Обработка отсканированных документов

Несмотря на то, что многие переходят на электронный документооборот, работа с бумажной первичкой все еще отнимает у бухгалтера много времени. Даже если сама организация шлет все документы через ЭДО, ее контрагенты могут по-старинке отправлять бумаги почтой.

Что такое обработка отсканированных документов

На основании первички бухгалтер строит проводки, для этого он переносит информацию с бумажного документа в учетную базу. Раньше этот перенос делали вручную.

Теперь специальные сервисы умеют распознавать напечатанный текст и переводить его в формат, понятный системе учета. Это автоматическая обработка отсканированных документов. Бухгалтер только проверяет, что распознала программа, и нажимает «ОК».

На рынке есть решения, которые загружают в базу документы в формате xls или doc. А есть такие, которые распознают фото или сканы — чем выше качество изображения (в идеале — скана), тем больше позиций распознает система. 

Зачем бухгалтеру нужна автоматическая обработка сканов

Обработка первички вручную занимает много времени. А к концу дня «замыленный глаз» может пропустить цифру или добавить лишнюю. Это приведет к ошибкам в бухучете.

С автоматической обработкой проще. Бухгалтер загружает сканы, а система их обрабатывает. На один документ в среднем уходит 30-90 секунд, в зависимости от объема. Это гораздо быстрее, чем переносить данные вручную. На практике автоматизация необходима, если бухгалтер обрабатывает от 50 документов в месяц.

К тому же программа не устает, ей неважно, сколько документов загрузили. Вероятность ошибки минимальна и не зависит от количества первички. Плюс бухгалтер всегда может проверить, что и как распознала программа. Если система в чем-то засомневалась, например, не нашла номенклатуру в справочнике, она подсветит эту ячейку желтым цветом, а бухгалтер исправит ошибку или введет данные вручную.

Программа экономит не только время бухгалтера, но и деньги компании. С автоматизацией отпадает потребность в расширении бухгалтерского штата: не нужно платить зарплату новым сотрудникам, покупать им доступ в учетную систему, оборудовать рабочее место и так далее.

Преимущества автоматической обработки

Выделим плюсы, которые дает сервис обработки первички:

  • низкая вероятность ошибок — меньше штрафов и путаницы, нет вопросов налоговиков;
  • экономит время бухгалтерии и упрощает работу — больше времени для важных задач;
  • автоматическая сверка со справочниками;
  • даже если ваш контрагент не подключается к ЭДО — у вас есть простой спомоб обработать бумажную первичку от него;
  • документы хранятся в электронном формате — проще найти;
  • данные быстрее поступают в учетную базу;
  • не нужно расширять бухгалтерский штат.

Как происходит обработка отсканированных документов

Для распознавания текста нужна программа: либо внешняя обработка для вашей учетной системы, либо учетный сервис со встроенной системой распознавания. Процесс обработки первички проходит в несколько шагов.

Шаг 1. Сканируем документы

Тут нужны скан-копии первички. Если ваши контрагенты скидывают их вам на e-mail — это упрощает работу. Если нет, сканировать оригинал придется самостоятельно. Чем выше качество скана, тем больше позиций распознает программа. 

Шаг 2. Загружаем скан-копии

На этом этапе запустите обработку. Начните создавать новый документ: выберите его тип и нажмите на кнопку «Прикрепить и распознать сканы», добавьте все нужные документы — и запустите процесс распознавания.

Шаг 3. Проводим документ в учете

После обработки сервис покажет распознанную информацию в черновике документа. Бухгалтер должен ее проверить, обращая внимание на желтые ячейки — они означают, что программа либо не смогла распознать текст, либо не нашла аналог в учетном справочнике. Тогда сотрудник дописывает данные вручную.

После проверки кликаем «Провести», и система создаст и проведет документ в базе. Бухгалтерская проводка сформирована. Скан сервис прикрепит к проведенному документу, чтобы его было легко найти.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенная система распознавания накладных, актов, УПД, счетов на оплату, договоров, а по фактурной части счета-фактуры сервис умеет создавать акты и накладные. Тестируйте онлайн-бухгалтерию бесплатно 14 дней и работайте легко.


Автоматическая обработка документов

Каждый бухгалтер знаком с обработкой первички. Эта рутинная механическая задача отнимает много времени. Сотруднику нужно проверить правильность оформления первички, а затем перенести данные из нее в учетную программу. Если первички не много, это можно сделать быстро. Но с ростом числа документов увеличивается и количество времени, которое тратит бухгалтер.

Сопроводительная накладная

Сопроводительная документация в России фиксирует любое перемещение материалов, товаров и другой продукции. Есть три типа сопроводительных накладных: товарная накладная ТОРГ-12, ставшая необязательной для большинства сделок товарно-транспортная накладная Т-1 и обязательная с 2021 года транспортная накладная. В статье расскажем, в каких случаях их заполнять и как упростить обработку этих документов.

Накладные в 2021 и 2022 году: товарные, транспортные, товарно‑транспортные

Накладные — это вид сопроводительных документов для товаров. В разных случаях компании и ИП используют разные виды накладных, а иногда заменяют их универсальными передаточными документами. Расскажем, как выбрать тип накладной, как заполнить и подписать.

Автоматическое распознавание документов

Обработка бумажных документов — весомая часть работы бухгалтера. Чем больше бумаг, тем дольше сотрудник решает задачу по их вводу в учетную систему. Автоматическое распознавание документов поможет ускорить этот процесс и освободить время бухгалтера для более важных задач.

Ввод первичных документов

Ввод первички в учетную систему можно организовать при любой работе бухгалтера: в офисе или на удаленке. Для упрощения и ускорения работы здесь может понадобиться система автоматизации — сервис распознавания бухгалтерских документов. Тогда специалист сможет работать со сканами бумаг.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты