Как ИП принимать на работу сотрудника

Когда у предпринимателя дела идут хорошо, со временем встает вопрос о найме помощников. Приняв человека на работу, ИП становится работодателем, и у него становится больше обязанностей по уплате налогов и предоставлению отчетности.

Первый шаг оформление договора

Закон предусматривает два типа договоров между работодателем и сотрудников трудовые и гражданско-правовые. 

Трудовой договор подходит для ситуации, когда работник регулярно выполняет определенные обязанности, предусмотренные его должностью. Такой договор может быть бессрочным. Обязанности работодателя перед нанятым сотрудником: ежемесячно выплачивать зарплату, оплачивать больничные, отпуска, выплатить при увольнении положенные пособия и компенсации. Основной закон, регулирующий отношения работодателя и работника Трудовой кодекс. 

Гражданско-правовой договор (ГПХ) подходит для ситуаций, когда работник выполняет конкретные задачи, ограниченные по времени. Например, обучение, рекламная акция, сезонные работы, транспортные услуги. Такой договор регулируется в первую очередь Гражданским кодексом и не обязывает работодателя оплачивать отпуск, больничный, пособие по беременности и родам. Но ИП может сам установить условия оплаты и социальные гарантии, если считает нужным. 

На первый взгляд кажется, что договор ГПХ выгоднее для ИП, чем трудовой. Но если работник трудится долго и выполняет однотипные задачи, лучше оформить стандартный трудовой договор. Иначе есть риск, что сотрудник обратится в трудовую инспекцию или в суд, а суд признает заключенный договор трудовым, тогда индивидуальному предпринимателю придется заплатить штрафы и сделать необходимые выплаты. 

Обратите внимание: при оформлении сотрудников, которые не являются гражданами России, придется зарегистрироваться в ГУ МВД как работодатель мигрантов и запросить с будущих сотрудников дополнительный пакет документов. Второй шаг получение документов от сотрудника

Чтобы заключить гражданско-правовой договор, достаточно только паспорта и СНИЛСа. При полноценном трудоустройстве работник приносит целый пакет документов. Кроме паспорта и СНИЛСа ИП запрашивает у сотрудника бумаги и справки:

  • Трудовая книжка. Если человек трудоустраивается впервые, трудовую книжку заводит и оформляет работодатель, а с 2021 года бумажная трудовая не нужна у сотрудника будет только электронная версия. При работе по совместительству трудовая книжка не нужна.
  • Военный билет или удостоверение призывника.
  • Дипломы, свидетельства, иные документы об образовании и переподготовке, если работа предполагает определенный уровень квалификации. Например, у водителя должно быть водительское удостоверение, у электрика удостоверение с группой допуска по электробезопасности.
  • Справка об отсутствии судимости придется предоставить, если работа будет связана с несовершеннолетними. Подробнее о необходимости справки написано в статьях 331 и 351.1 Трудового кодекса.
  • Медицинская книжка нужна, если сотрудник будет работать с детьми или продуктами и питьевой водой. 

При приеме на работу ИП оставляет у себя на хранение трудовую книжку и справку об отсутствии судимости. Это фиксируется в специальной книге движения трудовых книжек. Не забудьте при увольнении получить подпись сотрудника о том, что трудовая ему выдана на руки. 

С документов воинского учета, документов об образовании, СНИЛСа снимаются копии. Паспортные данные записываются в личное дело сотрудника. Хранить копию паспорта запрещено без письменного согласия сотрудника на хранение и обработку его персональных данных. При отсутствии письменного разрешения работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе
Как ИП принимать на работу сотрудника

Третий шаг оформление кадровых документов

Передав документы работодателю, сотрудник пишет заявление о приеме на работу.

После этого ИП выпускает приказ о приеме на работу и знакомит с ним нового сотрудника. Обратите внимание: дата заключения трудового договора не может быть позже приказа о приеме на работу. 

Ознакомьте сотрудника с внутренними документами компании, если они есть. К ним относятся: правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, положение о коммерческой тайне, должностные инструкции. Проведите сотруднику инструктаж по технике безопасности, по пожарной безопасности и по правилам эксплуатации электронно-вычислительной техники и электроприборов, по охране труда. 

ИП может включить всю необходимую информацию в трудовой договор, тогда не придется отдельно создавать правила и распоряжения. 

После подписания трудового договора работодатель оформляет личную карточку работника и в течение недели делает запись в его трудовой книжке. Все формальности особенно важно соблюсти, если вы претендуете на субсидии от государства.

Четвертый шаг — регистрация в качестве работодателя в фондах

Начиная с 2017 года индивидуальные предприниматели обязаны информировать о найме первого сотрудника только Фонд социального страхования (ранее нужно было подавать сведения еще и в ПФР). Срок для информирования ФСС — 30 календарных дней с момента оформления трудового договора. 

Вот список для постановки на учет в Соцстрахе в качестве работодателя:

  • заявление — образец приведен в Приложении № 2 к порядку регистрации, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития России от 07.12.09 г. № 959н);
  • копия паспорта предпринимателя;
  • копии трудовых договоров или договоров ГПХ. 

Документы подайте лично в территориальное отделение Фонда, по почте, через МФЦ или через Госуслуги.

Встать на учет в ФСС придется после заключения трудового договора. Но если по договору ГПХ предусмотрены взносы на травматизм, то информацию о сотруднике вместе с копией договора тоже нужно предоставить в Фонд. 

Если в дальнейшем штат работников расширяется, посылать дополнительные сведения не нужно. 

В Фонде медицинского страхования. нужно регистрироваться только ИП на общей системе налогообложения. ИП на упрощенке регистрирует сама налоговая и присылает номер страхователя заказным письмом.

Ответственность ИП при ошибках в приеме на работу сотрудников

На первый взгляд кажется, что прием сотрудников увеличивает документооборот, создает много ненужной работы. Но если не выполнить формальности, ИП могут оштрафовать на значительные суммы. 

Например, если с работником не заключен трудовой договор или договор оформлен неправильно — штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Если нет документов о том, что сотрудник прошел инструктажи и медосмотр — штраф от 15 000 до 25 000 рублей. 

За иные нарушения трудового законодательства — штрафы от 1 000 до 5 000 рублей. 

Если ИП вовремя не подаст сведения о сотрудниках, ему грозит штраф от 5 000 до 10 000 рублей. 

Ведите кадровый учет в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия. Здесь вы можете вести документы по сотрудникам, автоматически начислять зарплату, рассчитывать НДФЛ и взносы, больничные и отпускные. Сервис создаст отчеты сам. Также в сервисе есть простой бухгалтерский и налоговый учет, отчетность и другие инструменты. Первые 14 дней работы — бесплатны.


Неустойка по алиментам

За долги по алиментам можно взыскать неустойку, которая иногда даже превышает размер самого долга. Должник платит за каждый день задержки платежа. Расскажем, как рассчитывать неустойку, можно ли ее сократить и в каком порядке ее взыскивают.

Как заполнить ЕФС‑1 при увольнении сотрудника

Об увольнении сотрудника или о расторжении договора с подрядчиком нужно сообщать Социальному фонду не позже следующего дня после этого события. Расскажем, какую часть отчета ЕФС-1 для этого заполнить и какой штраф грозит за опоздание.

Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника

Работодатели и до 2023 года сообщали о приеме новых сотрудников через форму СЗВ-ТД. Теперь это надо делать с помощью нового отчета ЕФС-1, но заполнить нужно только два его раздела. Расскажем, как это сделать, и приведем образец.

Как перейти на электронную трудовую книжку

С начала 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) своих сотрудников. Большинство работников решило сохранить еще и бумажные трудовые, для них работодатель ведет обе книжки. Что делать, если сотрудник решил отказаться от бумажного документа и полностью перейти на «цифру»? Расскажем в статье.

График отпусков: как составить и когда утвердить

Работодатели перед началом нового календарного года утверждают внутренний нормативный акт — график отпусков. За его отсутствие можно получить штраф или в первый раз отделаться предупреждением. Расскажем, что нужно учесть в графике и как согласовать его с сотрудниками.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Ведение бухгалтерии
 Расчет зарплаты, больничных, отпускных
 Работа с кадровыми документами
 Автозагрузка банковской выписки и экспорт платежек
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Справочно-правовой модуль
 Распознавание сканированных первичных документов (5 раз)
 Финансовый анализ (1 раз)
 Импорт данных из 1С
 Бесплатная техподдержка
Недоступно
Подготовка отчетности в контролирующие органы
Отправка отчетов через Интернет
Сверки с СФР и ФНС
Письма в СФР и ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты