Как ИП принимать на работу сотрудника

Когда у предпринимателя дела идут хорошо, со временем встает вопрос о найме помощников. Приняв человека на работу, ИП становится работодателем, и у него становится больше обязанностей по уплате налогов и предоставлению отчетности.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Первый шаг оформление договора

Закон предусматривает два типа договоров между работодателем и сотрудников трудовые и гражданско-правовые. 

Трудовой договор подходит для ситуации, когда работник регулярно выполняет определенные обязанности, предусмотренные его должностью. Такой договор может быть бессрочным. Обязанности работодателя перед нанятым сотрудником: ежемесячно выплачивать зарплату, оплачивать больничные, отпуска, выплатить при увольнении положенные пособия и компенсации. Основной закон, регулирующий отношения работодателя и работника Трудовой кодекс. 

Гражданско-правовой договор (ГПХ) подходит для ситуаций, когда работник выполняет конкретные задачи, ограниченные по времени. Например, обучение, рекламная акция, сезонные работы, транспортные услуги. Такой договор регулируется в первую очередь Гражданским кодексом и не обязывает работодателя оплачивать отпуск, больничный, пособие по беременности и родам. Но ИП может сам установить условия оплаты и социальные гарантии, если считает нужным. 

На первый взгляд кажется, что договор ГПХ выгоднее для ИП, чем трудовой. Но если работник трудится долго и выполняет однотипные задачи, лучше оформить стандартный трудовой договор. Иначе есть риск, что сотрудник обратится в трудовую инспекцию или в суд, а суд признает заключенный договор трудовым, тогда индивидуальному предпринимателю придется заплатить штрафы и сделать необходимые выплаты. 

Обратите внимание: при оформлении сотрудников, которые не являются гражданами России, придется зарегистрироваться в ГУ МВД как работодатель мигрантов и запросить с будущих сотрудников дополнительный пакет документов. Второй шаг получение документов от сотрудника

Чтобы заключить гражданско-правовой договор, достаточно только паспорта и СНИЛСа. При полноценном трудоустройстве работник приносит целый пакет документов. Кроме паспорта и СНИЛСа ИП запрашивает у сотрудника бумаги и справки:

• Трудовая книжка. Если человек трудоустраивается впервые, трудовую книжку заводит и оформляет работодатель, а с 2021 года бумажная трудовая не нужна у сотрудника будет только электронная версия. При работе по совместительству трудовая книжка не нужна.
• Военный билет или удостоверение призывника.
• Дипломы, свидетельства, иные документы об образовании и переподготовке, если работа предполагает определенный уровень квалификации. Например, у водителя должно быть водительское удостоверение, у электрика удостоверение с группой допуска по электробезопасности.
• Справка об отсутствии судимости придется предоставить, если работа будет связана с несовершеннолетними. Подробнее о необходимости справки написано в статьях 331 и 351.1 Трудового кодекса.
• Медицинская книжка нужна, если сотрудник будет работать с детьми или продуктами и питьевой водой. 

При приеме на работу ИП оставляет у себя на хранение трудовую книжку и справку об отсутствии судимости. Это фиксируется в специальной книге движения трудовых книжек. Не забудьте при увольнении получить подпись сотрудника о том, что трудовая ему выдана на руки. 

С документов воинского учета, документов об образовании, СНИЛСа снимаются копии. Паспортные данные записываются в личное дело сотрудника. Хранить копию паспорта запрещено без письменного согласия сотрудника на хранение и обработку его персональных данных. При отсутствии письменного разрешения работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.

Третий шаг оформление кадровых документов

Передав документы работодателю, сотрудник пишет заявление о приеме на работу.

После этого ИП выпускает приказ о приеме на работу и знакомит с ним нового сотрудника. Обратите внимание: дата заключения трудового договора не может быть позже приказа о приеме на работу. 

Ознакомьте сотрудника с внутренними документами компании, если они есть. К ним относятся: правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, положение о коммерческой тайне, должностные инструкции. Проведите сотруднику инструктаж по технике безопасности, по пожарной безопасности и по правилам эксплуатации электронно-вычислительной техники и электроприборов, по охране труда. 

ИП может включить всю необходимую информацию в трудовой договор, тогда не придется отдельно создавать правила и распоряжения. 

После подписания трудового договора работодатель оформляет личную карточку работника и в течение недели делает запись в его трудовой книжке. Все формальности особенно важно соблюсти, если вы претендуете на субсидии от государства.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Экстерн. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе.

Попробовать бесплатно

Четвертый шаг — регистрация в качестве работодателя в фондах

Начиная с 2017 года индивидуальные предприниматели обязаны информировать о найме первого сотрудника только Фонд социального страхования (ранее нужно было подавать сведения еще и в ПФР). Срок для информирования ФСС — 30 календарных дней с момента оформления трудового договора. 

Вот список для постановки на учет в Соцстрахе в качестве работодателя:

• заявление — образец приведен в Приложении № 2 к порядку регистрации, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития России от 07.12.09 г. № 959н);
• копия паспорта предпринимателя;
• копии трудовых договоров или договоров ГПХ. 

Документы подайте лично в территориальное отделение Фонда, по почте, через МФЦ или через Госуслуги.

Встать на учет в ФСС придется после заключения трудового договора. Но если по договору ГПХ предусмотрены взносы на травматизм, то информацию о сотруднике вместе с копией договора тоже нужно предоставить в Фонд. 

Если в дальнейшем штат работников расширяется, посылать дополнительные сведения не нужно. 

В Фонде медицинского страхования. нужно регистрироваться только ИП на общей системе налогообложения. ИП на упрощенке регистрирует сама налоговая и присылает номер страхователя заказным письмом.

Ответственность ИП при ошибках в приеме на работу сотрудников

На первый взгляд кажется, что прием сотрудников увеличивает документооборот, создает много ненужной работы. Но если не выполнить формальности, ИП могут оштрафовать на значительные суммы. 

Например, если с работником не заключен трудовой договор или договор оформлен неправильно — штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Если нет документов о том, что сотрудник прошел инструктажи и медосмотр — штраф от 15 000 до 25 000 рублей. 

За иные нарушения трудового законодательства — штрафы от 1 000 до 5 000 рублей. 

Если ИП вовремя не подаст сведения о сотрудниках, ему грозит штраф от 5 000 до 10 000 рублей. 

Ведите кадровый учет в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия. Здесь вы можете вести документы по сотрудникам, автоматически начислять зарплату, рассчитывать НДФЛ и взносы, больничные и отпускные. Сервис создаст отчеты сам. Также в сервисе есть простой бухгалтерский и налоговый учет, отчетность и другие инструменты. Первые 14 дней работы — бесплатны.