Бухгалтерский учет в кафе

В чем специфика учета в общепите

К предприятиям общепита относят кафе и рестораны, бары, столовые, кулинарии, кафетерии, кофейни (ГОСТ 30389-2013 согласно приказу Росстандарта от 22.11.2013 № 1676-ст).

Для бухгалтерского учета таких предприятий нет отдельных регламентов в законе. Компании сами должны разработать алгоритм учета по отраслевым инструкциям и методикам и закрепить его в учетной политике, главное — не нарушать действующие законы (письмо Минфина от 29.04.2002 № 16-00-13/03). Предпринимателям, работающим в общепите, тоже рекомендуется прописать порядок налогового учета в учетной политике, чтобы опираться на него — в том числе при налоговых проверках.

Почти всем предприятиям отрасли приходится вести учет отдельных участков:

• товарно-материальные ценности: закупленные товары без изменений продаются посетителям (например бутилированная вода, бутерброды и маффины в кофейне), в работе используется посуда, мебель, салфетки и пр.;
• производство: при приготовлении блюд нужно рассчитывать их себестоимость, а цены на сырье постоянно меняются, нужно списывать сырье и испортившиеся блюда, иногда в производстве используют сырье, закупленное как товар (скажем, когда кончилась вода в больших бутылях и пришлось взять из кладовки маленькие бутылки);
• специфические виды расходов: брак и бой посуды, украшение зала для банкета, отчисления правообладателям музыки, которая транслируется в зале и пр.

Как видим, учет в общепите — очень комплексный. К тому же он очень нуждается в автоматизации: например, цены на сырье могут меняться каждый день, лучше доверить пересчет себестоимости программе, чем держать для этого несколько бухгалтеров. Поэтому стоит выбрать сервис, который автоматизирует работу с продуктами и ингридиентами, упростит учет алкоголя, будет передавать документы в бухгалтерию и составлять аналитику для руководителей.

Как выстроить учет товарно-материальных ценностей в кафе

Как правило в кафе выделяют три главных отдела: склад (кладовая), кухня и зал для посетителей. Иногда в особые подразделения выносят бар, блюда на вынос и развлечения для посетителей: музыка, концерты, украшение зала.

Учет на складе

Учет в кладовой специфичен из-за того, что у кафе есть товары для продажи в зале и сырье для производства блюд. А некоторые позиции могут пересекаться. Вода в небольших бутылках продается посетителям и может использоваться для приготовления напитков, тогда она становится сырьем.

Такие разграничения оформляют еще на этапе создания технологических карт и складской номенклатуры: вода как сырье приходуется отдельно и по литражу, а вода как товар приходуется поштучно. На практике случаются пересечения между этими типами номенклатуры, когда вода по литражу закончилась и пришлось открыть маленькую бутылку. Поэтому при инвентаризации остатков возможна пересортица по таким позициям на счетах 41 и 10.

Для приходования ТМЦ используют такие записи:

• Дт 41 (10) Кт 60 — получены товары (сырье) в кладовую;
• Дт 41 (10) Кт 71 — приобретены товары (сырье).

ТМЦ учитывают по фактической себестоимости (п. 9 ФСБУ 5/2019 «Запасы»). Это значит, что стоимость формируется из цены покупки и накладных расходов на доставку (и другие расходы), которые оформляются так:

• Дт 10 (41) Кт 60 — товар доставлен.

Со склада ТМЦ переходят в зал для продажи (та же бутилированная вода, алкоголь) или на кухню для обработки. Такое перемещение оформляют документом, который кафе может разработать самостоятельно. Чаще всего используют бланки на основе заборных листов: в нем отмечают каждую позицию ТМЦ, отправленную со склада под роспись материально-ответственных лиц. Но этот этап тоже можно перевести в электронный вид с помощью подходящих программ.

За сохранность сырья или товара отвечает тот отдел, в котором ТМЦ находится: на складе это может быть кладовщик, на кухне — кто-то из ее работников, в зале это официанты. Такое разделение не обязательно, но оно бывает нужно, если при инвентаризации выявили недостачу и нужно найти виновных.

Инвентаризация в кафе проводится часто — как минимум, ежемесячно. Скоропортящиеся запасы нужно списывать при порче, еще приходится регулировать пересортицу между 10 и 41 счетом, следить за формированием промежуточных полуфабрикатов для приготовления блюд и своевременно это учитывать.

Учет на кухне

Расчет себестоимости блюд — пожалуй, главная особенность общепита. В приходных накладных от поставщиков есть сведения о стоимости закупки продуктов. Но не все продукты можно учесть по себестоимости закупки, чтобы включить в себестоимость блюда в определенной пропорции. 

Скажем, в кафе используется авокадо. Если освободить плод авокадо от кожуры и косточки, то мякоть составит примерно половину от веса плода. Отварная говядина используется в составе салата. Если отварить говядину, ее вес уменьшится, зато на ее основе получится бульон, который применяется в других блюдах. Для корректного расчета себестоимости сперва нужно приготовить все компоненты блюда как полуфабрикаты и рассчитать их себестоимость. То есть этапы работы с продуктами на кухне должны совпадать с этапами их принятия к учету.

Для расчета себестоимости полуфабрикатов и блюд используют технологические карты. Это внутренние документы, которые фиксируют ингредиенты и их количество в составе блюда, а еще показывают продукты на входе и выходе, ведь в процессе приготовления вес или объем исходных продуктов может изменяться. К слову, обычно для целей учета сразу фиксируют единицы измерения — килограмм и литр.

Например, тесто есть в составе пиццы и пирогов. Само тесто делается из муки, воды, соли, сахара, яиц, дрожжей. То есть сперва нужно составить технологическую карту по производству теста и рассчитать его себестоимость. После этого создаются технологические карты по производству пиццы и пирогов, в них одним из ингредиентов будет тесто с уже рассчитанной себестоимостью.

Иногда приходится создавать целую цепочку технологических карт для расчета себестоимости конечного блюда. Скажем, себестоимость мякоти авокадо будет отражена в отдельной технологической карте. На основе такой карты можно составить карту для расчета себестоимости роллов с авокадо или соуса из авокадо гуакамоле. Далее, соус входит в состав брускетты, для которой создается еще одна технологическая карта.

В производство сырье списывается такими проводками:

• Дт 20 Кт 10 — сырье отпущено в производство;
• Кт 20 в Дт 90 — списана себестоимость сырья.

Для расчета стоимости полуфабрикатов используют промежуточный счет  21 «Полуфабрикаты»:

• Дт 10 Кт 60 — закуплено 3 кг авокадо;
• Дт 21 Кт 10 — передан на кухню 1 кг авокадо;
• Дт 20 Кт 21 — в производство блюд передано 0,5 кг мякоти авокадо;
• Дт 90 Кт 20 — списана себестоимость авокадо в составе салатов и брускетт.

Расчет стоимости через техкарты и списание себестоимости нужно автоматизировать, чтобы тратить минимум времени и снизить риск ошибок. Расчеты актуальны на дату, когда они сделаны. Если на следующий день в кладовую приходят продукты от другого поставщика и по другой цене или кончилась мука для пиццы, ее срочно закупили в ближайшей «Пятерочке», — и расчеты приходится менять.

Как учитывать выручку в кафе

Блюда в кафе продаются по меню, а продажные цены в меню обычно утверждают на несколько месяцев и не пересматривают из-за роста или снижения закупочных цен. Скажем баклажаны летом стоят 70 рублей, а зимой — 300 рублей за килограмм. Стоимость аджапсандала, в который входят баклажаны, может иметь летний и зимний вариант или оставаться одинаковой круглый год. Если закупочные цены выросли значительно и на многие группы продуктов, цены в меню стоит пересмотреть.

Почти вся выручка кафе — это платежи физлиц, как правило, через кассу. Поэтому заведению понадобится онлайн-касса и платежные терминалы для официантов, чтобы принимать оплату по картам в зале. Возможны платежи на счет заведения, например при заказе банкета или доставки блюд.

Выручка кафе считается доходом от обычных видов деятельности. Для оформления поступлений используют такие проводки:

• Дт 50 Кт 90.1 — поступление наличных денег;
• Дт 57 Кт 90.1 — поступление безналичных денег по эквайрингу;
• Дт 51 Кт 57 — выручка по эквайрингу за вычетом банковской комиссии зачислена на расчетный счет;
• Дт 91 Кт 57 — учтена банковская комиссия;
• Дт 62 Кт 90.1 — поступление безналичной выручки от конкретных лиц;
• Дт 90.2 Кт 20 (41) — списание себестоимости проданных блюд.

Как учитывать расходы в кафе

Регламенты и стандарты бухучета дают общие правила признания расходов, но не отражают особенности общепита. Компании сами формулируют порядок учета затрат и фиксируют его в учетной политике.

Расходы делят на прямые и косвенные (ПБУ 10/99):

• прямые расходы — это издержки, связанные с производством блюд и напитков: продукты, зарплата работников, амортизация оборудования на кухне и пр. — прямые издержки учитывают на счете 20;
• косвенные расходы — это другие издержки, которые с производством не связаны: зарплата администраторов и клинеров, аренда помещения, затраты на мебель и оформление зала и пр. — косвенные издержки учитывают на счетах 25, 26.

Часто счет 20 используют только для учета стоимости сырья для приготовления блюд, а другие затраты относят в дебет 44 счета «Коммерческие расходы». Это помогает формировать себестоимость производства на 20 счете и учитывать изменения закупочных цен на продукты, которые влияют на оборот по счету. Тогда по итогам месяца счет 44 тоже закрывают в себестоимость продаж.

Кроме прямых расходов в виде амортизации или зарплаты поваров на 44 счете могут отражать такие издержки:

• на украшение зала для банкета;
• на организацию развлечений: отчисления правообладателям музыки, закупка карандашей и бумаги для детского праздника, выступление артистов;
• на амортизацию оборудования в зале, в баре и амортизацию дорогостоящих вывесок;
• на различные акции: печать летнего или праздничного меню, работу промоутеров и пр.

Особые издержки вроде просроченных продуктов и разбитой посуды учитывают такими проводками:

• Дт 94 Кт 10 (41) — по итогам инвентаризации; 
• Дт 73 Кт 94 — если порчу или бой посуды относят на виновных лиц;
• Дт 91 Кт 94 — при списании расходов «в пределах естественной убыли и эксплуатационных потерь», которые уменьшают налоговую базу — такие нормы введены приказами Минсельхоза РФ);
• Дт 91 Кт 94 — при списании издержек сверх норм, которые не уменьшают налоговую базу, когда нельзя установить виновных лиц.

Как автоматизировать учет в кафе

Автоматизировать в кафе можно большинство процессов, и это облегчит работу и сократит риск ошибок. С помощью технологий работники будут меньше времени тратить на рутину: например, официантам не надо записывать заказы посетителей на бумажке, а сразу отмечать их в кассовой программе, которая отправит заказы на кухню и в бар. Точно так же можно автоматически считать остатки, принимать продукты, создавать отчеты и видеть, какие блюда приносят прибыль, а какие нет.

Для автоматизации в кафе обычно выделяют три блока, каждый из них мы рассмотрим более подробно:

• кладовая и кухня — создание техкарт и расчет себестоимости блюд, заказ продуктов и сырья, учет остатков и просрочки, работа с маркировкой, алкоголем и пр.;
• зал и касса — прием заказов, их распределение и отправка на кухню и в бар, пречеки и расчет, чаевые;
• бухгалтерия и аналитика — отправка отчетов и данных из касс в бухгалтерию, расчет зарплат, управленческие отчеты для руководителя, ведение клиентской базы.

Выстроить частичную автоматизацию можно с помощью Excel, но это не охватит все потребности бизнеса и потребует много времени. Другой вариант — заказать разработку собственного софта для кафе, но это долго и дорого. Оптимально — подобрать систему автоматизации общепита из существующих на рынке, например Контур.Маркет.

При выборе программы или сервиса обратите внимание на такие условия:

• можно ли интегрировать сервис с бухгалтерией и кассой;
• можно ли работать с алкоголем, маркировкой, продуктами животного происхождения;
• работает ли программа с оборудованием, которое у вас закуплено (касса, весы), и какое оборудование надо докупить (терминалы, сканеры, ящик для денег и пр.), а возможно все это можно купить у поставщика софта.

Кухня и кладовая

Система автоматизации позволяет создавать техкарты, рассчитывать калории и БЖУ, добавлять в карты ингредиенты и полуфабрикаты, а еще салфетки, упаковку для заказов на вынос. Благодаря этому происходит контроль за остатками сырья и можно вовремя планировать закупки, чтобы блюда не попадали в стоп-лист.

Автоматизировать можно такие процессы:

• получение продуктов с помощью ЭДО, через который проходят электронные накладные;
• контроль за минимальным остатком: система вовремя предупредит, какой продукт нужно заказать;
• контроль за сроками хранения — система тоже может предупреждать о скором истечении срока годности;
• инвентаризацию для сверки реальных остатков с данными учетной системы.

Госсистемы

При работе с баром система обменивается данными с ЕГАИС, затем автоматически составляет отчетность в ФСРАР. При работе с молоком, мясом, рыбой, творогом приходится подтверждать документы на них от ФГИС «Меркурий», а оборот по маркированной молочной продукции и воде отражают в системе «Честный ЗНАК» — с этим тоже помогает софт для автоматизации общепита.

Касса

Кассовый софт помогает быстрее передавать заказы на кухню: работники в цехе получают распечатку с заказом, а гостю выдается пречек со списком блюд в заказе и их стоимостью. Затем он оплачивает блюда через терминал удобным способом и получает фискальный чек. Во многих системах можно оставить чаевые безналичным платежом.

Управление сотрудниками

Системный модуль для управления персоналом показывает расписание с именами работников, их сменами, выходными, перерывами, создает для бухгалтерии отчеты об отработанном времени — это помогает быстрее рассчитывать зарплату.

Управление прибылью

Аналитика в системе показывает эффективность работы официантов, популярность и прибыльность блюд, производительность кафе в целом. На основе реальной статистики можно менять меню и цены, чтобы повышать прибыль.

Бухгалтерия

Если система интегрируется с бухгалтерским софтом, она отправляет в учет входящие накладные, сведения из касс, отчеты о безналичной рознице, отчеты об отработанном времени. Бухгалтеру не нужно ждать эти документы или запрашивать их у руководителя. Например, Контур.Маркет интегрируется с Контур.Бухгалтерией.

Итак, у бухучета в кафе есть своя специфика: компании разрабатывают порядок учета самостоятельно и закрепляют его в учетной политике. Автоматизация упрощает работу с поставками, прогнозы по расходу продуктов, ускоряет выполнение заказов гостей и помогает работать с госсистемами. Если софт для автоматизации работы кафе интегрировать с бухгалтерским софтом, программой лояльности и кассой, у бизнеса появляется единая система управления.