтер проводит их, и система загружает документ в общий список в учете
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенный электронный документооборот и система распознавания накладных, актов, договоров, счетов-фактур, счетов на оплату. Здесь легко работать с первичкой, вести учет, автоматически рассчитывать налоги и зарплату, формировать отчетность и отправлять ее через интернет. Все новички могут бесплатно тестировать систему 14 дней.