Первичный документ — основание для составления бухгалтерской проводки. Поэтому важно вносить в бухгалтерскую базу все документы. Главное — не допускать ошибок. Расскажем, как ускорить ввод первички, уменьшить риск ошибок и освободить бухгалтера от рутины.
Как автоматизировать ввод документов
Есть два способа автоматически принимать в учет накладные, акты и другие бумаги:
- электронный документооборот — помогает принимать первичку в учет буквально в два клика и полностью избавляет от ошибок при переносе данных; минус только в том, что не все контрагенты переходят на ЭДО, часть из них продолжает присылать бумажную первичку;
- системы распознавания бухгалтерских документов — умеют считывать данные со скана накладной или акта, переносить сведения в документ в учете, бухгалтеру остается только проверить корректность распознавания и провести документ.
Как работают системы распознавания
Об электронном документообороте вы можете прочитать в нашей статье, а здесь мы расскажем о сервисах для автоматизации ввода первички. Это могут быть отдельные программы, но чаще они работают как часть учетной системы. Принцип работы у них один:
в сервис загружаются сканы документов, например, накладных и актов;
система проводит распознавание и показывает, какую информацию намерена внести в бухгалтерскую базу;
если программа в чем-то сомневается, она подсвечивает это поле, а проверяющий бухгалтер выбирает нужный вариант для ввода;
информация загружается в бухгалтерскую базу.
Бухгалтеру достаточно сделать скан. А можно попросить контрагента сразу присылать электронную копию — не придется бегать к сканеру. Это экономит время бухгалтера, позволяет спокойно заниматься отчетностью и налогами.
Автоматизация ускоряет ввод первички
Программы для автоввода первички не преследуют цель полностью исключить человека из процесса обработки. Ее цель — ускорить этот процесс. А задача бухгалтера — проверять вносимые программой данные.
Например, такие программы как Контур.Бухгалтерия или 1С тоже не полностью автоматизируют бухучет. В компании все равно остается бухгалтер, который с ними работает. Если задуматься, много ли вы знаете компаний или бухгалтеров, которые ведут весь учет вручную, используя журналы и книги? Вероятно, ни одной.
Вот и с автораспознаванием работа идет гораздо быстрее. Сотрудник не тратит время на перенос документов с бумаги на компьютер, а сразу видит то, что распознала программа.
Автоматизация усиливает контроль
Бухгалтеры считают, что программы могут неверно распознать написанную в документе информацию — перепутать цифру, букву и так далее.
Но, во-первых, ошибиться может и сам бухгалтер. Особенно, если объем первички постоянно растет. Это называют человеческий фактор.
Во-вторых, программа подсвечивает места, в которых сомневается, и оставляет выбор правильного варианта за проверяющим лицом. К тому же у сервиса «глаз не замыливается», он не устает. Зато постоянно совершенствуется и обновляется. Обычного бухгалтера никто не проверяет. А если вы вводите первичку автоматически и следите за результатом, процесс проходит двойную проверку.
Конфиденциальность информации
В первичных документах ценной информации очень много — это и наименования покупателей и поставщиков, и цены, и суммы сделок. Ее лучше хранить в надежном месте.
Выбирая сервис автоматизации, внимательно изучите его систему безопасности. Где находится сервер, как обрабатываются и шифруются данные. Узнайте, кто разработчик. Доверять неизвестным компаниям не стоит, лучше выбрать сервис с авторитетным именем. Хорошо, если система распознавания входит в состав учетного софта, тогда вы не оставляете лишнего информационного «следа» — все остается внутри бухгалтерской программы.
Преимущества автоматизации
Выделим преимущества, которые дает система автоматизации ввода первичных документов в организации.
- Ускорение работы — сервисы автоматизации легко обрабатывают большое количество документов за несколько минут, в освободившееся время бухгалтер может выполнить другие задачи.
- Возможность делегировать работу — во время сдачи отчетности у главного бухгалтера всегда аврал, но первичку никто не отменял. Обработку можно переложить на автоматический сервис, а контроль за его работой поручить другому сотруднику. Это проще, чем учить секретаря вручную вводить первичку в учет.
- Настройка программы под себя — бухучет в каждой компании отчасти индивидуален: есть свои субсчета, свои наименования и так далее. Программу можно настроить так, что она сама подберет плательщика, выберет склад, счет и так далее.
- Электронный архив — все загруженные сканы хранятся в одном месте или прикрепляются к документам в системе учета, так их проще найти при необходимости.
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенная система распознавания первички и электронный документооборот. Здесь легко вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет. Все новички могут 14 дней бесплатно тестировать систему.