Заявление на замену лет при расчете больничного

Если в расчетном периоде, на основании которого исчисляется средний заработок для больничного, есть год декретного отпуска сотрудницы, то обычно пишется заявление на замену лет. Это позволяет повысить сумму пособия. Расскажем, как писать заявление на замену лет в 2022 году и приведем образец.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Отпускные, пособия, командировочные

Расчет отпускных в несколько кликов в веб-сервисе Контур.Экстерн! Кадровые документы и отчеты по сотрудникам онлайн.

Попробовать бесплатно

Кто имеет право на замену лет при получении пособия

Размер пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также детское пособие зависит от размеров дохода сотрудника или сотрудницы за предыдущие два года. Пособие рассчитывают именно на основании доходов за этот период — 730 дней. Из него исключают все дни, когда не платились взносы за работника, сравнивают сумму доходов с предельной базой по взносам на социальное страхование и вычисляют средний дневной заработок.

Если на один или оба из этих календарных лет приходится декрет, то сумма для расчета пособия получится скромной. Тогда сотрудник или сотрудница могут заменить календарные годы на более ранние, когда их доход был выше. При замене работают такие правила:

• замену проводят, если большой период «выпал» из страхового стажа в связи с декретом и отпуском по уходу за малышом до 1,5 или до 3 лет;
• неважно, приходится декрет или отпуск по уходу за ребенком на весь год «под замену» или на часть года; 
• заменить можно один или два года сразу;
• замену делают только на годы, прямо предшествующие предыдущему декрету.

Главное требование — чтобы размер пособия от замены лет увеличился (ч. 1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Тогда для расчета пособия возьмут те предшествующие годы, на которые расчетный период переносится.

Какие годы можно заменить для расчета больничного, пособия

Мы уже писали, что заменить можно один или два года из пары расчетных лет. При этом замена делается только на годы, предшествующие «невыгодному» периоду. Нельзя брать любые выгодные годы для расчета (письмо Минтруда от 03.08.2015 № 17-1/ООГ-1105).

Пример. Сотрудница уходит в декрет в 2022 году, она была в отпуске по уходу за ребенком в 2019-2020 годах и брать для расчета 2020-2021 годы ей невыгодно. Самая высокая зарплата у нее была в 2016-2017 годах, но она все равно не может взять для расчета эти годы, по закону замена делается только на 2017-2018.

При замене сравните доходы работника с лимитом базы по взносам в Соцстрах в те годы, на которые делается замена. Этого требует правило расчета, а еще это поможет не насчитать пособие сверх нормы (ч. 3.2 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Если ФСС допустит переплату по вине работодателя, передавшего некорректные сведения, работодатель из своих средств должен будет возместить эту переплату. 

Легко платить налоги, зарплату и отчитываться

Контур.Экстерн напомнит об уплате налогов, проведет расчет, заполнит и проверит декларацию для отправки онлайн.

Попробовать бесплатно

Что нужно сделать, чтобы заменить года

Написать заявление на замену лет сотрудница должна одновременно с заявлением о декретном отпуске или детском пособии — то есть еще до назначения пособия. Другой вариант: женщина возвращается из декрета на работу и может попросить о замене лет, чтобы все ее больничные в текущем календарном году рассчитывались более выгодным образом.

Одно из требований закона — замена лет производится, только если от этого увеличивается сумма пособия. То есть перед заменой нужно провести проверку: вырастет ли пособие от замены. Для этого рассчитывают средний дневной заработок без замен и с учетом замен. 

Не каждый сотрудник справится с такой задачей, так что лучше обратиться за помощью к бухгалтеру. С другой стороны, если бухгалтер принимает заявление на декрет или детские деньги или видит молодую маму из декрета и понимает, что сотруднице будет выгодно сменить расчетный период, стоит сказать ей об этом и предложить написать заявление на замену. 

Бухгалтерия не может менять расчетный период без заявления от работника (ч. 1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). ФСС тоже может изменить расчетный период только имея заявление от сотрудника. Работодатель должен передать сведения о расчетных годах фонду в течение 5 рабочих дней после получения заявления (п. 14 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010). 

Особенности документа, общие моменты

Заявление составляется в свободной форме, но в нем должны быть ключевые сведения:

• имя сотрудницы;
• какой год или годы просят заменить и какие пару лет принять за расчетный период;
• в какие годы до этого сотрудница была декрете;
• а еще обычно в заявлении ссылаются на норму закона, который разрешает заменять годы в расчетном периоде из 730 дней — №255-ФЗ.

Как и с любым документом, с заявлением можно «подстраховаться» от злоупотреблений работодателя и написать в двух экземплярах: один работник передает в бухгалтерию, а другой оставляет у себя с пометкой о приеме.

Образец заявления на замену лет при расчете больничного

Директору ООО «Маков цвет»
А.В.Медведеву
от юриста
О.Н.Антоновой

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с тем, что в 2020 и 2021 годах я находилась в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком, прошу перенести период для расчета больничных пособий на 2018 и 2019 годы. Основание — ч. 1 ст. 14 Закона от 29 декабря 2016 года №255-ФЗ.

25.04.2022
________ / Антонова О.Н./

Как передать заявление работодателю

В большинстве компаний документооборот по трудовым вопросам не переведен в электронный вид, так что передать заявление на замену лет можно на бумаге такими способами:

• лично в бухгалтерию, секретарю или руководителю;
• отправить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;
• передать через представителя, на которого оформлена нотариально заверенная доверенность. 

Работайте с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Экстерне. Без авралов и рутины.

Попробовать бесплатно

Как в 2022 году заменить годы при расчете больничных и материнских пособий после их выплаты

Бывают случаи, когда сотрудница прежде трудилась в другом месте и не успела принести справки о суммах заработка в прежние годы. Затем она заболела, и пособие рассчитали исходя из данных у текущего работодателя или вовсе по МРОТ. Если сотрудница принесет справки о доходах за прошлые годы и напишет заявление на замену лет, пособие ей пересчитают (ч. 2.1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Это касается и первых трех дней болезни, за которые пособие платит работодатель, и последующих дней, за которые платит уже ФСС.

Когда сотрудница приносит справки и пишет заявление о замене года или двух в расчетном периоде, бухгалтер пересчитывает ей пособие. Это нужно сделать не позднее 10 календарных дней после приема заявления.

Если после выплаты первого «маленького» пособия вы еще не сдали РСВ, то укажите в нем заново рассчитанную актуальную сумму. Если РСВ уже отправили, тогда разницу между изначальным и скорректированным пособием отражают в том периоде, когда по пособию сделают перерасчет и доплатят разницу. Уточненный РСВ после этого отправлять не надо (письмо ФНС от 14.06.2018 № БС-4-11/11512).

Часто задаваемые вопросы

Кто имеет право заменить года при расчете больничного листа?

Сотрудница, которая была в отпуске по БиР и отпуске по уходу за малышом, если она хочет с помощью переноса лет увеличить размер пособия.

В каких случаях можно заменить годы для расчета больничного листа?

Годы заменяют, только если перерыв в страховом стаже случился из-за декрета сотрудницы. И только при условии, что замена лет поможет увеличить размер пособия.

Как делается замена лет для больничного листа?

Сотрудница пишет заявление на имя руководителя организации с просьбой заменить годы в расчетном периоде для вычисления размера пособия. Бухгалтер поможет определить, будет ли выгодной замена одного или двух лет.

Как заменить года при расчете больничного?

Если среднедневной заработок получается низким из-за декрета, который выпал на один или оба из двух лет, предшествующих году получения пособия, то сотрудница может заменить один или два года расчетного периода на предшествующие годы, когда ее среднедневной заработок был выше.

Как пишется заявление на замену лет при расчете больничного?

Заявление пишется в свободной форме, в нем нужно указать имя сотрудницы, года, когда она была в декрете, и года, которые нужно включить в расчетный период.

Нужно ли исключать дни больничного из 730 при расчете больничного?

Да, при расчете среднего заработка за два года (730 дней) из этого периода исключаются дни, когда сотрудник был на больничном или находился в отпуске по уходу за ребенком.

Можно ли заменить года при расчете больничного листа в 2022 году?

Да, года заменить можно, но «подменными» должны быть один или два года, непосредственно предшествующие декрету и отпуску по уходу за ребенком.

Когда можно написать заявление на замену лет при расчете больничного?

Заявление нужно писать до начисления и выплаты больничного. Если бухгалтер видит, что сотруднику выгоднее заменить года для расчета среднедневного заработка, он может предложить написать такое заявление. Разрешается написать такое заявление позже, если сотрудник не успел принести справки от прежнего работодателя о сумме заработка за предшествующие годы.

Онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса

Работайте с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Экстерне. Без авралов и рутины.

Попробовать бесплатно

Как вести сотрудников в Экстерне

В Экстерне удобно начислять зарплату, платить НДФЛ и взносы, отчитываться за сотрудников и формировать кадровые документы. Большинство операций автоматизированы: вам нужно только проверить начисления и вовремя выполнить задачи из списка. Чтобы бесплатно протестировать эти возможности, подключите тест-драйв учета.

Ведите карточки сотрудников

Все сведения по сотруднику отображаются в его карточке: личные данные, условия договора, расчетные сведения за каждый месяц, отпуска и командировки, больничные и пособия, кадровые мероприятия, которые попадают в электронную трудовую книжку.

Из карточки можно распечатать кадровые документы по сотруднику: расчетный лист, справку о среднем заработке, выписку из персонифицированных сведениях и другие.

Отпуск, больничные и командировки оформляют тоже в личной карточке в соответствующих разделах. Система поможет оформить их в полуавтоматическом режиме: рассчитает суммы, проведет выплаты и учтет их в расходах.

Начисляйте зарплату

Задача по начислению и выплате зарплаты появится на вкладке «Задачи» в разделе «Учет». Здесь отображаются все задачи по учету и отчетности со сроками их выполнения.

После предварительной настройки и заведения карточек Экстерн будет ежемесячно автоматически начислять зарплату. Убедитесь, что в карточках сотрудников отражены все данные для расчета за месяц: отпуска, отработанное время и т. п. Затем нажмите кнопку «Сформировать проводки». Проверьте расчеты и дату документа. Если все верно, нажмите на кнопку «Провести».

Экстерн создаст документ с проводками по начислению зарплаты, налогов и страховых взносов за расчетный месяц и перейдет в следующий месяц. Документ с проводками хранится на вкладке «Документы» → «Зарплата и взносы».

Все проводки, отраженные в документе, автоматически учитываются в бухгалтерском балансе и отражаются в оборотно-сальдовой ведомости на вкладке «Бухгалтерский учет».

Выплачивайте зарплату

После начисления зарплаты в разделе «Задачи» появятся новые пункты для выплаты зарплаты, и система создаст нужные документы:

• расходный кассовый ордер — если выплачиваете зарплату наличными через кассу;
• отдельные исходящие платежные поручения — если деньги переводите на личные карты сотрудникам, тогда платежки можно отправлять сразу в интернет-банк, для этого настройте интеграцию Экстерна с банком («Реквизиты и настройки» → «Реквизиты учета» → «Расчетные счета»);  
• единое исходящее платежное поручение и реестр в банк по зарплатному проекту — если вы подключили зарплатный проект.

Откройте платежные документы, проверьте и сохраните их — тогда суммы учтутся в расходах, и сформируются нужные проводки. После этого останется:

• уплатить взносы на травматизм в СФР;
• свериться с ЕНС, чтобы знать остаток на счете и рассчитать суммы для его пополнения;
• отправить уведомление по НДФЛ и взносам;
• уплатить НДФЛ и взносы в ФНС.

Все эти пункты тоже появятся в списке в разделе «Задачи» — кликните по каждому, и Экстерн поможет быстро выполнить действия.

Отчеты по сотрудникам: 6-НДФЛ, РСВ, Персонифицированные сведения, ЕФС-1 — заполнятся автоматически. Сервис напомнит о сроках сдачи в списке задач. Вам останется просмотреть отчет, провести автоматическую проверку на ошибки и подписать его для отправки.

Еще не в Экстерне? Подключайтесь