С электронными документами работает все больше компаний. В 2021 году завершился эксперимент по переходу на электронные кадровые документы. Расскажем в статье о правилах работы с цифровыми документами, о требованиях и возможностях.
Какие нормы определяют работу с электронными документами
Электронный документ признается юридически равнозначным бумажному, если он подписан электронной подписью (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Самая надежная подпись для заверения таких документов — квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Если у вас оформлена эта подпись, не понадобятся дополнительные договоренности с контрагентом о взаимном признании электронных подписей друг друга. Это придется сделать, только если вы работаете с простой электронной подписью (ПЭП) или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). И даже при таком соглашении об обмене электронными документами вы и контрагент имеете право составлять документы на бумаге.
С 1 января 2022 года сотрудники компании должны будут подписывать документы электронной подписью физлица (появятся изменения в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Дополнительно к ЭП физлица потребуется электронная доверенность, подтверждающая, что физлицо работает в компании та определенной должности. Пока формат доверенности не разработан, его ждут к 2022 году.
Какие требования предъявляются к электронным документам
К счетам-фактурам предъявляют самые жесткие требования, так как этот документ связан с НДС и подтверждением права на вычет. Электронные счета-фактуры можно выставлять только в формате, который утвержден ФНС, а передаваться только через оператора электронного документооборота (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н).
Вот нормативные акты, утверждающие формат электронных документов:
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, также форматы товарной накладной, акта и акта приема и/или расхождений утверждены приказами ФНС;.
- Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ утверждает формат счета-фактуры, а Приказом ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ — формат корректировочного счета-фактуры;
- Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ устанавливает формат универсального передаточного документа (УПД).
Периодически контролирующие органы обновляют форму и форматы документов, за этим придется следить. Форма — это визуально закрепленный способ заполнения документа, попросту говоря — бланк.
А формат — это требования к программному, цифровому заполнению документа. Налоговая не устанавливает, как он должен выглядеть визуально, если его вывести на экран компьютера, чтобы ознакомиться с содержанием. Только визуализация счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Некоторые операторы электронного документооборота предлагают кастомизацию — то есть, подгонку визуальных форм документов к тем образцам, с которыми привыкли работать в компании.
Как стороны работают с электронными документами
Бумажный документ реален, он состоит из одной или нескольких страниц, которые подписывают обе стороны.
Электронный документ — это файл. Поставщик заполняет свою часть документа, вносит реквизиты и другие данные и подписывает электронной подписью. После этого изменить документ нельзя — даже если попытаться это сделать, то изменения будут очевидны, и документ не будет иметь силы. Чтобы добавить свою часть сведений в файл, покупатель с помощью идентификатора связывается с файлом поставщика, затем подписывает его.
Когда покупатель подписывает файл, оператор ЭДО обращается в его удостоверяющий центр и проверяет действительность электронной подписи, информацию о подписанте, фиксирует дату и время подписи. Так что при обмене подписями через оператора у вас есть уверенность, что документ подписан действующими подписями. Оператор фиксирует факт подписания. А доверенность на подписание документа лучше запрашивать у контрагента заранее, чтобы знать о полномочиях лица, которое ставит свою подпись.
Если распечатать электронный документ, на нем будет штамп подписи со сведениями о сторонах, дате подписания и сертификатах электронных подписей. Такой штамп проставляется на каждом листе документа, так что в него нельзя внести дополнительный лист без переподписания.
В электронных документах даты подписания могут не совпадать с датами выставления или датой отгрузки. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ не предъявляет особых требований к дате подписания документа, важно только, чтобы дата осуществления операция и дата составления документа были указаны верно.
Также дата подписания ничего не значит для учета, она показывает, с какого момента у вас с контрагентом возникли взаимные обязательства, фиксируется в файлах-извещениях и подтверждениях (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н). А ориентироваться нужно на даты операций: скажем, если вы получили товар на склад 4 августа, и эта дата стоит в счете-фактуре или УПД как дата отгрузки, а сам документ вы подписали только 20 августа, то для учета важен только день поступления товара — 4 августа.
Подключите онлайн-бухгалтерию со встроенным электронным документооборотом и системой распознавания сканов первички. Это упрощает и ускоряет работу и избавляет от ошибок в учете. В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть все необходимые инструменты, а еще простой учет, налоги и зарплата, отчетность через интернет и автоматизация большинства операций. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.