Фискальный документ

Кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены, чеки коррекции, отчеты о закрытии фискального накопителя — все это фискальные документы. Они формируются онлайн-кассами. Расскажем, какие документы и для чего следует формировать.
 

Кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены, чеки коррекции, отчеты о закрытии фискального накопителя — все это фискальные документы. Они формируются онлайн-кассами. Расскажем, какие документы и для чего следует формировать.

Фискальный документ

Что такое фискальный документ

Все документы, которые формирует онлайн-касса, — это фискальные документы. Их особенность состоит в том, что они автоматически передаются с кассы в налоговую через оператора фискальных данных (Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ). 

Они могут создаваться в бумажном и в электронном виде. Электронные документы печатать и хранить не нужно — они будут храниться на фискальном накопителе и у оператора фискальных данных. При этом сам накопитель следует хранить в течение пяти лет после окончания его использования.

К фискальным документам относятся:

  • отчет о регистрации ККТ и отчет об изменении параметров регистрации;
  • отчет об открытии смены;
  • кассовый чек (бланк строгой отчетности);
  • кассовый чек коррекции;
  • отчет о закрытии смены;
  • отчет о закрытии фискального накопителя;
  • отчет о текущем состоянии расчетов;
  • подтверждение оператора;
  • запросы, уведомления и квитанции по маркировке.

О том, какие данные и каким образом следует указывать в фискальном документе, говорится в специальном стандарте — формате фискальных документов (ФФД). Он утвержден приказом ФНС № ЕД-7-20/662@.

Рассмотрим порядок и случаи формирования документов каждого вида.

Отчет о регистрации ККТ

Этот отчет формируется один раз — когда вы зарегистрируете кассу в ИФНС. Сформировать отчет нужно на следующий день после получения регномера. Для этого в кассу предварительно запишите регистрационный номер, наименование вашей организации (ФИО, если вы ИП), ИНН, номер фискального накопителя, и другие данные для формирования отчета. 

Сведения из отчета о регистрации направьте в налоговую через кабинет ККТ, ОФД или отнесите в бумажном виде.

Когда процедура регистрации ККТ завершится, налоговая заведет для вас электронную карточку. Ее направят в электронной форме через ОФД или кабинет ККТ. После этого через аппарат можно проводить расчеты и они будут направляться в ФНС.

Кассовый чек (БСО)

Кассовый чек — самый распространенный документ, о котором знают все. Он подтверждает расчеты и формируется на каждую операцию по реализации или возврату товара. Продавцы в обязательном порядке выдают покупателям фискальные чеки.

Кассовый чек — это первичный документ. Он может быть сформирован в электронном виде или напечатан. БСО по ФЗ № 54-ФЗ приравнен к кассовому чеку, но формировать его можно только на специальной системе для БСО. Реквизиты у этих документов совпадают:

  • наименование;
  • порядковый номер в течение смены;
  • дата, время и адрес расчета;
  • данные пользователя: наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН, система налогообложения;
  • признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
  • наименование предмета сделки, если его можно определить;
  • сумма расчета с указанием ставки и суммы НДС;
  • форма расчета (наличные или безналичные);
  • данные кассира;
  • регистрационный номер ККТ;
  • номер фискального накопителя;
  • фискальный признак документа и сайт для его проверки;
  • e-mail продавца;
  • порядковый номер фискального документа;
  • номер смены;
  • QR-код.

Дополнительные реквизиты перечислены в приказе ФНС № ЕД-7-20/662@.

Кассовый чек коррекции

Его формируют, когда нужно скорректировать расчеты. Например, в следующих ситуациях:

  • ошибка в чеке — завышенная стоимость, неверная позиция, не та ставка НДС, неверный способ оплаты и пр.;
  • задвоение чека по операции — кассир пробил чек дважды на один расчет;
  • неприменение ККТ — по ошибке, из-за поломки, отсутствия электричества и пр.;
  • сбои в передаче данных — кассир пробил чек и отдал клиенту, но ОФД информацию не получил из-за сбоев в соединении.

Если у вас формат фискальных документов 1.05, вместо чека коррекции применяйте возвратный чек с признаком «возврат прихода» или «возврат расхода». Узнать версию ФФД можно в отчете об открытии смены.

Оформить чек коррекции можно в любой день — как в течение смены, в которой была допущена ошибка, так и в следующих. Чтобы не было штрафа, важно сделать это до того, как ошибку найдут инспекторы. Это можно сделать на любой кассе — не обязательно на той, на которой была допущена ошибка.

Отчеты об открытии и закрытии смены

Отчет об открытии формируется в начале каждой новой смены. Если начать работать без него, то касса не будет печатать чеки. В отчете будут указаны дата формирования, данные организации, версия ФФД, сведения о кассире, номер смены и пр.

Закрывается смена тоже специальным документом — отчетом о закрытии смены (z-отчетом). С его помощью налоговая получает данные о прошедшей смене: сколько чеков пробили, какова была сумма операций, сколько сформировано фискальных документов и сколько из них не получила ФНС и пр. Также в этом отчете можно увидеть, что пора менять фискальный накопитель. Соответствующая отметка появится, если занято больше 99% памяти или до конца срока действия накопителя осталось меньше 30 дней.

Между формированием отчетов об открытии и закрытии должно пройти не больше 24 часов. Смена не может длиться больше суток, иначе касса перестанет пробивать чеки — такая функция зашита в фискальные накопители. Чтобы продолжать работу по истечении 24 часов, нужно закрыть смену и открыть новую. Формально закрыть смену можно и позже, если вы не будете проводить через кассу расчеты. Главное — не работайте без выдачи чеков.

Отчет о текущем состоянии расчетов

В отчете содержатся данные о не переданных фискальных документах. Из него вы узнаете, какие чеки не были отправлены ОФД и в какой момент произошел сбой. Вот какие данные в нем будут: 

  • номер, дата и время формирования первого непереданного чека;
  • общее количество непереданных документов;
  • суммы расчетов, данные о которых были переданы и не переданы;
  • признак применения ККТ в режиме, который не предусматривает передачу фискальных документов в налоговую.

Напоминаем, что если ОФД не получает данные больше 30 дней, касса блокируется. Поэтому формировать отчет о текущем состоянии расчетов следует хотя бы раз в две недели, чтобы контролировать процесс. Создать его можно в любой момент — даже в промежутке между закрытием и открытием смены.

Иногда этот отчет запрашивают проверяющие из налоговой. Одно из требований к ККТ — в любое время печатать отчет о текущем состоянии расчетов для проверки. Это не касается только касс, в которых нет устройства для печати: касс для безналичной оплаты через интернет, касс в торговых автоматах и пр.

Отчет о закрытии фискального накопителя

Фискальный накопитель — это специальное устройство, на котором хранятся все документы, созданные в кассе. Отчет о его закрытии потребуется в следующих случаях:

  • ККТ передается другому лицу;
  • ККТ перестала использоваться;
  • ККТ снята с учета;
  • фискальный накопитель подлежит замене из-за истечения срока использования или переполнения памяти.

Если ККТ украли или она потеряна, отчет о закрытии не требуется. 

В отчете будут указаны сведения, которые пригодятся для перерегистрации кассы: дата и время фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. Эти же данные будут храниться в личном кабинете ОФД.

Перед формированием отчета убедитесь, что ОФД получил все фискальные документы, сформированные в кассе.

Подтверждение оператора

Этот документ подтверждает, что ОФД получил чек или отчет с кассы. Формирует его не ваша касса, а сам оператор. Он отправит подтверждение к вам в кассу, и это будет значить, что ваша обязанность по передаче данных в налоговую исполнена.

Если оператор перестанет получать данные, то подтверждения приходить не будут. Уведомления об этом отражаются в личном кабинете ОФД.

Новые фискальные документы для маркировки

В новом ФФД 1.2 появились специальные фискальные документы, которые формируются при работе с товарами, подлежащими маркировке:

  • запрос о коде маркировки;
  • уведомление о реализации маркированного товара;
  • ответ на запрос;
  • квитанция на уведомление.

Этот формат обязателен для всех продавцов маркированных товаров.

Вы эти документы видеть и формировать не будете, ими обмениваются между собой ОФД и «Честный ЗНАК». ОФД передает запрос о коде и уведомление в «Честный ЗНАК», а он в свою очередь направляет ответ на запрос и квитанцию.

Работайте с онлайн-кассой в Контур.Бухгалтерии. Интегрируйте товароучетную систему Контур.Маркет с Бухгалтерией и автоматически передавайте в учет накладные и данные о продажах. В сервисе можно вести учет, оформлять расчеты с сотрудниками и сдавать отчетность через интернет. Всем новым пользователям доступно 14 дней бесплатной работы в сервисе.


Как сделать возврат по онлайн-кассе

Покупатели нередко возвращают вещи, и кассиру важно знать правильный порядок действий для этого случая. Расскажем, что нужно сделать при возврате товара и какой чек пробивают в разных ситуациях: при полном и частичном возврате, замене, оплате сертификатом и др.

Онлайн‑касса для торговли

Товары продаются в самых разных условиях: в бутике или супермаркете, с доставкой на дом, на рынке или в интернет-магазине. Для каждого случая подойдет своя касса. Расскажем, как выбрать устройство, на которое можно положиться.

Онлайн-касса для магазина одежды, продуктов, детских товаров

У современных розничных магазинов много особенностей, которые влияют на выбор кассового оборудования. Не так важно, что вы продаете: одежду, продукты или игрушки для детей, — нужно подобрать кассу, которая сможет работать с широким ассортиментом товаров и, возможно, маркировкой, подстрахует кассира от ошибок и будет легко обрабатывать покупки в период распродаж. Расскажем в статье, как выбрать кассу.

Онлайн‑касса для сферы услуг

Онлайн-кассы с 2021 года стали обязательными почти для всех предпринимателей, работающих с физическими лицами. Переходный период, когда некоторые категории малого бизнеса могли их не подключать, закончился. Расскажем об особенностях касс для сферы услуг. 

Онлайн-касса для ИП на патенте в 2021 году

Вот уже четыре года предприниматели России обязаны использовать онлайн-кассы. Однако до недавнего времени у ИП на патентной системе налогообложения была отсрочка. В этой статье расскажем, как предприниматели на патенте должны использовать онлайн-кассы в 2021 году, чтобы избежать проблем с законом и не понести неоправданных расходов.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты