Каждый бухгалтер знаком с обработкой первички. Эта рутинная механическая задача отнимает много времени. Сотруднику нужно проверить правильность оформления первички, а затем перенести данные из нее в учетную программу. Если первички не много, это можно сделать быстро. Но с ростом числа документов увеличивается и количество времени, которое тратит бухгалтер.
Плюсы автоматизации обработки документов
Первичные документы — основание для составления бухгалтерских проводок. В дальнейшем по ним строится отчетность и учетная система на предприятии. Например, без товарной накладной бухгалтер не оприходует товар на склад. А значит:
- компания не будет знать, сколько сырья у нее есть;
- часть сырья будет не учтена, поэтому его могут быстро разворовать;
- в бухгалтерском балансе будет неверно отражена сумма запасов;
- стоимость материалов не будет учтена в себестоимости продукции.
Даже если бухгалтерия вовремя вносит первичку, остается вероятность ошибки, которая растет вместе с числом обработанных документов. «Замылился глаз» — так говорят сотрудники. Эти ошибки бывают несущественными, например, вместо 10 копеек указали 1 копейку, или серьезными, когда вместо 150 000 написали 1 500 000.
Автоматизация обработки первички решает сразу две проблемы:
- во-первых, ускоряет работу — программа тратит 15–60 секунд на обработку одного документа в зависимости от количества информации в нем;
- во-вторых, минимизирует шанс ошибки — программа сверяет информацию из документа со справочниками в учетной системе, а если сомневается в правильности распознавания, выделяет ячейку желтым цветом, тогда проверяющий бухгалтер должен проверить данные или ввести дополнительную номенклатуру.
Алгоритм работы системы распознавания
Настроить программу для автоматизации ввода первички просто. Она может быть внешней обработкой для учетной системы или может быть встроена в нее. В первом случае сервис распознает сканы первички и загружает в вашу программу, во втором случае делает то же самое, разве что немного быстрее.
Оператору, который работает с системой распознавания, нужно выполнить четыре шага.
Шаг 1. Подготовка скан-копий первичных документов. Накладные, акты, УПД или другие документы нужно отсканировать, а перед этим убедиться, что они соответствуют официальной форме и правильно заполнены.
Можно отсканировать много накладных за один раз, главное — расположить их по-порядку друг за другом. Чтобы не тратить время на сканирование, попросите поставщиков при отгрузке сразу скидывать вам сканы на e-mail — это ускорит процесс. А обменяться оригиналами можно по почте.
Шаг 2. Загрузка скан-копий в обработку. Загрузите сканы в программу через соответствующее поле или кнопку в интерфейсе. Система начнет распознавать документы, это займет от 30 секунд на документ в разных программах. Время зависит от количества строк и информации.
Шаг 3. Получение распознанных документов. После обработки система подгрузит в учет данные и покажет черновик документа. Бухгалтеру остается только его проверить. При загрузке система сверяется со справочниками и подбирает верную номенклатуру, поставщиков и так далее. Если не удалось найти подходящую позицию, или возникли сложности с распознаванием, программа подсветит поле документа желтым цветом. Заполнить ее должен бухгалтер.
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенная система распознавания накладных, актов, УПД, счетов на оплату, договоров, а еще здесь есть встроенный документооборот, который тоже упрощает обработку первички. Ведите учет, платите налоги и зарплату, отчитывайтесь через интернет в Бухгалтерии. Тестируйте сервис бесплатно 14 дней.
