Если сотрудник меняет фамилию, кадровику нужно принять заявление на смену личных данных, изменить написание в трудовой книжке и других документах. Расскажем обо всем по порядку.
Когда вносить изменения в трудовую книжку
Если сотрудник перед введением электронных трудовых книжек написал заявление о сохранении бумажной трудовой, тогда бухгалтеру или кадровику придется ее вести: делать записи о кадровых мероприятиях и менять личные данные при смене фамилии. Напомним, с сентября 2021 вступили в силу новые правила заполнения трудовых (Приказ Минтруда №320н от 19 мая 2021). Изменения несущественные, но их стоит изучить.
Трудовая книжка — один из базовых документов, подтверждающих стаж сотрудника и должности, которые он занимал. При смене фамилии сотрудника нужно внести изменения в книжку, чтобы потом при назначении пенсии не возникли трудности. Алгоритм корректировки прост и тоже регулируется новым приказом Минтруда.
Какие законы и акты регулируют смену фамилии в трудовой
Обычно фамилию меняют сотрудницы после свадьбы или развода. Такие изменения персданных подтверждает свидетельство о браке или о разводе (ст. 30 ФЗ-143). Фамилия — один из главных идентификаторов для гражданина, она фиксируется прежде всего в паспорте — главном документе, удостоверяющем личность (ст. 19 ГК РФ). Поэтому при смене фамилии человек меняет паспорт.
Трудовая книжка содержит личные данные, которые вносятся в нее из паспорта. Но при смене паспорта трудовую книжку не нужно менять — в нее просто вносят исправления (Приказ Минтруда №320н от 19 мая 2021).
Какие личные сведения о работнике есть в трудовой книжке
Кроме данных о должностях и работе в трудовой книжке есть личные данные работника:
- ФИО;
- дата рождения;
- образование и специальность или квалификация.
Эти данные изменяют, только при подтверждении соответствующими документами — дипломами, свидетельством о браке или расторжении брака, паспортом, свидетельством о смене личных данных — ведь иногда имя или фамилию меняют по собственному желанию.
Изменения вносит текущий работодатель. Если человек менял фамилию, когда не был трудоустроен, то после устройства на новую работу исправления в книжку внесет кадровик или бухгалтер компании.
Как изменить фамилию в трудовой книжке
Прежде всего работник пишет заявление о смене фамилии в трудовой книжке и других документах.
Образец заявления о смене фамилии в трудовой книжке:
Директору ООО «Теплый кот»
Аксенову В.И.
от ведущего копирайтера
Пшеницыной А.П.заявление.
Прошу изменить в учетных и кадровых документах мою фамилию с «Антонова» на «Пшеницына» в связи с вступлением в брак. Прилагаю копии подтверждающих документов. Оригиналы готова предоставить.
Приложения:
- Копия свидетельства о браке I-ХХ №123456.
- Копия паспорта ХХ YYYYYY, выдан 15 января 2022 отделом УФМС России по Кировскому району города Екатеринбурга, код подразделения 123-456.
Подпись
11 февраля 2022
На основании заявления работодатель выпускает приказ — вот образец приказа:
ООО «Теплый кот»
Приказ №12
г. Екатеринбург
14 февраля 2022
О внесении изменений в учетные и кадровые документы в связи со сменой фамилии сотрудницы
На основании личного заявления ведущего копирайтера Пшеницыной (в девичестве Антоновой) Анастасии Петровны, свидетельства о заключении брака и паспорта
ПРИКАЗЫВАЮ
- Изменить во всей учетных и кадровых документах ООО «Теплый кот» (трудовая книжка, личная карточка формы Т-2, трудовой договор, штатное расписание) фамилию сотрудницы с «Антонова» на «Пшеницына».
- Бухгалтерии внести изменения в лицевой счет и расчетные документы.
Ответственным назначаю бухгалтера Семенову А.С.
Основание — заявление сотрудницы от 11 февраля 2022, свидетельство о браке I-ХХ №123456, паспорт ХХ YYYYYY, выдан 15 января 2022 отделом УФМС России по Кировскому району города Екатеринбурга, код подразделения 123-456.
С приказом ознакомлена:
Семенова А.С.14 февраля 2022
Затем бухгалтер изменяет фамилию в трудовой:
- зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию, чтобы ее можно было прочитать;
- рядом с нею или выше вписывает новую фамилию;
- на внутренней стороне обложки вносит основание — реквизиты подтверждающего документа;
- ответственный за корректировку сотрудник расписывается и ставит печать организации.
Лучше указывать реквизиты подтверждающего документа компактно, потому что личные данные могут измениться снова.
Образец исправления фамилии в трудовой книжке:
Для смены фамилии могут быть и другие поводы с соответствующими подтверждающими документами, действовать нужно тем же самым образом.
В какие еще документы внести изменения
Кроме трудовой книжки изменить фамилию нужно в таких учетных и кадровых документах:
- личная карточка сотрудника;
- трудовой договор;
- штатное расписание;
- лицевые счета и другие кадровые и бухгалтерские бланки, в которых есть личные данные сотрудника.
Личную карточку обновляют аналогично трудовой книжке: зачеркивают одной чертой фамилию и вносят актуальные данные, указывают дату обновления и ссылаются на документ-основание. Можно также распечатать страницу карточки с новыми сведениями, а на прежнем листе прописать причину замены.
По трудовому договору есть мнение, что редактировать его нужно только для внесения недостающих данных (ст. 57 ТК РФ), и смена фамилии — это другая история. Но лучше новую фамилию утвердить допсоглашением к договору.
Есть ли санкции за неверное оформление трудовой книжки
Работодатель отвечает за верное заполнение документов, а сотрудников, оформляющих документы, можно привлечь к ответственности за ошибки в трудовой книжке, личной карточке и других бумагах (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- 1-5 тыс. рублей для должностных лиц и ИП;
- 30-50 тыс. рублей для юрлиц.
Для работника не предусмотрена ответственность за передачу недостоверных данных, поэтому работодатель может внести условие об этом в трудовой договор или локальные акты. Тогда к сотруднику можно будет применить дисциплинарную ответственность. Но с подобными документами сотрудник знакомится под роспись.
Работайте с кадровыми документами, зарплатой, учетом и отчетностью в Контур.Бухгалтерии. В сервисе легко вести учет по сотрудникам, бухгалтерский и налоговый учет, а отчетность формируется автоматически. Все новички могут тестировать систему бесплатно 14 дней.