Когда у предпринимателя дела идут хорошо, со временем встает вопрос о найме помощников. Приняв человека на работу, ИП становится работодателем, и у него становится больше обязанностей по уплате налогов и предоставлению отчетности.
Первый шаг оформление договора
Закон предусматривает два типа договоров между работодателем и сотрудников трудовые и гражданско-правовые.
Трудовой договор подходит для ситуации, когда работник регулярно выполняет определенные обязанности, предусмотренные его должностью. Такой договор может быть бессрочным. Обязанности работодателя перед нанятым сотрудником: ежемесячно выплачивать зарплату, оплачивать больничные, отпуска, выплатить при увольнении положенные пособия и компенсации. Основной закон, регулирующий отношения работодателя и работника Трудовой кодекс.
Гражданско-правовой договор (ГПХ) подходит для ситуаций, когда работник выполняет конкретные задачи, ограниченные по времени. Например, обучение, рекламная акция, сезонные работы, транспортные услуги. Такой договор регулируется в первую очередь Гражданским кодексом и не обязывает работодателя оплачивать отпуск, больничный, пособие по беременности и родам. Но ИП может сам установить условия оплаты и социальные гарантии, если считает нужным.
На первый взгляд кажется, что договор ГПХ выгоднее для ИП, чем трудовой. Но если работник трудится долго и выполняет однотипные задачи, лучше оформить стандартный трудовой договор. Иначе есть риск, что сотрудник обратится в трудовую инспекцию или в суд, а суд признает заключенный договор трудовым, тогда индивидуальному предпринимателю придется заплатить штрафы и сделать необходимые выплаты.
Обратите внимание: при оформлении сотрудников, которые не являются гражданами России, придется зарегистрироваться в ГУ МВД как работодатель мигрантов и запросить с будущих сотрудников дополнительный пакет документов. Второй шаг получение документов от сотрудника
Чтобы заключить гражданско-правовой договор, достаточно только паспорта и СНИЛСа. При полноценном трудоустройстве работник приносит целый пакет документов. Кроме паспорта и СНИЛСа ИП запрашивает у сотрудника бумаги и справки:
- Трудовая книжка. Если человек трудоустраивается впервые, трудовую книжку заводит и оформляет работодатель, а с 2021 года бумажная трудовая не нужна у сотрудника будет только электронная версия. При работе по совместительству трудовая книжка не нужна.
- Военный билет или удостоверение призывника.
- Дипломы, свидетельства, иные документы об образовании и переподготовке, если работа предполагает определенный уровень квалификации. Например, у водителя должно быть водительское удостоверение, у электрика удостоверение с группой допуска по электробезопасности.
- Справка об отсутствии судимости придется предоставить, если работа будет связана с несовершеннолетними. Подробнее о необходимости справки написано в статьях 331 и 351.1 Трудового кодекса.
- Медицинская книжка нужна, если сотрудник будет работать с детьми или продуктами и питьевой водой.
При приеме на работу ИП оставляет у себя на хранение трудовую книжку и справку об отсутствии судимости. Это фиксируется в специальной книге движения трудовых книжек. Не забудьте при увольнении получить подпись сотрудника о том, что трудовая ему выдана на руки.
С документов воинского учета, документов об образовании, СНИЛСа снимаются копии. Паспортные данные записываются в личное дело сотрудника. Хранить копию паспорта запрещено без письменного согласия сотрудника на хранение и обработку его персональных данных. При отсутствии письменного разрешения работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.
Третий шаг оформление кадровых документов
Передав документы работодателю, сотрудник пишет заявление о приеме на работу.
После этого ИП выпускает приказ о приеме на работу и знакомит с ним нового сотрудника. Обратите внимание: дата заключения трудового договора не может быть позже приказа о приеме на работу.
Ознакомьте сотрудника с внутренними документами компании, если они есть. К ним относятся: правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, положение о коммерческой тайне, должностные инструкции. Проведите сотруднику инструктаж по технике безопасности, по пожарной безопасности и по правилам эксплуатации электронно-вычислительной техники и электроприборов, по охране труда.
ИП может включить всю необходимую информацию в трудовой договор, тогда не придется отдельно создавать правила и распоряжения.
После подписания трудового договора работодатель оформляет личную карточку работника и в течение недели делает запись в его трудовой книжке. Все формальности особенно важно соблюсти, если вы претендуете на субсидии от государства.
Четвертый шаг — регистрация в качестве работодателя в фондах
Начиная с 2017 года индивидуальные предприниматели обязаны информировать о найме первого сотрудника только Фонд социального страхования (ранее нужно было подавать сведения еще и в ПФР). Срок для информирования ФСС — 30 календарных дней с момента оформления трудового договора.
Вот список для постановки на учет в Соцстрахе в качестве работодателя:
- заявление — образец приведен в Приложении № 2 к порядку регистрации, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития России от 07.12.09 г. № 959н);
- копия паспорта предпринимателя;
- копии трудовых договоров или договоров ГПХ.
Документы подайте лично в территориальное отделение Фонда, по почте, через МФЦ или через Госуслуги.
Встать на учет в ФСС придется после заключения трудового договора. Но если по договору ГПХ предусмотрены взносы на травматизм, то информацию о сотруднике вместе с копией договора тоже нужно предоставить в Фонд.
Если в дальнейшем штат работников расширяется, посылать дополнительные сведения не нужно.
В Фонде медицинского страхования. нужно регистрироваться только ИП на общей системе налогообложения. ИП на упрощенке регистрирует сама налоговая и присылает номер страхователя заказным письмом.
Ответственность ИП при ошибках в приеме на работу сотрудников
На первый взгляд кажется, что прием сотрудников увеличивает документооборот, создает много ненужной работы. Но если не выполнить формальности, ИП могут оштрафовать на значительные суммы.
Например, если с работником не заключен трудовой договор или договор оформлен неправильно — штраф от 5 000 до 10 000 рублей.
Если нет документов о том, что сотрудник прошел инструктажи и медосмотр — штраф от 15 000 до 25 000 рублей.
За иные нарушения трудового законодательства — штрафы от 1 000 до 5 000 рублей.
Если ИП вовремя не подаст сведения о сотрудниках, ему грозит штраф от 5 000 до 10 000 рублей.
Ведите кадровый учет в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия. Здесь вы можете вести документы по сотрудникам, автоматически начислять зарплату, рассчитывать НДФЛ и взносы, больничные и отпускные. Сервис создаст отчеты сам. Также в сервисе есть простой бухгалтерский и налоговый учет, отчетность и другие инструменты. Первые 14 дней работы — бесплатны.