Ввод накладных


Работа с накладными возможна в двух вариантах. Первый — оплачивать работу бухгалтера по первичке. Это затратно, так как нужно обеспечить рабочее место, ежемесячно платить зарплату, начислять взносы. Да и вероятность ошибки исключать нельзя. Второй вариант — подключать специальные сервисы для автоматизации ввода первички в учетные системы. Расскажем об этом подробнее.

Как электронный документооборот помогает вводить первичку

Ввод накладных

Компания может подключиться к сервису обмена электронными документами, в котором работает большинство ее контрагентов. Это позволит отправлять и получать первичные документы в электронном виде, подписывая их электронной подписью. 

Получив электронную накладную или акт, бухгалтер может создать черновик документа в учете и провести его буквально в пару кликов. Это кратно экономит время на обработку первички и избавляет от ошибок в учете.

Единственное «но»: редко компании удается полностью перейти на электронный документооборот, потому что часть контрагентов продолжает работать с бумажными документами, и они поступают в бухгалтерию наряду с электронными.

Как работает сервис для автоматизации ввода накладных

Сервисы распознавания и ввода в учет бухгалтерских документов помогают обрабатывать бумажную первичку. Они считывают данные со сканов накладных или актов, переносят их в черновик документа в учетной системе, бухгалтеру остается проверить правильность распознавания, скорректировать поля при необходимости — и провести документ.

Этап 1. Сканирование. Понадобится офисный сканер, чтобы создать скан-копии накладных для их чтения в сервисе. Подойдут файлы в формате PDF, JPEG, JPG, TIFF, PNG. Несколько накладных можно объединить в один файл, программа сама разобьет их на отдельные документы. Вес одного файла не должен превышать 50 Мб

Этап 2. Распознавание и проверка. Алгоритм сервиса четко знает взаимосвязь между строкой и той информацией, которая должна в ней храниться. Система распознает все строки накладной или другого документа: грузоотправителя и грузополучателя, дату, номенклатуру, количество и стоимость.

После распознавания система сверяет информацию с данными из справочников учетной системы: проверяет, есть ли у вас в базе такие контрагент или номенклатура.

Система покажет, какую информацию распознала и собирается загрузить в базу. Все сомнительные моменты будут выделены цветом. Бухгалтеру нужно проверить результат и подтвердить правильный вариант.

Этап 3. Выгрузка в базу. После проверки введенных накладных бухгалтер проводит их, и система загружает документ в общий список в учете

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенный электронный документооборот и система распознавания накладных, актов, договоров, счетов-фактур, счетов на оплату. Здесь легко работать с первичкой, вести учет, автоматически рассчитывать налоги и зарплату, формировать отчетность и отправлять ее через интернет. Все новички могут бесплатно тестировать систему 14 дней.

Контур.Бухгалтерия
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть всё для удобной работы
  • Легко ведите учёт и заводите первичку
  • Отправляйте отчётность через интернет
  • Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
  • Начисляйте зарплату, больничные, отпускные
Попробовать бесплатно
Вам будут интересны статьи по теме «Бизнес-будни»
Автоматическое распознавание документов

Обработка бумажных документов — весомая часть работы бухгалтера. Чем больше бумаг, тем дольше сотрудник решает задачу по их вводу в учетную систему. Автоматическое распознавание документов поможет ускорить этот процесс и освободить время бухгалтера для более важных задач.

, Елена Космакова
Автоматический ввод документов

Первичный документ — основание для составления бухгалтерской проводки. Поэтому важно вносить в бухгалтерскую базу все документы. Главное — не допускать ошибок. Расскажем, как ускорить ввод первички, уменьшить риск ошибок и освободить бухгалтера от рутины.

, Елена Космакова
Как упростить работу бухгалтера

Бухгалтерия — это не только отчетность в налоговую и забивание бумажек в базу. Это центр, который собирает сведения о работе компании. Нужно узнать операционную прибыль — директор идет в бухгалтерию. Поставщик предъявляет претензии о невыполнении работ — директор звонит бухгалтеру и просит скан акта выполненных работ. И так до бесконечности.

, Елена Космакова