Сопроводительная документация в России фиксирует любое перемещение материалов, товаров и другой продукции. Есть три типа сопроводительных накладных: товарная накладная ТОРГ-12, ставшая необязательной для большинства сделок товарно-транспортная накладная Т-1 и обязательная с 2021 года транспортная накладная. В статье расскажем, в каких случаях их заполнять и как упростить обработку этих документов.
Законы и документы о сопроводительной накладной
Накладные входят в список первичных учетных документов, которые обязательны к оформлению в разных случаях. Формы накладных и правила их заполнения устанавливают:
- для ТОРГ-12 — постановление Госкомстата России от 25.12.98 № 132;
- для товарно-транспортной накладной Т-1 — постановление Госкомстата России от 28.11.1997 г. N 78;
- для транспортной накладной — постановление Правительства от 21.12.2020 № 2200.
Сопроводительную накладную можно составлять и в электронном виде. В этом случае оформлять дополнительно бумажные накладные не нужно. Главное, чтобы у поставщика, получателя и перевозчика груза были электронные подписи и подключение к системе ЭДО.
Когда заполняют разные формы накладных
При передаче товара от продавца покупателю накладная служит документом, сопровождающим сделку. Это первичный документ: с его помощью продавец списывает товар с учета, а покупатель — оприходует товар. Также покупатель учитывает расходы на покупку товара и транспортировку.
Для учета НДС к накладной заполняется счет-фактура: он отчасти дублирует накладную, но не может ее заменить, как и накладная не заменяет счет-фактуру. Но для упрощения документооборота можно вместо пары накладная + счет-фактура оформить универсальный передаточный документ (УПД).
Товарную накладную по форме ТОРГ-12 заполняют в двух экземплярах при передаче товара от поставщика покупателю. Если поставщик сам привозит товар или покупатель забирает товар своим транспортом, то есть в процессе не участвует грузоперевозчик, достаточно одной товарной накладной в качестве сопроводительного документа.
Товарно-транспортную накладную Т-1 в обязательном порядке заполняют продавцы алкоголя, спирта и спиртосодержащей продукции, даже если везут товар своим транспортом. Для остальных предприятий этот документ не обязателен, хотя многие продолжают пользоваться им для удобства учета, но тогда нужно закрепить его в учетной политике компании или ИП.
Транспортная накладная обязательна при перевозках грузов с начала 2021 года. Ее заполняют в трех экземплярах — для поставщика, перевозчика и получателя, вносят в нее данные об услуге доставки и договоре, стоимости транспортировки. Такую накладную могут потребовать представители ГИБДД у водителя, она служит первичным документом, который подтверждает расходы на транспортировку.
Как обрабатывают сопроводительные накладные в бухгалтерии
После получения бумажных накладных бухгалтер проверяет правильность заполнения документа, при необходимости возвращает накладную на переоформление. Если в накладной все корректно, он вводит данные в систему учета. Затем отправляет документ на хранение в архив.
При работе с электронной накладной задача упрощается: ввести такой документ в систему учета можно в считанные секунды, не опасаясь ошибок а хранится он на серверах оператора электронного документооборота.
Обычной практикой бухгалтерий стала работа со сканами накладных. Контрагенты договариваются отправлять друг другу сканы, чтобы ускорить их ввод в систему учета, а оригиналы пересылают по мере возможности. Скан-образ документа не имеет юридической силы, но он содержит всю информацию документа, и с ним можно работать.
А еще сканы накладных помогают облегчить ввод документов в учетную систему.
Как автоматизируют ввод накладных с помощью программ
Современные технологии позволяют ускорить в несколько раз ввод накладных в учетную систему. Процесс делится на три этапа.
Шаг 1. Сканирование. Если накладная от поставщика уже пришла в виде скана, этот этап не потребуется. Сканер нужен для бумажных накладных — и это должно быть именно сканирование, а не фотографирование. Программы распознавания чувствительны к качеству, а фото не обеспечивает нужной четкости.
Шаг 2. Распознавание и проверка. Программы распознавания четко знают, в какой строке должны быть соответствующие данные. Так система находит грузоотправителя, грузополучателя, реквизиты, дату, номенклатуру, стоимость и количество товаров. Она переносит все эти данные в черновик документа в учетной системе и сверяет ее с данными из справочников: ищет такого же контрагента и номенклатуру. Если система не находит подходящую карточку в каталоге, она создает новую.
Если программа сомневается в распознавании каких-то строк, она выделит их цветом. Бухгалтеру остается внимательно проверить правильность распознавания.
Шаг 3. Загрузка документа в базу. После проверки бухгалтер проводит документ, и он появляется в списке прочих документов, а скан прикрепляется к нему для удобства поиска.
Так система распознавания помогает обрабатывать накладные:
- экономить время на ввод в учетную систему в 3-5 раз;
- сокращать число ошибок: программа переносит данные, затем их проверяет человек.
Вносите накладные в учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия: здесь есть система распознавания первичных документов и электронный документооборот. А еще — налоговый и бухгалтерский учет, зарплата, отчетность через интернет и другие полезные инструменты. Первые две недели работы бесплатны для новичков.