Несмотря на то, что многие переходят на электронный документооборот, работа с бумажной первичкой все еще отнимает у бухгалтера много времени. Даже если сама организация шлет все документы через ЭДО, ее контрагенты могут по-старинке отправлять бумаги почтой.
Что такое обработка отсканированных документов
На основании первички бухгалтер строит проводки, для этого он переносит информацию с бумажного документа в учетную базу. Раньше этот перенос делали вручную.
Теперь специальные сервисы умеют распознавать напечатанный текст и переводить его в формат, понятный системе учета. Это автоматическая обработка отсканированных документов. Бухгалтер только проверяет, что распознала программа, и нажимает «ОК».
На рынке есть решения, которые загружают в базу документы в формате xls или doc. А есть такие, которые распознают фото или сканы — чем выше качество изображения (в идеале — скана), тем больше позиций распознает система.
Зачем бухгалтеру нужна автоматическая обработка сканов
Обработка первички вручную занимает много времени. А к концу дня «замыленный глаз» может пропустить цифру или добавить лишнюю. Это приведет к ошибкам в бухучете.
С автоматической обработкой проще. Бухгалтер загружает сканы, а система их обрабатывает. На один документ в среднем уходит 30-90 секунд, в зависимости от объема. Это гораздо быстрее, чем переносить данные вручную. На практике автоматизация необходима, если бухгалтер обрабатывает от 50 документов в месяц.
К тому же программа не устает, ей неважно, сколько документов загрузили. Вероятность ошибки минимальна и не зависит от количества первички. Плюс бухгалтер всегда может проверить, что и как распознала программа. Если система в чем-то засомневалась, например, не нашла номенклатуру в справочнике, она подсветит эту ячейку желтым цветом, а бухгалтер исправит ошибку или введет данные вручную.
Программа экономит не только время бухгалтера, но и деньги компании. С автоматизацией отпадает потребность в расширении бухгалтерского штата: не нужно платить зарплату новым сотрудникам, покупать им доступ в учетную систему, оборудовать рабочее место и так далее.
Преимущества автоматической обработки
Выделим плюсы, которые дает сервис обработки первички:
- низкая вероятность ошибок — меньше штрафов и путаницы, нет вопросов налоговиков;
- экономит время бухгалтерии и упрощает работу — больше времени для важных задач;
- автоматическая сверка со справочниками;
- даже если ваш контрагент не подключается к ЭДО — у вас есть простой спомоб обработать бумажную первичку от него;
- документы хранятся в электронном формате — проще найти;
- данные быстрее поступают в учетную базу;
- не нужно расширять бухгалтерский штат.
Как происходит обработка отсканированных документов
Для распознавания текста нужна программа: либо внешняя обработка для вашей учетной системы, либо учетный сервис со встроенной системой распознавания. Процесс обработки первички проходит в несколько шагов.
Шаг 1. Сканируем документы
Тут нужны скан-копии первички. Если ваши контрагенты скидывают их вам на e-mail — это упрощает работу. Если нет, сканировать оригинал придется самостоятельно. Чем выше качество скана, тем больше позиций распознает программа.
Шаг 2. Загружаем скан-копии
На этом этапе запустите обработку. Начните создавать новый документ: выберите его тип и нажмите на кнопку «Прикрепить и распознать сканы», добавьте все нужные документы — и запустите процесс распознавания.
Шаг 3. Проводим документ в учете
После обработки сервис покажет распознанную информацию в черновике документа. Бухгалтер должен ее проверить, обращая внимание на желтые ячейки — они означают, что программа либо не смогла распознать текст, либо не нашла аналог в учетном справочнике. Тогда сотрудник дописывает данные вручную.
После проверки кликаем «Провести», и система создаст и проведет документ в базе. Бухгалтерская проводка сформирована. Скан сервис прикрепит к проведенному документу, чтобы его было легко найти.
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенная система распознавания накладных, актов, УПД, счетов на оплату, договоров, а по фактурной части счета-фактуры сервис умеет создавать акты и накладные. Тестируйте онлайн-бухгалтерию бесплатно 14 дней и работайте легко.
