Работник компании, возвращаясь из командировки, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные на каждый день командировки.
Определение суточных
Официальная трактовка понятия “суточные” есть в статье 168 ТК РФ. Суточные — денежные средства, направленные на возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.
Согласно п. 11 положения о служебных командировках суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути
На практике сотрудник получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. В том же положении о командировках говорится, что при направлении в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные не выплачиваются. Если работодатель решится выплачивать суточные за однодневные командировки, могут возникнуть риски, связанные с налогообложением — такие выплаты не считаются суточными и должны облагаться взносами и НДФЛ в полной сумме.
Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.
Суточные по-новому
Попробовать беслпатно
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив его во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные для командировок по России 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок необлагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 1 января 2022 года актами Президента РФ или Правительства могут быть установлены повышенные суточные для командированных на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры (ч. 7, 11 ст. 14 Федерального закона от 21.11.2022 N 443-ФЗ).
Суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно, если это не предусмотрено в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 × 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных
Согласно НК РФ, рассчитывать НДФЛ с суточных нужно в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке. Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал). Удержать НДФЛ следует с ближайшей выплаты дохода, например, зарплаты или премии.
Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.
Срок уплаты НДФЛ с суточных зависит от даты удержания:
- удержан с 1 по 22 января — уплатить не позднее 28 января;
- удержан с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего — уплатить не позднее 28 числа текущего месяца;
- удержан с 23 по 31 декабря — уплатить не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Напомним, что с 2023 года НДФЛ перечисляется в качестве единого налогового платежа.
Страховые взносы с части суточных, превышающей лимит, уплатить необходимо до 28 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ). Все взносы, кроме травматизма, также уплачиваются в составе единого платежа.
Доказательство деловой цели поездки
Попробовать беслпатно
Принять к учету командировочные расходы можно при условии, что подтверждена деловая цель поездки. Компания вправе самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.
Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.
Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Как подтвердить расходы в командировке
Попробовать беслпатно
Вернувшись из командировки, работник должен представить работодателю авансовый отчет. В соответствии с положением о служебных командировках он должен быть сдан в течение трех рабочих дней, однако согласно абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У срок оформления и сдачи этого документа определяет руководитель компании. Рекомендуем все же установить его равным трем рабочим дням, чтобы не нарушать правила.
Авансовый отчет составляется в свободной форме: можно разработать свою или использовать унифицированную форму АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расходы.
- расходы на проезд: железнодорожный или авиабилет, чек об оплате такси, документ об оплате оформления проездного документа и т.п.
- расходы на проживание: кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности;
- иные расходы: счета, чеки, бланки строгой отчетности и прочие документы, подтверждающие любые расходы в командировке, связанные с деловой целью поездки и произведенные с разрешения работодателя
Если подтверждающего документа нет, бухгалтерия в праве отказать в компенсации соответствующего расхода.
Пример. Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ему отказала в выплате, так как на руках у сотрудника не было документа, подтверждающего перелет. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы, подтверждающие расходы на билет.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т.п.
Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре
Попробовать беслпатно
В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить сумму, потраченную на получение визы, кроме уплаченной пошлины.
Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение правил перевозки.
Если в самой командировке случился форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т.п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине, может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.
Документы не по форме: что делать?
В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании. Это касается и других типов расходов, подтверждающие документы по которым не соответствуют форме.
Официальная позиция Минфина, высказанная в письмах, состоит в том, что затраты на командировочные расходы не могут быть включены в расходы компании, если авансовые отчеты составлены с нарушением унифицированной формы. Однако есть судебные акты, согласно которым нарушение унифицированной формы первичного документа не опровергает факта совершения сделки.
Кроме того, документы, составленные не по унифицированной форме, могут подтверждать произведенные расходы, если содержат все необходимые реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
