Онлайн-касса с эквайрингом

С эквайрингом работают почти все кассы. Подключайте банковский терминал к отдельной кассе или выбирайте мобильную кассу со встроенным эквайрингом. В статье расскажем, как выбрать кассу и терминал под специфику предприятия и соблюсти требования 54-ФЗ. 

Что такое эквайринг

Эквайринг — это услуга, которую оказывает предпринимателям банк. Вы получаете оплату от клиентов по банковским картам или смартфонам, а банк принимает средства на ваш расчетный счет, обеспечивает безопасность платежа и следит за выполнением всех правил. В виде платы за услугу банк удерживает комиссию с каждой оплаты — от 1% до 3,5%.

Эквайринг позволяет не только получать безнал с пластика, но и возвращать деньги на банковскую карту покупателя при возврате товара. А еще бывает «обратный эквайринг» для компаний, которые принимают товары у физлиц, например, б/у веди на реализацию: тогда вы переводите безналичные средства на карты. 

Как устроена онлайн-касса 

Законы РФ разрешают принимать оплату от покупателей-физлиц посредством касс, которые умеют по сети интернет пересылать в ФНС сведения о продажах. Исключения есть только для некоторых предприятий, например, из районов без интернета.

Важная часть кассы — фискальный накопитель. Это запоминающее устройство, которое сохраняет сведения обо всех операциях — покупках или возвратах. У него есть срок действия — 13, 15 или 36 месяцев. Работать можно только с такими кассами и накопителями, которые одобрены ФНС и входят в Госреестр контрольно-кассовой техники.

Онлайн-кассу подключают не только к источнику питания, но и к интернету. А еще подключаются к оператору фискальных данных (ОФД) — это организация-посредник, которая передает сведения с кассы в налоговую. А еще до начала работы кассу регистрируют в ФНС и настраивают ее: касса должна печатать все необходимые реквизиты в чеках, указывать верный налоговый режим — особенно при совмещении режимов. Выполнив все эти действия, можно продавать товары и услуги через кассу и выдавать чеки.

Чтобы еще и принимать безналичную оплату с банковских карт и смартфонов, нужно выбрать банк для оказания услуги эквайринга и заключить с ним договор. И либо дополнить кассу банковским эквайринговым терминалом для карт, либо выбрать модель кассы, в которой терминал установлен изначально.

Типы онлайн-касс с эквайрингом

Сперва важно выбрать тип кассы, с которым будет удобно работать в вашем магазине или салоне. Это зависит от специфики продаж и вашего бюджета.

Кассы с эквайрингом можно разделить на две большие группы:

• мини-кассы со встроенным эквайрингом;
• эквайринг на отдельном банковском терминале: его можно соединить со стационарной кассой с помощью кабеля или беспроводным способом.

Встроенный эквайринг на кассе

Устройства со встроенным эквайрингом по размеру могут быть не больше школьного пенала. Это мобильная касса, или smart-касса — модуль со всей необходимой начинкой для правильных продаж:

• мини-компьютер с простой кассовой программой;
• фискальный накопитель;
• экран;
• кнопочная клавиатура;
• принтер чеков;
• аккумулятор, а также порты для подзарядки;
• банковский терминал для приема оплаты с карт.

Такая касса с эквайрингом в подтверждение покупки распечатывает чек, а еще умеет отправлять чеки по e-mail, а в налоговую пересылает данные о покупках и возвратах. Убедитесь, чтобы сама смарт-касса и программа к ней входили в Госреестр ККТ.

Кому подходят мобильные кассы. Устройства «два-в-одном» удобны для развозной торговли и курьерских служб, такси и услуг на дому. Но их используют и киоски или магазины с небольшой проходимостью: касса занимает мало места на прилавке, зато работает медленнее стационарной системы. К интернету ее подключают через wi-fi или сим-карту, но в большинстве моделей есть и порт для проводного интернета. В крупном магазине с мобильной кассой будет не так удобно работать: она задерживает очередь, и у нее не слишком-то удобный интерфейс. Кассиру придется помнить коды товаров или распечатать их список и держать перед глазами, поэтому при большом списке товаров или услуг, лучше задуматься о полноценной кассе.

Сколько стоит мобильная касса. Большой плюс смарт-кассы — экономия. Устройство стоит от 15 000 рублей. Стационарная касса обойдется магазину в 25 000 рублей и больше, дополнительно нужно купить банковский терминал — от 4 000 рублей. Многие операторы и банки не только продают кассы, но и сдают их в аренду. Стоимость мобильных касс в аренде тоже ниже.

Терминал с эквайрингом в дополнение к кассе

Комплект из стационарной кассы и терминала будет работать быстро, а кассиру будет за ним удобно. У таких касс большой сенсорный экран, внятный интерфейс, простой поиск по товарам и услугам. К кассе можно подключить не только банковский терминал, но и сканер штрих-кодов или весы. Кассовая программа интегрируется с товароучетной программой или системой с клиентской базой — в них уходят данные о продажах для учета и аналитики.

На стационарной кассе оплата товара или услуги происходит так:

• Кассир набирает сумму оплаты или считывает штрих-коды.
• Отправляет эту сумму на терминал.
• Покупатель подносит к терминалу карту или смартфон.
• Терминал обращается к банку, который выпустил карту, если с нею все в порядке и денег на ней достаточно, проводит оплату.
• Терминал распечатывает банковский чек — «слип».
• Касса закрывает операцию с признаком «электронная оплата» и выдает кассовый чек.

Терминал соединяется с кассой кабелем или по беспроводной связи. Разные варианты подключения удобны для разных ситуаций.

• При проводном подключении терминал соединен с онлайн-кассой USB-кабелем или COM-портом. Такой вариант хорош для магазинов и салонов, где покупатели для оплаты подходят к стойке с кассой. Терминал кладут на прилавок или закрепляют на вращающемся кронштейне (практика показывает, что так дольше «разбалтывается» порт для кабеля). Еще бывает удобно подключить выносную мини-клавиатуру для ввода пин-кодов.
• При беспроводном подключении банковский терминал можно перемещать по магазину или залу ресторана. Это удобно, например, чтобы гости оплачивали покупки прямо за столиками. Устройство связывается с кассой через wi-fi, так что его нельзя выносить за пределы сети. В настройках кассы прописывают номер терминала и другие данные. Беспроводные терминалы дороже, а еще не все кассы поддерживают этот способ подключения.

Кому подходит касса с отдельным терминалом. Онлайн-касса с независимым терминалом удобна для магазинов с высокой проходимостью, салонов и студий, кафе и ресторанов. Важно выбирать модели, чтобы касса и терминал были совместимы технически и программно. Если кассу вы уже купили, придется искать терминал под нее, и большинство устройств спокойно коннектятся.

Сколько стоит касса с отдельным терминалом. Цена кассы зависит от ее сложности и количества дополнительного оборудования — в среднем, от 25 000 до 70 000 рублей и выше. Подключаемый эквайринговый терминал — от 4 000 до 30 000 рублей. Устройства без принтера для печати банковских «слипов» дешевле.

Подключение онлайн-кассы с эквайрингом

С нуля

Покупая кассу с эквайрингом впервые, вы можете выбрать любые устройства и обратиться в любой банк.

1. Выберите модель кассы и решите, сколько вам нужно самих касс, терминалов, сканеров штрих-кодов, мини-клавиатур для пин-кодов, весов.
2. Определитесь с подключением к сети: с помощью кабеля, через мобильный интернет или wi-fi.
3. Выберите банк для услуг эквайринга и разберитесь в условиях: аренда или покупка кассы, подключение вашей кассы, цены, тарифы расчетного счета и комиссия по эквайрингу. Например, ИП без работников может выбрать счет с безналичными переводами юрлицам, эквайрингом и простой аналитикой, а крупная компания захочет подключить зарплатный проект, валютный контроль и пр.
4. Подпишите договор с банком.
5. Ждите технического специалиста: он подключит кассу и расскажет, как на ней работать.
6. Подпишите договор с ОФД.
7. Поставьте кассу на учет в ФНС. Многие банки помогают со всеми формальными процедурами.

Для работающего бизнеса

У компаний с расчетным счетом и привычной онлайн-кассой выбор меньше: приходится «подгонять» терминал к тому что есть.

1. Решите, какой терминал вам нужен — с проводной или беспроводной связью.
2. Узнайте в вашем банке условия по эквайрингу и терминалам, которые могут продать или сдать в аренду, а еще — могут ли подключить устройство, которое вы купите сами. Консультант подскажет, какие терминалы смогут работать с вашей кассой.
3. Отправьте в банк заявку на эквайринг и подпишите договор.
4. Ждите технического специалиста, который подключит к кассе терминал и научит им пользоваться.

Если вам не нравятся условия по эквайрингу в вашем «родном» банке, можно найти банк-эквайер, который согласится работать с «чужим» расчетником, но тогда комиссия эквайринга может быть выше. Если вы решитесь для экономии полностью сменить банк и открыть новый расчетный счет, а к нему получить услугу эквайринга в новом банке, придется перезаключать договоры с поставщиками и заказчиками и изменять другие документы, в которых есть номер расчетного счета.

Чтобы упростить работу с банковской выпиской в бухгалтерии, подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия. Здесь легко вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет, а еще принимать данные из интернет-банка и касс. Все новички могут тестировать сервис бесплатно 14 дней.