Бухучет строго опирается на документы, которые имеют юридическую силу. Их называют первичными: они служат первым и главным основанием для отражения в учете покупки, продажи, аренды и других операций. Расскажем о первичных документах и правилах работы с ними.
Бухучет строго опирается на документы, которые имеют юридическую силу. Их называют первичными: они служат первым и главным основанием для отражения в учете покупки, продажи, аренды и других операций. Расскажем о первичных документах и правилах работы с ними.
Первичный документ и его реквизиты

Каждый первичный документ служит письменным доказательством реальности конкретной хозоперации, а за достоверность данных в нем отвечают исполнители или должностные лица, которые составили и подписали бумагу. Только на основании верно оформленного и подписанного первичного документа можно делать запись в бухгалтерском учете.
В каждой такой бумаге должны быть сведения, которые называют реквизитами. Бывают обязательные реквизиты и дополнительные. Только при наличии всех обязательных реквизитов бумага имеет юридическую силу. К ним относятся:
- название документа, код формы и дата, когда он составлен;
- название компании или фамилия и инициалы ИП, которые проводят хозяйственную операцию;
- сведения о содержании хозоперации, о ее основании (например, договор), измерители — денежные, трудовые, натуральные;
- ответственные за совершение и оформление хозоперации лица — их должности, фамилии, инициалы и подписи.
При необходимости вводят дополнительные реквизиты: присваивают номер, указывает расчетный счет организации или ИП.
Перечень первичных документов
Сегодня нет какого-то единого перечня первичных документов, которые обязаны применять все компании. Вы можете пользоваться унифицированными формами первички или разработать их самостоятельно. Главное — утвердить формы в учетной политике.
Вот список документов, которые чаще всего используют в работе:
- товарная накладная;
- акт сдачи-приемки;
- счет-фактура;
- универсальный передаточный документ;
- документы по расчету с сотрудниками — скажем, расчетно-платежные ведомости;
- документы по основным средствам, например, акт приемки-передачи основного средства, акт списания объекта основных средств;
- инвентаризационная опись;
- кассовые документы: приходный и расходный кассовые ордеры, платежное поручение, авансовый отчет;
- акт зачета взаимных требований;
- бухгалтерская справка.
Стадии документооборота первички
После составления и подписания первичный документ проходит несколько стадий обработки в бухучете:
- прием в бухгалтерию;
- проверка правильности заполнения, при необходимости — обращение к контрагенту за исправлением;
- внесение в систему учета: если документ электронный — это делается быстро, если же документ бумажный поможет система распознавания бухгалтерских документов;
- запись данных в учетных регистрах;
- отправка в архив.
Исправление ошибок в первичных документах
При оформлении первичных документов или при переносе данных из первички в учетную систему случаются ошибки. Их важно вовремя выявить и исправить.
Если обнаружена неточность в первичном документе, его возвращают сотруднику, ответственному за составление, чтобы он исправил ошибку. Если в документе обнаружены подделки, ответственных за составление лиц привлекают к ответу.
Если ошибка появилась в бухгалтерских регистрах, за ее исправление отвечают специалисты, которые составили и подписали регистр. Исправить ошибку в учете можно одним из способов.
Корректировка — если ошибка не связана с корреспонденцией счетов или ее быстро увидели, так что она не повлияла на учет и не попала в отчетность. Текст или сумму с ошибкой исправляют в бухгалтерской программе.
Дополнительные проводки — если в проводке и регистрах корреспонденция указана верно, но занижена сумма операции. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер составляет дополнительную проводку с недостающей суммой. Пример: сотруднику в кассе выдали 32 000 рублей, а записали 23 000 рублей. Тогда недостающие 11 000 рублей надо дополнительно провести: Дт 71 Кт 50 — 11 000 рублей.
Метод сторнирования (отрицательной записи) применяется для исправления неверной корреспонденции или суммы, большей, чем нужно. Бухгалтер сторнирует ошибочную проводку, вычитая сумму из итогов. Затем составляет верную проводку. Пример: компания закупила материалы на 100 000 рублей и по ошибке их записали как товары: Дт 41 Кт 60 — 100 000 рублей. Сторнируем: Дт 41 Кт 60 — 100 000 рублей. Вносим верную запись: Дт 10 Кт 60 — 100 000 рублей.
Чтобы сократить риск ошибок при переносе данных из накладных в учетную систему, автоматизируйте этот процесс. Пользуйтесь электронным документооборотом, системами распознавания бумажной первички — все это есть в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. А еще в сервисе — простой учет, зарплата, отчетность, нормативно-правовая база и другие полезные инструменты. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.