Изменение фамилии в трудовой книжке

Если сотрудник меняет фамилию, кадровику нужно принять заявление на смену личных данных, изменить написание в трудовой книжке и других документах. Расскажем обо всем по порядку.

Изменение фамилии в трудовой книжке

Когда вносить изменения в трудовую книжку

Если сотрудник перед введением электронных трудовых книжек написал заявление о сохранении бумажной трудовой, тогда бухгалтеру или кадровику придется ее вести: делать записи о кадровых мероприятиях и менять личные данные при смене фамилии. Напомним, с сентября 2021 вступили в силу новые правила заполнения трудовых (Приказ Минтруда №320н от 19 мая 2021). Изменения несущественные, но их стоит изучить.

Трудовая книжка — один из базовых документов, подтверждающих стаж сотрудника и должности, которые он занимал. При смене фамилии сотрудника нужно внести изменения в книжку, чтобы потом при назначении пенсии не возникли трудности. Алгоритм корректировки прост и тоже регулируется новым приказом Минтруда.

Какие законы и акты регулируют смену фамилии в трудовой

Обычно фамилию меняют сотрудницы после свадьбы или развода. Такие изменения персданных подтверждает свидетельство о браке или о разводе (ст. 30 ФЗ-143). Фамилия — один из главных идентификаторов для гражданина, она фиксируется прежде всего в паспорте — главном документе, удостоверяющем личность (ст. 19 ГК РФ). Поэтому при смене фамилии человек меняет паспорт.

Трудовая книжка содержит личные данные, которые вносятся в нее из паспорта. Но при смене паспорта трудовую книжку не нужно менять — в нее просто вносят исправления (Приказ Минтруда №320н от 19 мая 2021).

Какие личные сведения о работнике есть в трудовой книжке

Кроме данных о должностях и работе в трудовой книжке есть личные данные работника:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • образование и специальность или квалификация.

Эти данные изменяют, только при подтверждении соответствующими документами — дипломами, свидетельством о браке или расторжении брака, паспортом, свидетельством о смене личных данных — ведь иногда имя или фамилию меняют по собственному желанию.

Изменения вносит текущий работодатель. Если человек менял фамилию, когда не был трудоустроен, то после устройства на новую работу исправления в книжку внесет кадровик или бухгалтер компании.

Как изменить фамилию в трудовой книжке

Прежде всего работник пишет заявление о смене фамилии в трудовой книжке и других документах. 

Образец заявления о смене фамилии в трудовой книжке:

Директору ООО «Теплый кот»
Аксенову В.И.
от ведущего копирайтера
Пшеницыной А.П.

заявление.

Прошу изменить в учетных и кадровых документах мою фамилию с «Антонова» на «Пшеницына» в связи с вступлением в брак. Прилагаю копии подтверждающих документов. Оригиналы готова предоставить.

Приложения:

  1. Копия свидетельства о браке I-ХХ №123456.
  2. Копия паспорта ХХ YYYYYY, выдан 15 января 2022 отделом УФМС России по Кировскому району города Екатеринбурга, код подразделения 123-456.

Подпись
11 февраля 2022

На основании заявления работодатель выпускает приказ — вот образец приказа:

ООО «Теплый кот» 

Приказ №12

г. Екатеринбург

14 февраля 2022

О внесении изменений в учетные и кадровые документы в связи со сменой фамилии сотрудницы

На основании личного заявления ведущего копирайтера Пшеницыной (в девичестве Антоновой) Анастасии Петровны, свидетельства о заключении брака и паспорта

ПРИКАЗЫВАЮ

  1. Изменить во всей учетных и кадровых документах ООО «Теплый кот» (трудовая книжка, личная карточка формы Т-2, трудовой договор, штатное расписание) фамилию сотрудницы с «Антонова» на «Пшеницына».
  2. Бухгалтерии внести изменения в лицевой счет и расчетные документы.

Ответственным назначаю бухгалтера Семенову А.С.

Основание — заявление сотрудницы от 11 февраля 2022, свидетельство о браке I-ХХ №123456, паспорт ХХ YYYYYY, выдан 15 января 2022 отделом УФМС России по Кировскому району города Екатеринбурга, код подразделения 123-456.

С приказом ознакомлена:
Семенова А.С.

14 февраля 2022

Затем бухгалтер изменяет фамилию в трудовой:

  • зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию, чтобы ее можно было прочитать;
  • рядом с нею или выше вписывает новую фамилию;
  • на внутренней стороне обложки вносит основание — реквизиты подтверждающего документа;
  • ответственный за корректировку сотрудник расписывается и ставит печать организации.

Лучше указывать реквизиты подтверждающего документа компактно, потому что личные данные могут измениться снова.

Образец исправления фамилии в трудовой книжке:

Для смены фамилии могут быть и другие поводы с соответствующими подтверждающими документами, действовать нужно тем же самым образом.

В какие еще документы внести изменения

Кроме трудовой книжки изменить фамилию нужно в таких учетных и кадровых документах:

  • личная карточка сотрудника;
  • трудовой договор;
  • штатное расписание;
  • лицевые счета и другие кадровые и бухгалтерские бланки, в которых есть личные данные сотрудника.

Личную карточку обновляют аналогично трудовой книжке: зачеркивают одной чертой фамилию и вносят актуальные данные, указывают дату обновления и ссылаются на документ-основание. Можно также распечатать страницу карточки с новыми сведениями, а на прежнем листе прописать причину замены.

По трудовому договору есть мнение, что редактировать его нужно только для внесения недостающих данных (ст. 57 ТК РФ), и смена фамилии — это другая история. Но лучше новую фамилию утвердить допсоглашением к договору.

Есть ли санкции за неверное оформление трудовой книжки

Работодатель отвечает за верное заполнение документов, а сотрудников, оформляющих документы, можно привлечь к ответственности за ошибки в трудовой книжке, личной карточке и других бумагах (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • 1-5 тыс. рублей для должностных лиц и ИП;
  • 30-50 тыс. рублей для юрлиц.

Для работника не предусмотрена ответственность за передачу недостоверных данных, поэтому работодатель может внести условие об этом в трудовой договор или локальные акты. Тогда к сотруднику можно будет применить дисциплинарную ответственность. Но с подобными документами сотрудник знакомится под роспись.

Работайте с кадровыми документами, зарплатой, учетом и отчетностью в Контур.Бухгалтерии. В сервисе легко вести учет по сотрудникам, бухгалтерский и налоговый учет, а отчетность формируется автоматически. Все новички могут тестировать систему бесплатно 14 дней.


График отпусков: как составить и когда утвердить

Работодатели перед началом нового календарного года утверждают внутренний нормативный акт — график отпусков. За его отсутствие можно получить штраф или в первый раз отделаться предупреждением. Расскажем, что нужно учесть в графике и как согласовать его с сотрудниками.

Надбавки и доплаты

Получая расчетный лист в бухгалтерии, работник видит, что его зарплата складывается из разных сумм. Помимо базового оклада или тарифной ставки есть также надбавки, компенсации, доплаты, премии. Расскажем о них в статье.

Черная, серая и белая зарплата

Расскажем, какая схема выплаты заработной платы — единственная полностью легальная и чем грозит работодателю и сотруднику применение схем для уклонения от налогов и взносов.

Мобилизация сотрудников: как действовать работодателю и какие отчеты отправлять

После введения частичной мобилизации появились изменения в трудовом праве, и новые документы продолжают поступать. Расскажем, что должен сделать работодатель, если его сотрудников мобилизуют.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты