Кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены, чеки коррекции, отчеты о закрытии фискального накопителя — все это фискальные документы. Они формируются онлайн-кассами. Расскажем, какие документы и для чего следует формировать.
Кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены, чеки коррекции, отчеты о закрытии фискального накопителя — все это фискальные документы. Они формируются онлайн-кассами. Расскажем, какие документы и для чего следует формировать.

Что такое фискальный документ
Все документы, которые формирует онлайн-касса, — это фискальные документы. Их особенность состоит в том, что они автоматически передаются с кассы в налоговую через оператора фискальных данных (Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ).
Они могут создаваться в бумажном и в электронном виде. Электронные документы печатать и хранить не нужно — они будут храниться на фискальном накопителе и у оператора фискальных данных. При этом сам накопитель следует хранить в течение пяти лет после окончания его использования.
К фискальным документам относятся:
- отчет о регистрации ККТ и отчет об изменении параметров регистрации;
- отчет об открытии смены;
- кассовый чек (бланк строгой отчетности);
- кассовый чек коррекции;
- отчет о закрытии смены;
- отчет о закрытии фискального накопителя;
- отчет о текущем состоянии расчетов;
- подтверждение оператора;
- запросы, уведомления и квитанции по маркировке.
О том, какие данные и каким образом следует указывать в фискальном документе, говорится в специальном стандарте — формате фискальных документов (ФФД). Он утвержден приказом ФНС № ЕД-7-20/662@.
Рассмотрим порядок и случаи формирования документов каждого вида.
Отчет о регистрации ККТ
Этот отчет формируется один раз — когда вы зарегистрируете кассу в ИФНС. Сформировать отчет нужно на следующий день после получения регномера. Для этого в кассу предварительно запишите регистрационный номер, наименование вашей организации (ФИО, если вы ИП), ИНН, номер фискального накопителя, и другие данные для формирования отчета.
Сведения из отчета о регистрации направьте в налоговую через кабинет ККТ, ОФД или отнесите в бумажном виде.
Когда процедура регистрации ККТ завершится, налоговая заведет для вас электронную карточку. Ее направят в электронной форме через ОФД или кабинет ККТ. После этого через аппарат можно проводить расчеты и они будут направляться в ФНС.
Кассовый чек (БСО)
Кассовый чек — самый распространенный документ, о котором знают все. Он подтверждает расчеты и формируется на каждую операцию по реализации или возврату товара. Продавцы в обязательном порядке выдают покупателям фискальные чеки.
Кассовый чек — это первичный документ. Он может быть сформирован в электронном виде или напечатан. БСО по ФЗ № 54-ФЗ приравнен к кассовому чеку, но формировать его можно только на специальной системе для БСО. Реквизиты у этих документов совпадают:
- наименование;
- порядковый номер в течение смены;
- дата, время и адрес расчета;
- данные пользователя: наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН, система налогообложения;
- признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
- наименование предмета сделки, если его можно определить;
- сумма расчета с указанием ставки и суммы НДС;
- форма расчета (наличные или безналичные);
- данные кассира;
- регистрационный номер ККТ;
- номер фискального накопителя;
- фискальный признак документа и сайт для его проверки;
- e-mail продавца;
- порядковый номер фискального документа;
- номер смены;
- QR-код.
Дополнительные реквизиты перечислены в приказе ФНС № ЕД-7-20/662@.
Кассовый чек коррекции
Его формируют, когда нужно скорректировать расчеты. Например, в следующих ситуациях:
- ошибка в чеке — завышенная стоимость, неверная позиция, не та ставка НДС, неверный способ оплаты и пр.;
- задвоение чека по операции — кассир пробил чек дважды на один расчет;
- неприменение ККТ — по ошибке, из-за поломки, отсутствия электричества и пр.;
- сбои в передаче данных — кассир пробил чек и отдал клиенту, но ОФД информацию не получил из-за сбоев в соединении.
Если у вас формат фискальных документов 1.05, вместо чека коррекции применяйте возвратный чек с признаком «возврат прихода» или «возврат расхода». Узнать версию ФФД можно в отчете об открытии смены.
Оформить чек коррекции можно в любой день — как в течение смены, в которой была допущена ошибка, так и в следующих. Чтобы не было штрафа, важно сделать это до того, как ошибку найдут инспекторы. Это можно сделать на любой кассе — не обязательно на той, на которой была допущена ошибка.
Отчеты об открытии и закрытии смены
Отчет об открытии формируется в начале каждой новой смены. Если начать работать без него, то касса не будет печатать чеки. В отчете будут указаны дата формирования, данные организации, версия ФФД, сведения о кассире, номер смены и пр.
Закрывается смена тоже специальным документом — отчетом о закрытии смены (z-отчетом). С его помощью налоговая получает данные о прошедшей смене: сколько чеков пробили, какова была сумма операций, сколько сформировано фискальных документов и сколько из них не получила ФНС и пр. Также в этом отчете можно увидеть, что пора менять фискальный накопитель. Соответствующая отметка появится, если занято больше 99% памяти или до конца срока действия накопителя осталось меньше 30 дней.
Между формированием отчетов об открытии и закрытии должно пройти не больше 24 часов. Смена не может длиться больше суток, иначе касса перестанет пробивать чеки — такая функция зашита в фискальные накопители. Чтобы продолжать работу по истечении 24 часов, нужно закрыть смену и открыть новую. Формально закрыть смену можно и позже, если вы не будете проводить через кассу расчеты. Главное — не работайте без выдачи чеков.
Отчет о текущем состоянии расчетов
В отчете содержатся данные о не переданных фискальных документах. Из него вы узнаете, какие чеки не были отправлены ОФД и в какой момент произошел сбой. Вот какие данные в нем будут:
- номер, дата и время формирования первого непереданного чека;
- общее количество непереданных документов;
- суммы расчетов, данные о которых были переданы и не переданы;
- признак применения ККТ в режиме, который не предусматривает передачу фискальных документов в налоговую.
Напоминаем, что если ОФД не получает данные больше 30 дней, касса блокируется. Поэтому формировать отчет о текущем состоянии расчетов следует хотя бы раз в две недели, чтобы контролировать процесс. Создать его можно в любой момент — даже в промежутке между закрытием и открытием смены.
Иногда этот отчет запрашивают проверяющие из налоговой. Одно из требований к ККТ — в любое время печатать отчет о текущем состоянии расчетов для проверки. Это не касается только касс, в которых нет устройства для печати: касс для безналичной оплаты через интернет, касс в торговых автоматах и пр.
Отчет о закрытии фискального накопителя
Фискальный накопитель — это специальное устройство, на котором хранятся все документы, созданные в кассе. Отчет о его закрытии потребуется в следующих случаях:
- ККТ передается другому лицу;
- ККТ перестала использоваться;
- ККТ снята с учета;
- фискальный накопитель подлежит замене из-за истечения срока использования или переполнения памяти.
Если ККТ украли или она потеряна, отчет о закрытии не требуется.
В отчете будут указаны сведения, которые пригодятся для перерегистрации кассы: дата и время фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. Эти же данные будут храниться в личном кабинете ОФД.
Перед формированием отчета убедитесь, что ОФД получил все фискальные документы, сформированные в кассе.
Подтверждение оператора
Этот документ подтверждает, что ОФД получил чек или отчет с кассы. Формирует его не ваша касса, а сам оператор. Он отправит подтверждение к вам в кассу, и это будет значить, что ваша обязанность по передаче данных в налоговую исполнена.
Если оператор перестанет получать данные, то подтверждения приходить не будут. Уведомления об этом отражаются в личном кабинете ОФД.
Новые фискальные документы для маркировки
В новом ФФД 1.2 появились специальные фискальные документы, которые формируются при работе с товарами, подлежащими маркировке:
- запрос о коде маркировки;
- уведомление о реализации маркированного товара;
- ответ на запрос;
- квитанция на уведомление.
Этот формат обязателен для всех продавцов маркированных товаров.
Вы эти документы видеть и формировать не будете, ими обмениваются между собой ОФД и «Честный ЗНАК». ОФД передает запрос о коде и уведомление в «Честный ЗНАК», а он в свою очередь направляет ответ на запрос и квитанцию.
Работайте с онлайн-кассой в Контур.Бухгалтерии. Интегрируйте товароучетную систему Контур.Маркет с Бухгалтерией и автоматически передавайте в учет накладные и данные о продажах. В сервисе можно вести учет, оформлять расчеты с сотрудниками и сдавать отчетность через интернет. Всем новым пользователям доступно 14 дней бесплатной работы в сервисе.