Автоматическая обработка документов

Каждый бухгалтер знаком с обработкой первички. Эта рутинная механическая задача отнимает много времени. Сотруднику нужно проверить правильность оформления первички, а затем перенести данные из нее в учетную программу. Если первички не много, это можно сделать быстро. Но с ростом числа документов увеличивается и количество времени, которое тратит бухгалтер.

Плюсы автоматизации обработки документов

Первичные документы — основание для составления бухгалтерских проводок. В дальнейшем по ним строится отчетность и учетная система на предприятии. Например, без товарной накладной бухгалтер не оприходует товар на склад. А значит:

  • компания не будет знать, сколько сырья у нее есть;
  • часть сырья будет не учтена, поэтому его могут быстро разворовать;
  • в бухгалтерском балансе будет неверно отражена сумма запасов;
  • стоимость материалов не будет учтена в себестоимости продукции.

Даже если бухгалтерия вовремя вносит первичку, остается вероятность ошибки, которая растет вместе с числом обработанных документов. «Замылился глаз» — так говорят сотрудники. Эти ошибки бывают несущественными, например, вместо 10 копеек указали 1 копейку, или серьезными, когда вместо 150 000 написали 1 500 000.

Автоматизация обработки первички решает сразу две проблемы:

  • во-первых, ускоряет работу — программа тратит 15–60 секунд на обработку одного документа в зависимости от количества информации в нем;
  • во-вторых, минимизирует шанс ошибки — программа сверяет информацию из документа со справочниками в учетной системе, а если сомневается в правильности распознавания, выделяет ячейку желтым цветом, тогда проверяющий бухгалтер должен проверить данные или ввести дополнительную номенклатуру.

Алгоритм работы системы распознавания

Настроить программу для автоматизации ввода первички просто. Она может быть внешней обработкой для учетной системы или может быть встроена в нее. В первом случае сервис распознает сканы первички и загружает в вашу программу, во втором случае делает то же самое, разве что немного быстрее.

Оператору, который работает с системой распознавания, нужно выполнить четыре шага.

Шаг 1. Подготовка скан-копий первичных документов. Накладные, акты, УПД или другие документы нужно отсканировать, а перед этим убедиться, что они соответствуют официальной форме и правильно заполнены.

Можно отсканировать много накладных за один раз, главное — расположить их по-порядку друг за другом. Чтобы не тратить время на сканирование, попросите поставщиков при отгрузке сразу скидывать вам сканы на e-mail — это ускорит процесс. А обменяться оригиналами можно по почте.

Шаг 2. Загрузка скан-копий в обработку. Загрузите сканы в программу через соответствующее поле или кнопку в интерфейсе. Система начнет распознавать документы, это займет от 30 секунд на документ в разных программах. Время зависит от количества строк и информации.

Шаг 3. Получение распознанных документов. После обработки система подгрузит в учет данные и покажет черновик документа. Бухгалтеру остается только его проверить. При загрузке система сверяется со справочниками и подбирает верную номенклатуру, поставщиков и так далее. Если не удалось найти подходящую позицию, или возникли сложности с распознаванием, программа подсветит поле документа желтым цветом. Заполнить ее должен бухгалтер.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенная система распознавания накладных, актов, УПД, счетов на оплату, договоров, а еще здесь есть встроенный документооборот, который тоже упрощает обработку первички. Ведите учет, платите налоги и зарплату, отчитывайтесь через интернет в Бухгалтерии. Тестируйте сервис бесплатно 14 дней.


Обработка отсканированных документов

Несмотря на то, что многие переходят на электронный документооборот, работа с бумажной первичкой все еще отнимает у бухгалтера много времени. Даже если сама организация шлет все документы через ЭДО, ее контрагенты могут по-старинке отправлять бумаги почтой.

Сопроводительная накладная

Сопроводительная документация в России фиксирует любое перемещение материалов, товаров и другой продукции. Есть три типа сопроводительных накладных: товарная накладная ТОРГ-12, ставшая необязательной для большинства сделок товарно-транспортная накладная Т-1 и обязательная с 2021 года транспортная накладная. В статье расскажем, в каких случаях их заполнять и как упростить обработку этих документов.

Накладные в 2021 и 2022 году: товарные, транспортные, товарно‑транспортные

Накладные — это вид сопроводительных документов для товаров. В разных случаях компании и ИП используют разные виды накладных, а иногда заменяют их универсальными передаточными документами. Расскажем, как выбрать тип накладной, как заполнить и подписать.

Автоматическое распознавание документов

Обработка бумажных документов — весомая часть работы бухгалтера. Чем больше бумаг, тем дольше сотрудник решает задачу по их вводу в учетную систему. Автоматическое распознавание документов поможет ускорить этот процесс и освободить время бухгалтера для более важных задач.

Ввод первичных документов

Ввод первички в учетную систему можно организовать при любой работе бухгалтера: в офисе или на удаленке. Для упрощения и ускорения работы здесь может понадобиться система автоматизации — сервис распознавания бухгалтерских документов. Тогда специалист сможет работать со сканами бумаг.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты