Бухгалтеру часто приходится иметь дело со сканами первичных документов: поставщики присылают их по электронной почте, потому что отправка оригиналов занимает время. В статье расскажем, как в несколько раз ускорить обработку сканов с помощью программ распознавания для бухгалтерских документов.
Зачем распознавать отсканированные документы
Как в бухгалтерии появляются сканы? - очень просто. Контрагент не успевает передать вовремя накладные и акты, поэтому отправляет документы в виде сканов или фотографий. Тогда бухгалтер может вовремя ввести сведения в учет, и к концу квартала у него не будет огромных стопок первички, которую срочно надо обработать.
Обработка отсканированных документов почти не отличается от работы с бумажной первичкой: нужно точно так же ввести сведения из них в систему учета. Практика показывает, что эта задача отнимает у бухгалтера много времени. Часто компаниям приходится приглашать приходящих помощников по вводу первички или усаживать за работу менеджеров, лишь бы успеть обработать документы вовремя. Иногда бухгалтеру приходится задерживаться на работе до позднего вечера.
Но обработку документов можно ускорить с помощью программы распознавания в 2-5 раз и освободить бухгалтеру до нескольких часов в день. Такая автоматизация помогает сэкономить не только время, но и деньги: компании не придется нанимать помощников для ввода документов или отвлекать от дела менеджеров, обработкой документов займется программа - а она стоит заметно дешевле.
Как программа обрабатывает сканы документов
Странно, что в эпоху нейросетей квалифицированному специалисту приходится вручную «перебивать» символы с бумаги или скана в учетный софт. Ведь сегодня доступны специальные системы, которые распознают сканы бумажных документов: «читают» данные накладной или УПД и переносят их в документ бухгалтерской программы. Они напоминают всем известные сервисы для распознавания обычного текста, только «заточены» они под бухгалтерию.
Как и другие программы распознавания, бухгалтерские системы чувствительны к качеству скана. Чем выше четкость изображения, тем больше полей система прочитает и перенесет в 1С. Поэтому лучше именно сканировать документы, а не фотографировать их. Программы понимают все популярные форматы: PNG, PDF, JPG, TIFF.
Вот обычный порядок работы с системой распознавания:
- Бухгалтер извлекает скан из почты или сканирует бумажный документ, загружает скан в программу.
- Программа распознает реквизиты, номенклатуру, цифры, проводит математическую проверку операций и переносит все данные в черновик документа 1С. Если система сомневается в правильной расшифровке данных, она выделит цветом поле, которое нужно внимательно проверить.
- Бухгалтер пробегает глазами по исходному документу и черновику в 1С, сверяет данные.
- Если все в порядке - бухгалтер проводит документ.
Как программная обработка сканов избавляет от ошибок
При ручном вводе документов часто случаются ошибки. «Человеческий фактор», - говорим мы, бухгалтер может устать от букв и цифр к концу дня. А вот программа не устает, не путает буквы и цифры, легко переключается с латиницы на кириллицу. И если вслед за программой введенные данные проверит человек, риск ошибок почти обнуляется.
При такой организации работы бухгалтер может освободить до нескольких часов в день, которые раньше он тратил на рутину. Это позволит полноценно заниматься налогами, учетом, отчетностью, готовить для руководителя и сотрудников нужные документы и отчеты.
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия инструмент по распознаванию сканов встроен в систему. Когда бухгалтер заводит новый документ, он может нажать кнопку и прикрепить для распознавания скан.
Система проитает его, сформирует черновик документа и выделит желтым цветом поля, которые нуждаются в проверке. Бухгалтеру останется проверить документ и сделать проводку. После этого документ с прикрепленным к нему сканом появится в общем списке.
А еще в Контур.Бухгалтерии легко вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет. Большинство операций в сервисе автоматизированы, это помогает экономить время и избавляет от ошибок. Тестируйте Бухгалтерию бесплатно 14 дней.