Автоматическая обработка документов

Каждый бухгалтер знаком с обработкой первички. Эта рутинная механическая задача отнимает много времени. Сотруднику нужно проверить правильность оформления первички, а затем перенести данные из нее в учетную программу. Если первички не много, это можно сделать быстро. Но с ростом числа документов увеличивается и количество времени, которое тратит бухгалтер.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Плюсы автоматизации обработки документов

Первичные документы — основание для составления бухгалтерских проводок. В дальнейшем по ним строится отчетность и учетная система на предприятии. Например, без товарной накладной бухгалтер не оприходует товар на склад. А значит:

• компания не будет знать, сколько сырья у нее есть;
• часть сырья будет не учтена, поэтому его могут быстро разворовать;
• в бухгалтерском балансе будет неверно отражена сумма запасов;
• стоимость материалов не будет учтена в себестоимости продукции.

Даже если бухгалтерия вовремя вносит первичку, остается вероятность ошибки, которая растет вместе с числом обработанных документов. «Замылился глаз» — так говорят сотрудники. Эти ошибки бывают несущественными, например, вместо 10 копеек указали 1 копейку, или серьезными, когда вместо 150 000 написали 1 500 000.

Автоматизация обработки первички решает сразу две проблемы:

• во-первых, ускоряет работу — программа тратит 15–60 секунд на обработку одного документа в зависимости от количества информации в нем;
• во-вторых, минимизирует шанс ошибки — программа сверяет информацию из документа со справочниками в учетной системе, а если сомневается в правильности распознавания, выделяет ячейку желтым цветом, тогда проверяющий бухгалтер должен проверить данные или ввести дополнительную номенклатуру.

Тестируйте систему для учета, зарплаты и отчетности Контур.Экстерн — 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Алгоритм работы системы распознавания

Настроить программу для автоматизации ввода первички просто. Она может быть внешней обработкой для учетной системы или может быть встроена в нее. В первом случае сервис распознает сканы первички и загружает в вашу программу, во втором случае делает то же самое, разве что немного быстрее.

Оператору, который работает с системой распознавания, нужно выполнить четыре шага.

Шаг 1. Подготовка скан-копий первичных документов. Накладные, акты, УПД или другие документы нужно отсканировать, а перед этим убедиться, что они соответствуют официальной форме и правильно заполнены.

Можно отсканировать много накладных за один раз, главное — расположить их по-порядку друг за другом. Чтобы не тратить время на сканирование, попросите поставщиков при отгрузке сразу скидывать вам сканы на e-mail — это ускорит процесс. А обменяться оригиналами можно по почте.

Шаг 2. Загрузка скан-копий в обработку. Загрузите сканы в программу через соответствующее поле или кнопку в интерфейсе. Система начнет распознавать документы, это займет от 30 секунд на документ в разных программах. Время зависит от количества строк и информации.

Шаг 3. Получение распознанных документов. После обработки система подгрузит в учет данные и покажет черновик документа. Бухгалтеру остается только его проверить. При загрузке система сверяется со справочниками и подбирает верную номенклатуру, поставщиков и так далее. Если не удалось найти подходящую позицию, или возникли сложности с распознаванием, программа подсветит поле документа желтым цветом. Заполнить ее должен бухгалтер.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенная система распознавания накладных, актов, УПД, счетов на оплату, договоров, а еще здесь есть встроенный документооборот, который тоже упрощает обработку первички. Ведите учет, платите налоги и зарплату, отчитывайтесь через интернет в Бухгалтерии. Тестируйте сервис бесплатно 14 дней.

Онлайн-бухгалтерия: все под контролем

Учет, зарплата, отчетность, КЭП, ЭДО — работайте и не выгорайте

Попробовать бесплатно