Каждая компания регулярно выпускает и получает документы. Это договоры с контрагентами, акты, накладные, счета-фактуры, кассовые документы. Встает вопрос: как автоматизировать их обработку, чтобы освободить время сотрудников и использовать современные технологии на благо бизнеса? Расскажем о доступных методах автоматизации.
Что можно автоматизировать в бухгалтерии
Разложим процесс обработки документов на этапы и посмотрим, какие из них можно автоматизировать. Для этого проследим путь большинства первичных документов.
Этап 1. Создание документа. При совершении хозяйственной операции или сразу после этого формируется документ. Компания создает исходящую первичку, поставщики получают входящую. На этом этапе автоматизация привычна и доступна всем: бухгалтеры заполняют накладные или формируют договоры с помощью компьютера, а не вручную. Часто это происходит в системе электронного документооборота.
Этап 2. Передача документа в бухгалтерию. Менеджер или руководитель компании передает документ бухгалтеру для дальнейшей работы. До сих пор это часто делается физически: бумажный оригинал передают через сотрудников, курьера или отправляют по почте.
Радикальный способ автоматизации на этом этапе — подключение к системе электронного документооборота (ЭДО). Компания получает квалифицированную электронную подпись (КЭП), выбирает оператора ЭДО и оплачивает его услуги, налаживает контакты с контрагентами для обмена электронными документами. После этого можно создавать документы не на бумажном, а на цифровом носителе. Вы моментально отправляете их контрагентам и так же быстро получаете документы от них. Дальнейшая обработка документов тоже предельно упрощается.
Еще один известный метод автоматизации при передаче документов — использование сканера, факса, электронной почты и других способов связи через интернет. Так на практике подписывают договоры, отправляют сканы накладных. Это помогает ускорить работу компаний, хотя не избавляет от обязанности передать потом бумажный оригинал первички.
Этап 3. Проверка правильности заполнения документа. Этот момент вряд ли удастся автоматизировать — здесь нужен профессионализм бухгалтера. При выявлении недочетов документ возвращают на исправление.
Этап 4. Ввод документа в систему учета. Это самый трудозатратный момент в работе бухгалтерий. По разным оценкам, ручной ввод документов, в особенности накладных, занимает до 70% времени специалистов. Особенно много неудобств это доставляет в «авральные» периоды конце отчетного квартала: в компаниях копятся пачки документов, и бухгалтеры вынуждены задерживаться на работе до позднего вечера, чтобы вовремя ввести их в учетную систему. Иногда компании нанимают приходящих помощников для этой цели и тратят дополнительные средства. А значит автоматизация ввода документов принесет компании максимум пользы.
Снова радикальный способ - подключение к системе электронного документооборота. Когда вы получаете от контрагентов электронные акты, накладные и другие документы, их можно ввести в систему учета в несколько кликов. Бухгалтеру не придется переписывать содержание — так он экономит время. А еще избавляется от ошибок, ведь данные из электронного документа корректно встают в нужные поля в учете.
Еще один способ автоматизации на этапе ввода — бухгалтерская система распознавания сканов. Это программа, которая читает сканы документов и переносит реквизиты, номенклатуру и цифры в учет. Бухгалтеру остается проверить правильность распознавания и провести документ. Такие системы в несколько раз ускоряют работу с первичкой — особенно с объемными накладными и счетами-фактурами. А еще они умеют искать нужные номенклатурные карточки в базе учетной системы и создавать новые, что тоже экономит время бухгалтера.
В учетном сервисе Контур.Бухгалтерия уже встроена система распознавания накладных, актов, договоров, счетов на оплату, счетов-фактур и УПД. Система перенесет данные из документа в учет, выделит желтым цветом поля, которые нуждаются в проверке. Бухгалтеру останется проверить результат распознавания и провести документ. А еще в Бухгалтерии есть встроенный электронный документооборот.
Этап 5. Комплектация и хранение документов. На этом этапе бумажные документы сортируют в хронологическом порядке, подшивают, складывают в папки и отправляют на хранение в архив. Полная автоматизация возможна, только если вы работаете с ЭДО. Тогда документы хранятся на защищенных серверах оператора и прикрепляются к проведенным документам в учете, их легко найти и переслать. Бумажные документы подшивают в папки и хранят в стеллажах не менее 5 лет.
В чем польза автоматизации
На автоматизацию нужно время и деньги: потратить средства на покупку нужных программ или доработать учетную систему, обучить сотрудников. Окупятся ли эти вложения?
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно все рассчитать. Расчеты в каждом случае будут зависеть от масштабов предприятия и типа автоматизации. Но есть два ключевых значения, которые надо сравнить, чтобы сделать выводы о выгоде автоматизации:
- траты, которые придется сделать ради автоматизации: это общая сумма внедрения ЭДО, покупка системы распознавания или бухгалтерского сервиса со встроенной системой;
- экономия на оплате труда бухгалтеров и содержании бумажного архива: например, если бухгалтер тратит на ввод накладных не 70%, а 20% своего времени, то освободившееся время он потратит на более сложные задачи, а вам не придется нанимать дополнительного специалиста.
Чтобы автоматизировать ввод первички и работать с электронным документооборотом, подключите Контур.Бухгалтерию. В системе простой учет, расчет налогов и зарплаты, отчетность формируется автоматически по данным учета и отправляется через интернет. Тестируйте Бухгалтерию бесплатно 14 дней и проверьте, подходит ли она вам.
