Если есть риск, что покупатель не оплатит счет за поставку или поставщик не отгрузит товар, компания создает резерв по сомнительным долгам в налоговом и бухгалтерском учете. Это помогает заранее учесть убытки и снизить налог. Расскажем, как создать и отразить в учете такой резерв.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
Что такое сомнительные долги
Сомнительный долг — это задолженность покупателя или поставщика по товарам или услугам, которую не закрыли в сроки, предусмотренные договором, при этом у нее нет обеспечения в виде залога, поручительства или банковской гарантии (п. 1 ст. 266 НК РФ).
Компании, которые применяют кассовый метод, не создают резервы по сомнительным долгам: они могут включить расходы в налоговую базу только после оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). А фирмы на методе начисления обязаны создавать такие резервы в бухгалтерском учете и могут создавать их добровольно в налоговом учете (п. 3 ст. 266 НК РФ).
Резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете
В бухучете резерв по сомнительным долгам формируют, чтобы в отчетности значился достоверный финансовый результат и фактические обязательства контрагентов. Резерв создают все компании, в том числе малые, независимо от того, есть ли уже просрочка по оплате или ожидается, что контрагент нарушит договор в будущем.
Как и с резервами других типов, точного порядка создания резерва по сомнительным долгам в законе нет. Организации прописывают порядок самостоятельно и утверждают его в учетной политике.
Когда резерв создают в бухучете
Как только у компании появляется сомнительная дебиторская задолженность, нужно формировать резерв. Это делается в том отчетном периоде, когда дебиторку обнаружили при инвентаризации. Резерв создают, только если нет уверенности или внешних гарантий, что дебиторку погасят, а если можно полагаться на контрагента и закрытие долга, резерв создавать не нужно (письмо Минфина от 27.01.2012 № 07-02-18/01).
Чтобы понять, есть ли шансы закрыть дебиторку, проанализируйте сведения о работе и имуществе должника. Например, запросите выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП и проверьте, не находится ли он в стадии ликвидации. Просмотрите бухгалтерскую отчетность должника в открытых источниках, проанализируйте его финансовое положение: кредиторскую задолженность, активы и их ликвидность, закредитованность. По итогам «расследования» решите, надо ли создавать резерв и в какой сумме.
В учетной политике для целей бухучета нужно закрепить признаки неплатежеспособности дебитора, на которые вы будете ориентироваться (пп. 6-7 ПБУ 1/2008).
Веб‑сервис для малого бизнеса
Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.
Как создать резерв
Прежде всего нужно понять сумму каждой сомнительной задолженности, учитывая платежеспособность должника и шансы частичного закрытия дебиторки (п. 70 положения по ведению бухучета и пп. 2-3 ПБУ 21/2008).
Например, контрагент просрочил выплату 300 000 рублей. Размер резерва может быть максимальным и равняться сумме этого долга, если у вас есть данные о банкротстве должника. Резерв может быть меньше, если должник договаривается о реструктуризации своих долгов и старается расплатиться по ним. В крупных компаниях оценкой резерва занимается финансовая служба, малые фирмы могут обратиться за консультацией к внешнему специалисту.
Как часто делать отчисления в резерв — зависит от периодичности, с которой компания формирует бухотчетность (ст. 15 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Такие отчисления изменяют оценочные значения и отражаются в бухгалтерском учете как расходы того отчетного периода, в котором изменения случились.
Какими проводками отразить резерв в бухучете
Резерв по сомнительным долгам — оценочное значение, то есть его нельзя определить точно, можно рассчитать только приблизительно. Когда такое значение создают или корректируют, в бухгалтерском учете признают доходы или расходы (4 ПБУ 21/2008).
Отчисления в резерв проходят в учете как прочие расходы (п. 11 ПБУ 10/99), операции по созданию и использованию резерва показывают на счете 63:
Дт 91-2 Кт 63 — создан резерв по сомнительным долгам.
Если должник хотя бы частично гасит задолженность, по которой есть резерв, нужно восстановить часть резерва по этому долгу:
Дт 51 (50) Кт 62 (71, 73, 76) — закрыт долг контрагента;
Дт 63 Кт 91-1 — восстановлен резерв по закрытой дебиторской задолженности.
Инструкция к плану счетов требует так организовать аналитический учет дебиторской задолженности по счету 62 (71, 73…), чтобы можно было получить все сведения о долге, который не погашен в срок.
Сведения о резерве раскрывают в пояснениях к бухбалансу и отчету о финрезультатай (п. 35 ПБУ 4/99). А дебиторку в бухгалтерской отчетности показывают за вычетом созданного резерва.
Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса
Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.
Как резерв по сомнительным долгам формируют в налоговом учете в 2023 году
Компании не обязаны создавать резерв по сомнительным долгам в налоговом учете, но могут это делать. При формировании резерва действует общее правило: все расходы, сокращающие налоговую базу, должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и получены в ходе деятельности по извлечению прибыли (п. 1 ст. 252 НК).
Как создать резерв
Как и в бухучете, в налоговом учете резерв создается, только если организация применяет метод начисления. Это помогает компенсировать возможные убытки, связанные с безнадежной дебиторкой. Отчисления в резерв относят на внереализационные расходы (подп. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ). Такие отчисления учитывают при расчете налога на прибыль, даже если создание резерва приведет к убыткам.
Резерв в налоговом учете можно создать по долгам, признанным сомнительными. Для этого они должны одновременно отвечать трем критериям:
- долги появились в связи с реализацией товаров, работ или услуг (письмо Минфина от 29.04.2021 № 03-03-06/1/33342);
- долги не погашены в сроки, указанные в договоре;
- для них нет обеспечения в виде залога, поручительства или банковской гарантии.
Если хотя бы один критерий не выполняется, долг нельзя считать сомнительным и создавать в связи с ним резерв (п. 1 ст. 266 НК РФ).
Например, если долг застрахован согласно ст. 929 ГК РФ, то даже при просрочке или отсутствии оплаты компания получит страховое возмещение. Такую задолженность нельзя отнести к сомнительным (письмо Минфина от 05.10.2022 № 03-03-06/1/96152). А, скажем, госпошлина, которую нужно возместить по судебному решению, не связана с продажей товаров, работ или услуг, значит ее нельзя учесть при формировании резерва (письмо Минфина от 10.09.2020 № 03-03-06/1/79460).
Резерв по сомнительным долгам в налоговом учете тоже утверждается приказом руководителя.
Резерв формируют на отчетный период по налогу на прибыль: если налог рассчитывают ежемесячно, то и резерв формируют раз в месяц, если налог рассчитывается ежеквартально — тогда резерв создают раз в квартал.
Как начислить резерв
Решение о создании резервов по сомнительным долгам в налоговом учете нужно прописать в учетной политике. Если такое решение в учетной политике не закреплено, резерв тоже можно создать, но будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.
В отличие от бухгалтерского учета, размер резерва определяется не платежеспособностью должника, а сроком задержки платежа, к тому же для резерва есть верхний предел (п. 4 ст. 266 НК РФ, письмо Минфина от 09.04.2021 № 03-03-06/1/26531):
- если задержка платежа до 45 дней — резерв не создают;
- если задержка платежа от 45 до 90 дней — в резерв включают половину суммы долга;
- если задержка платежа более 90 дней — в резерв включают весь долг.
Максимальная сумма резерва по итогам налогового периода — 10% от выручки, по итогам отчетного периода — либо 10% от выручки предыдущего налогового периода или текущего отчетного, на выбор.
Если 45 и 90 дней с момента появления сомнительного долга истекают в разных налоговых периодах, это может повлиять на изменение максимального размера резерва, ведь в разные годы выручка компании может заметно отличаться. Скажем, 45 дней истекают в 4 квартале одного года, а 90 дней — в 1 квартале следующего.
Тогда при расчете максимальной планки резерва в 1 квартале сначала сравнивают 10% от выручки предыдущего года и 10% от выручки квартала и выбирают большее из этих значений.
Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии
Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.
Как списать безнадежный долг за счет резерва
После создания резерва по сомнительным долгам за их счет нужно списывать долги, признанные безнадежными (п. 5 ст. 266 НК РФ). Если по итогам налогового периода при списании безнадежных долгов сумма убытков превысит объем резерва, тогда сумму убытка сверх резерва нужно включить в состав внереализационных расходов (п. 2 ст. 265 НК).
Зачем создавать резерв по долгам в налоговом учете
Часто руководители и сами бухгалтеры считают, что если у компаний нет обязанности создавать «долговой» резерв в налоговом учете, то и незачем лишний раз нагружать бухгалтера. Но давайте разберемся, в чем смысл такого резерва.
В бухучете с помощью резерва показывают текущее состояние активов и обязательств компании. В налоговом учете цель резерва иная.
Сначала напомним разницу между сомнительным и безнадежным долгом:
- Сомнительный долг — это задолженность, не погашенная в срок, установленный договором. Обязательное условие: у него нет обеспечения. При этом вы можете «схлопнуть» кредиторскую задолженность перед этим же контрагентом и сомнительный долг.
- Безнадежный долг возникает при одном из трех условий: истек 3-летний срок исковой давности, долг нельзя погасить из-за ликвидации должника, вышло постановление ФССП о невозможности взыскать долг — если нельзя найти должника или его имущество. Безнадежный долг означает однозначную потерю денег, то есть убыток. Этот убыток относят на внереализационные расходы или списывают за счет сформированного ранее резерва.
Сомнительный долг может стать безнадежным (или нет), но на это уйдет много времени — до 3 лет. Только после этого его можно списать как убыток.
С помощью резерва можно отнести потерю денег на внереализационные расходы не дожидаясь, когда сомнительный долг перейдет в стадию безнадежного. Когда все-таки это случится, долг спишут — но не в расходы, а за счет резерва.
Суммы безнадежных долгов могут быть значительными. При единовременном списании такого долга убыток может серьезно повлиять на налоговую базу. Если же сформировать резерв и за счет него списывать долг, это не приведет к внезапному появлению убытка. В финансовом результате бухгалтер учтет расхождения между суммами списанного долга и резерва по нему. Это важно, потому что ФНС чаще проверяет убыточные компании.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.