Обработка бумажных документов — весомая часть работы бухгалтера. Чем больше бумаг, тем дольше сотрудник решает задачу по их вводу в учетную систему. Автоматическое распознавание документов поможет ускорить этот процесс и освободить время бухгалтера для более важных задач.
Зачем нужно автоматическое распознавание документов
Первичные документы — основа бухгалтерского учета. По ним бухгалтер принимает товарно-материальные ценности к учету, строит проводки. А уже потом формирует бухгалтерский баланс и подсчитывает прибыль. Такая работа требует повышенной внимательности, но быстро утомляет и отнимает много времени.
Процесс выглядит так. Бухгалтер получает бумажный оригинал накладной со счетом-фактурой или акта и скрупулезно начинает переносить информацию с бумаги в учетный сервис. Первый документ, второй, третий. Под конец дня «глаз замыливается», и уже нельзя быть уверенным на 100%, что все внесено верно. В одной накладной потерялись копейки, в другой появился лишний ноль, а в третьей перепутались цены товаров.
Эти ошибки сказываются и на отчетности для налоговой, и на бухгалтерском балансе, и на управленческих отчетах для руководства. Что недопустимо.
Сервис для распознавания бухгалтерских документов меняет ситуацию. Он превращает бухгалтера из исполнителя в проверяющего. Программа сама вносит данные в учетную систему, а бухгалтер только проверяет корректность распознавания. В итоге — усиленный контроль за достоверностью данных.
К тому же программа работает быстрее человека. На обработку одного документа у программы распознавания уходит в 2-5 раз меньше времени, чем у бухгалтера.
Как работает автоматическое распознавание документов
В автоматическом режиме распознавать документы помогает специальная программа или встроенный модуль бухгалтерской программе — такой есть, например в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Через него бухгалтер загружает скан документа в программу, которая его обрабатывает. Вся процедура состоит из четырех этапов.
1. Подготовка сканов документов. Сотрудник сканирует накладную, счет-фактуру или акт. Главные условия:
- разрешение скана 200-400 dpi;
- текст хорошо пропечатан, границы таблицы четкие;
- форма сканируемого документа соответствует официальной — нет лишних столбцов или пометок;
- формат скан-копии: pdf, tiff, jpg, jpeg, png. Если сканов много, объедините их в zip-архив;
- многостраничный документ отсканирован в правильном порядке;
- вес скан-копии не превышает 50 мб.
2. Загрузка скан-копий на распознавание. Система запрашивает скан-копии первичных документов, распознает их и переводит на «компьютерный» язык. На операцию уходит от 15 секунд до 1 минуты с учетом времени на загрузку. Чем больше документов или товарных позиций в скане, тем дольше загружается файл. Например, 20 скан-копий удавалось обработать за 10-15 минут.
Сканы система прикрепляет к документам в учете, которые создает на их основе. Их всегда можно найти.
3. Обработка распознанной информации. Система выводит на экран данные, которые распознала. Бухгалтеру нужно проверить правильность значений. Если система сомневается в точности распознавания, она выделит цветом поля, которые нужно особенно внимательно проверить или самостоятельно внести значения.
А еще система сверяет позиции из документа со справочниками в учете. Например, если в учетном сервисе нет номенклатуры из документа, он предложит ее создать.
4. Создание документа в учете. По клику на кнопку «Провести» система скомандует программе оприходовать номенклатуру. На этом его работа завершается. Распознанный и проведенный документ появится в списке среди прочих документов.
Легко вводите документы в учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия: кроме системы распознавания бухгалтерских документов здесь есть еще и встроенный электронный документооборот. Ведите учет, платите налоги и зарплату, отчитывайтесь через интернет. Новички бесплатно тестируют сервис 14 дней.