Сотрудники часто получают подотчетные деньги для решения поставленных задач. Кто-то едет в командировку, кто-то организует переговоры, а кто-то покупает материалы и запчасти. Для учета этих средств бухгалтерия использует 71 счет.
Зачем нужен 71 счет
Счет 71 нужен для хранения информации о выданных подотчетных средствах и состоянии расчетов по ним. Взглянув на 71 счет, бухгалтер может сказать, сколько денег было выдано сотруднику, и сколько он должен, или ему должна компания.
Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы. А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.
Что такое подотчетные средства
Подотчетные деньги — это сумма денег, которую выдали работнику для решения конкретных задач: командировка, встреча, покупка чего-либо и так далее. Деньги выдают на конкретный срок авансом. По его истечению сотрудник отчитывается, то есть сдает авансовый отчет, все подтверждающие документы и возвращает остаток.
Например, сотруднику дали 1 000 рублей на производственные нужды — приобретение кабеля для ремонта компрессора. По итогу расходования денег сотрудник готовит отчет и прикладывает кассовый чек. Сумма по чеку может быть больше или меньше. В первом варианте организация вернет сотруднику ту часть, которую он оплатил из собственных средств. Во втором — неизрасходованные деньги сотрудник сдает в кассу компании.
Авансовый отчет делают по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Какие требования действуют при выдаче подотчетных денег
Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:
- выдавать деньги можно только работникам компании;
- выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
- максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
- лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
- срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
- все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.
Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.
Как ведут аналитический учет по счету 71
Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.
С какими счетами корреспондирует счет 71
По дебету счет 71 корреспондирует в основном с денежными счетами. По кредиту вариантов гораздо больше. Для удобства мы собрали все варианты в таблицу.
| Счет 71 корреспондирует по дебету с | Счет 71 корреспондирует по кредиту с |
|---|---|
|
|
Основные проводки с 71 счетом
В таблице собраны основные проводки по 71 счету, с которыми сталкивается любой бухгалтер.
| Дебет | Кредит | Суть операции |
|---|---|---|
| 71 | 50 / 51 / 52 / 55 |
Выдали сотруднику деньги в подотчет из кассы или со счета в банке / погашена задолженность перед сотрудником |
| 50 / 51 / 52 / 55 | 71 |
Сотрудник вернул неизрасходованные деньги в кассу организации |
| 10 | 71 |
Купили материалы на подотчетные средства |
| 41 | 71 |
Купили товары на подотчетные средства |
| 26 / 44 | 71 |
Учли расходы на общехозяйственные нужды или командировку |
| 60 | 71 | Оплату поставщику произвели через подотчетное лицо |
| 19 | 71 | Выделили НДС из затрат, понесенных работником |
| 70 / 73 | 71 | Удержали из зарплаты или прочих расчетов невозвращенные в срок подотчетные деньги |
| 94 | 71 | Списали как недостачу невозвращенные подотчетные деньги |
Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В нашей программе легко вести учет подотчетных средств. Вы в режиме реального времени будете знать, кто получал деньги, в какой сумме, и кто еще не отчитался. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.
