Как проверить бухгалтерский баланс?

Правильно составленный баланс — это упорядоченная система данных, которая показывает движение имущества, результаты деятельности организации, состояние расчетов с контрагентами и обязательств. Баланс тесно связан с финансовым учетом и помогает контролировать работу предприятия, а также сохранять имущество компании.

Информация, которая содержится в балансе, может быть важна и интересна не только собственникам организации или ФНС, перед которой компания отчитывается этим документом. Данные баланса могут потребоваться другим заинтересованным лицам:

• органам госстатистики;
• банкам в случае заявки на кредит;
• инвесторам и спонсорам;
• контрагентам;
• администрации регионов, в которых работает компания.

Поэтому важно правильно составить бухгалтерский баланс и провести его проверку: сравнить соотношения показателей между разными формами. Если строка бухгалтерского баланса искажена на 10% или более, то согласно ст. 15.11 КоАП РФ налоговая может выставить компании штраф на 2000-3000 рублей. Если отчетность компании подлежит обязательному аудиту, то при искажениях будет сложнее получить положительное аудиторское заключение. Из-за ошибок в балансе банк может отказать в кредите, а инвесторы отказаться от сотрудничества. Также баланс не должен содержать помарок и подчисток.

Этапы проверки бухгалтерского баланса

Проверку баланса стоит начать с простых вещей. Правильно ли внесены в документ все ключевые данные об организации? А это:

• Полное наименование организации.
• Адрес организации.
• Отчетная дата или период.
• Вид деятельности.
• Идентификационный номер.
• Организационно-правовая форма.

Далее, проследите, совпадают ли показатели начала отчетного периода и конца предыдущего отчетного периода — по содержанию показателей и по номенклатуре статей. Одно из важных требований баланса — преемственность, когда последующий баланс вытекает из предыдущего.

Сверьте Главную книгу и показатели баланса, опираясь на данные учетных регистров. Это поможет выявить возможные отклонения и подтвердит статьи баланса. Также баланс должен опираться на данные инвентаризации. Проведите инвентаризацию, чтобы убедиться, что остатки, которые числятся на счетах, существуют в действительности.

Еще одно требование к балансу — его единство. Это означает, что баланс должен строиться на единых принципах оценки и учета, когда во всех отделах компании применяется единая номенклатура счетов учета, одинаковое содержание счетов. И за этим тоже следует следить не только при проверке баланса, но уже при самой организации учета или его ведении.

Следует помнить, что основные средства нужно учитывать по первоначальной стоимости, которая включает фактические затраты на строительство, доставку, таможенные сборы, монтаж, настройку, консультации специалистов и т. д. Остаточная стоимость получается, если вычесть амортизацию из первоначальной стоимости. По остаточной стоимости основные средства и отражаются в балансе. Нематериальные активы нужно учитывать по остаточной стоимости после фактической проверки.

А еще проверить баланс можно по оборотно-сальдовой ведомости.

Взаимоувязка форм отчетности

Основной и самый показательный критерий правильно составленного баланса — равенство актива и пассива. Но кроме этого некоторые показатели разных форм отчетности связаны друг с другом. Например, некоторые строки баланса и некоторые строки отчета о финрезультатах или отчета о движении денежных средств. И эту взаимосвязь необходимо сохранять. 

Сравним показатели Баланса и Отчета о финансовых результатах:

• Из строки 1180 баланса отчетного года вычтите показатель строки 1180 предыдущего года и показатель строки 1420 отчетного года, а затем прибавьте показатель строки 1420 предыдущего года — результат должен совпасть со строкой отчета 2412.
• В строке 1370 баланса вычтите показатели нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) на конец отчетного и предыдущего года — результат должен совпасть со строкой отчета 2400 за отчетный период.
• В строке 1340 баланса вычтите показатель переоценки внеоборотных активов на конец предыдущего года из показателя отчетного года — результат должен совпасть со строкой 2510 отчета за отчетный период.

Важно! Не все равенства должны выполняться в обязательном порядке. К примеру, строка 2400 отчета о финрезультатах не будет равна разности строк 1370, если в организации начисляли дивиденды. Строка 1300 баланса на 31 декабря отчетного года не будет равна строке 3600 отчета об изменениях капитала, если у учредителей есть задолженность по вкладам в уставный капитал.

Учитывайте это при сопоставлении показателей.

Сравним показатели Баланса и Отчета об изменениях капитала:

• Показатели строки 1310 «Уставный капитал» баланса должны совпасть с графой «Уставный капитал» строк 3100, 3200, 3300 отчета об изменениях капитала за соответствующие годы.
• Показатели строки 1320 «Собственные акции, выкупленные у акционеров» баланса должны совпасть с графой «Величина капитала» строк 3100, 3200, 3300 отчета об изменениях капитала за соответствующие годы.
• Показатели строки 1360 «Резервный капитал» баланса должны совпасть с графой «Резервный капитал» строк 3100, 3200, 3300 отчета об изменениях капитала за соответствующие годы.
• Показатели строки 1370 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» баланса должны совпасть со строками отчета 3100, 3200, 3300 по колонке  «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».
• Показатели строки 1300 «Итого по разделу III» баланса должны совпасть со строками отчета 3100, 3200, 3300 по колонке «Итого».
• Показатель строки 1300 «Итого по разделу III» баланса должен быть равен строке 3600 «Чистые активы» на 31 декабря отчетного года.

Сравним показатели Баланса и Пояснений к балансу и отчету о финрезультатах:

• Разница между первоначальной стоимостью нематериальных активов, накопленной амортизацией и убытками от обесценения из строки 5100 пояснений по графе «На конец года» должна совпадать со строкой 1110 «Нематериальные активы» баланса. Аналогичное соотношение выполняется по строке 5110 для предыдущего года. Есть условие — организация не должна показывать в балансе незавершенные вложения в НМА.
• Разница между первоначальной стоимостью нематериальных активов, накопленной амортизацией и убытками от обесценения из строки 5100 пояснений по графе «На начало года» должна совпасть с показателем строки 1110 баланса на конец предыдущего периода.
• Разница между первоначальной стоимостью нематериальных активов, накопленной амортизацией и убытками от обесценения из строки 5110 пояснений по графе «На начало года» должна совпасть с показателем строки 1110 баланса на конец года, предшествующего предыдущему. Если организация показывает в балансе незавершенные вложения в НМА, дополнительно нужно прибавить строку 5190 «Незаконченные операции по приобретению НМА — всего. За предыдущий год» из графы «На начало года».
• Разница между первоначальной стоимостью ОС и накопленной амортизацией из строки 5200 пояснений по графе «На конец периода» должна совпадать со строкой 1150 «Основные средства» баланса на 31 декабря отчетного года. Аналогичное соотношение выполняется по строке 5210 для предыдущего года. Есть условие — организация не должна показывать в балансе незавершенные капитальные вложения.
• Разница между первоначальной стоимостью ОС и накопленной амортизацией из строки 5200 пояснений по графе «На начало года» должна совпасть с показателем строки 1150 баланса на конец предыдущего периода.
• Разница между первоначальной стоимостью ОС и накопленной амортизацией из строки 5210 пояснений по графе «На начало года» должна совпасть с показателем строки 1150 баланса на конец года, предшествующего предыдущему.
• Вычтите показатели в строке пояснений 5220 (На конец периода) — результат должен совпасть с показателем строки баланса 1160 (На конец отчетного периода).
• Вычтите показатели в строках пояснений 5220 (На начало периода) — результаты должны совпасть с показателем строки баланса 1160 (на конец прошлого отчетного периода).
• Вычтите показатели в строке пояснений 5230 (На начало года) — результат должен совпасть с показателем строки баланса 1160 (На конец года, предшествующего прошлому отчетному периоду).
• Вычтите показатели в строке пояснений 5301 (На конец периода) - результат должен совпасть с показателем строки баланса 1170 (На конец отчетного периода).
• Вычтите показатели в строках пояснений 5301 (На начало года) и 5311 (На конец периода) - результаты должны совпасть с показателем строки баланса 1170 (На конец прошлого отчетного периода).
• Вычтите показатели в строках пояснений 5311 (На начало года) - результат должен совпасть с показателем строки баланса 1170 (на конец года, предшествующего прошлому периоду).
• Вычтите показатели в строке пояснений 5400 (На конец периода) - результат должен совпасть с показателем строки баланса 1210 (На конец отчетного периода).
• Вычтите показатели в строках пояснений 5400 (На начало года) и 5420 (На конец периода) - результаты должны совпасть с показателем строки баланса 1210 (На конец прошлого отчетного периода).
• Вычтите показатели в строке пояснений 5420 (На начало года) - результат должен совпасть с показателем строки баланса 1210 (На конец года, предшествующего прошлому периоду).
• Вычтите показатели в строке пояснений 5510 (На конец периода) - результат должен совпасть с показателем строки баланса 1230 (На конец отчетного периода).
• Вычтите показатели в строках пояснений 5510 (На начало года) и 5530 (На конец периода) - результаты должны совпасть с показателем строки баланса 1230 (На конец прошлого отчетного периода).
• Вычтите показатели в строке пояснений 5530 (На начало года) - результат должен совпасть с показателем строки баланса 1230 (На конец года, предшествующего прошлому отчетному периоду).
• Показатель строки пояснений 5560 (Остаток на конец периода) должен совпасть с показателем строки баланса 1520 в части сумм краткосрочной кредиторской задолженности (На конец отчетного периода).
• Показатели строк пояснений 5560 (Остаток на начало года) и 5580 (Остаток на конец периода) должен соответствовать показателю строки баланса 1520 в части сумм краткосрочной кредиторской задолженности на эти даты.
• Показатель строки пояснений 5580 (Остаток на начало года) должен соответствовать показателю строки баланса 1520 в части сумм краткосрочной кредиторской задолженности на конец года, предшествующего прошлому периоду.
• Показатель строки пояснений 5700 (Остаток на конец периода) должен соответствовать показателю строки баланса 1540 (На конец отчетного периода).
• Показатель строки пояснений 5700 (Остаток на начало года) должен совпасть с показателем строки баланса 1540 (На конец прошлого периода).

Сравним показатели Баланса и Отчета о движении денежных средств:

• Показатель строки отчета 4500 «Остаток денежных средств и эквивалентов на конец отчетного периода» по графе «За отчетный период» должен совпасть с показателем строки баланса 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты» по графе « На 31 декабря отчетного года».
• Показатели строк отчета 4450 «Остаток денежных средств и эквивалентов на начало отчетного периода» по графе «За отчетный период» и 4500 «Остаток денежных средств и эквивалентов на конец отчетного периода» по графе «За аналогичный период предыдущего года» должны совпасть с показателем строки баланса 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты» по графе «На 31 декабря предыдущего года».
• Показатель строки отчета 4450 «Остаток денежных средств и эквивалентов на начало отчетного периода» по графе «За аналогичный период предыдущего года» должен совпадать с показателем строки баланса 1250 по графе «На 31 декабря года, предшествующего предыдущему».

Если какие-то показатели в балансе не сходятся, придется вернуться к проверке отчетов, а в них — первичной документации. Чтобы избежать ошибок и кропотливого “ручного” ведения учета, воспользуйтесь бухгалтерской программой или онлайн-сервисом с автоматизированной подготовкой отчетов.