Ввод накладных

Большую часть рабочего дня бухгалтера занимает рутинная работа. Например, ввод накладных и других первичных документов. Работа с ними простая и монотонная, но требует много времени: создать номенклатуру, ввести количество и цену, указать номер, дату и так далее. В среднем бизнесе бухгалтер обрабатывает до 100 документов в день.

Работа с накладными возможна в двух вариантах. Первый — оплачивать работу бухгалтера по первичке. Это затратно, так как нужно обеспечить рабочее место, ежемесячно платить зарплату, начислять взносы. Да и вероятность ошибки исключать нельзя. Второй вариант — подключать специальные сервисы для автоматизации ввода первички в учетные системы. Расскажем об этом подробнее.

Как электронный документооборот помогает вводить первичку

Ввод накладных

Компания может подключиться к сервису обмена электронными документами, в котором работает большинство ее контрагентов. Это позволит отправлять и получать первичные документы в электронном виде, подписывая их электронной подписью. 

Получив электронную накладную или акт, бухгалтер может создать черновик документа в учете и провести его буквально в пару кликов. Это кратно экономит время на обработку первички и избавляет от ошибок в учете.

Единственное «но»: редко компании удается полностью перейти на электронный документооборот, потому что часть контрагентов продолжает работать с бумажными документами, и они поступают в бухгалтерию наряду с электронными.

Как работает сервис для автоматизации ввода накладных

Сервисы распознавания и ввода в учет бухгалтерских документов помогают обрабатывать бумажную первичку. Они считывают данные со сканов накладных или актов, переносят их в черновик документа в учетной системе, бухгалтеру остается проверить правильность распознавания, скорректировать поля при необходимости — и провести документ.

Этап 1. Сканирование. Понадобится офисный сканер, чтобы создать скан-копии накладных для их чтения в сервисе. Подойдут файлы в формате PDF, JPEG, JPG, TIFF, PNG. Несколько накладных можно объединить в один файл, программа сама разобьет их на отдельные документы. Вес одного файла не должен превышать 50 Мб

Этап 2. Распознавание и проверка. Алгоритм сервиса четко знает взаимосвязь между строкой и той информацией, которая должна в ней храниться. Система распознает все строки накладной или другого документа: грузоотправителя и грузополучателя, дату, номенклатуру, количество и стоимость.

После распознавания система сверяет информацию с данными из справочников учетной системы: проверяет, есть ли у вас в базе такие контрагент или номенклатура.

Система покажет, какую информацию распознала и собирается загрузить в базу. Все сомнительные моменты будут выделены цветом. Бухгалтеру нужно проверить результат и подтвердить правильный вариант.

Этап 3. Выгрузка в базу. После проверки введенных накладных бухгалтер проводит их, и система загружает документ в общий список в учете

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенный электронный документооборот и система распознавания накладных, актов, договоров, счетов-фактур, счетов на оплату. Здесь легко работать с первичкой, вести учет, автоматически рассчитывать налоги и зарплату, формировать отчетность и отправлять ее через интернет. Все новички могут бесплатно тестировать систему 14 дней.


Обработка отсканированных документов

Несмотря на то, что многие переходят на электронный документооборот, работа с бумажной первичкой все еще отнимает у бухгалтера много времени. Даже если сама организация шлет все документы через ЭДО, ее контрагенты могут по-старинке отправлять бумаги почтой.

Автоматическая обработка документов

Каждый бухгалтер знаком с обработкой первички. Эта рутинная механическая задача отнимает много времени. Сотруднику нужно проверить правильность оформления первички, а затем перенести данные из нее в учетную программу. Если первички не много, это можно сделать быстро. Но с ростом числа документов увеличивается и количество времени, которое тратит бухгалтер.

Сопроводительная накладная

Сопроводительная документация в России фиксирует любое перемещение материалов, товаров и другой продукции. Есть три типа сопроводительных накладных: товарная накладная ТОРГ-12, ставшая необязательной для большинства сделок товарно-транспортная накладная Т-1 и обязательная с 2021 года транспортная накладная. В статье расскажем, в каких случаях их заполнять и как упростить обработку этих документов.

Накладные в 2021 и 2022 году: товарные, транспортные, товарно‑транспортные

Накладные — это вид сопроводительных документов для товаров. В разных случаях компании и ИП используют разные виды накладных, а иногда заменяют их универсальными передаточными документами. Расскажем, как выбрать тип накладной, как заполнить и подписать.

Автоматическое распознавание документов

Обработка бумажных документов — весомая часть работы бухгалтера. Чем больше бумаг, тем дольше сотрудник решает задачу по их вводу в учетную систему. Автоматическое распознавание документов поможет ускорить этот процесс и освободить время бухгалтера для более важных задач.

Контур.Бухгалтерия
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть всё для удобной работы
  • Легко ведите учёт и заводите первичку
  • Отправляйте отчётность через интернет
  • Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
  • Начисляйте зарплату, больничные, отпускные
Попробовать бесплатно