Что такое первичная документация


Бухучет строго опирается на документы, которые имеют юридическую силу. Их называют первичными: они служат первым и главным основанием для отражения в учете покупки, продажи, аренды и других операций. Расскажем о первичных документах и правилах работы с ними.

Первичный документ и его реквизиты

Что такое первичная документация

Каждый первичный документ служит письменным доказательством реальности конкретной хозоперации, а за достоверность данных в нем отвечают исполнители или должностные лица, которые составили и подписали бумагу. Только на основании верно оформленного и подписанного первичного документа можно делать запись в бухгалтерском учете.

В каждой такой бумаге должны быть сведения, которые называют реквизитами. Бывают обязательные реквизиты и дополнительные. Только при наличии всех обязательных реквизитов бумага имеет юридическую силу. К ним относятся:

  • название документа, код формы и дата, когда он составлен;
  • название компании или фамилия и инициалы ИП, которые проводят хозяйственную операцию;
  • сведения о содержании хозоперации, о ее основании (например, договор), измерители — денежные, трудовые, натуральные;
  • ответственные за совершение и оформление хозоперации лица — их должности, фамилии, инициалы и подписи.

При необходимости вводят дополнительные реквизиты: присваивают номер, указывает расчетный счет организации или ИП.

Перечень первичных документов

Сегодня нет какого-то единого перечня первичных документов, которые обязаны применять все компании. Вы можете пользоваться унифицированными формами первички или разработать их самостоятельно. Главное — утвердить формы в учетной политике.

Вот список документов, которые чаще всего используют в работе:

  • товарная накладная;
  • акт сдачи-приемки;
  • счет-фактура;
  • универсальный передаточный документ;
  • документы по расчету с сотрудниками — скажем, расчетно-платежные ведомости;
  • документы по основным средствам, например, акт приемки-передачи основного средства, акт списания объекта основных средств;
  • инвентаризационная опись;
  • кассовые документы: приходный и расходный кассовые ордеры, платежное поручение, авансовый отчет;
  • акт зачета взаимных требований;
  • бухгалтерская справка.

Стадии документооборота первички

После составления и подписания первичный документ проходит несколько стадий обработки в бухучете:

  1. прием в бухгалтерию;
  2. проверка правильности заполнения, при необходимости — обращение к контрагенту за исправлением;
  3. внесение в систему учета: если документ электронный — это делается быстро, если же документ бумажный поможет система распознавания бухгалтерских документов;
  4. запись данных в учетных регистрах;
  5. отправка в архив.

Исправление ошибок в первичных документах

При оформлении первичных документов или при переносе данных из первички в учетную систему случаются ошибки. Их важно вовремя выявить и исправить.

Если обнаружена неточность в первичном документе, его возвращают сотруднику, ответственному за составление, чтобы он исправил ошибку. Если в документе обнаружены подделки, ответственных за составление лиц привлекают к ответу. 

Если ошибка появилась в бухгалтерских регистрах, за ее исправление отвечают специалисты, которые составили и подписали регистр. Исправить ошибку в учете можно одним из способов.

Корректировка — если ошибка не связана с корреспонденцией счетов или ее быстро увидели, так что она не повлияла на учет и не попала в отчетность. Текст или сумму с ошибкой исправляют в бухгалтерской программе. 

Дополнительные проводки — если в проводке и регистрах корреспонденция указана верно, но занижена сумма операции. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер составляет дополнительную проводку с недостающей суммой. Пример: сотруднику в кассе выдали 32 000 рублей, а записали 23 000 рублей. Тогда недостающие 11 000 рублей надо дополнительно провести: Дт 71 Кт 50 — 11 000 рублей.

Метод сторнирования (отрицательной записи) применяется для исправления неверной корреспонденции или суммы, большей, чем нужно. Бухгалтер сторнирует ошибочную проводку, вычитая сумму из итогов. Затем составляет верную проводку. Пример: компания закупила материалы на 100 000 рублей и по ошибке их записали как товары: Дт 41 Кт 60 — 100 000 рублей. Сторнируем: Дт 41 Кт 60 — 100 000 рублей. Вносим верную запись: Дт 10 Кт 60 — 100 000 рублей.

Чтобы сократить риск ошибок при переносе данных из накладных в учетную систему, автоматизируйте этот процесс. Пользуйтесь электронным документооборотом, системами распознавания бумажной первички — все это есть в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. А еще в сервисе — простой учет, зарплата, отчетность, нормативно-правовая база и другие полезные инструменты. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.

Контур.Бухгалтерия
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть всё для удобной работы
  • Легко ведите учёт и заводите первичку
  • Отправляйте отчётность через интернет
  • Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
  • Начисляйте зарплату, больничные, отпускные
Попробовать бесплатно
Вам будут интересны статьи по теме «Бухучет для начинающих»
Первичный бухгалтерский учет

Расскажем, из чего состоит первичный учет и какие сервисы помогут бухгалтеру быстрее справляться с первичными документами и не делать ошибок.

, Елена Космакова
Первичная документация в бухгалтерии

Первичные документы — основа бухгалтерского и налогового учета. Они подтверждают доходы, расходы и правильность расчета налогов. Разберемся, какие бывают первичные документы и в каких случаях их используют.

, Елена Космакова
Обработка первичных документов

Обработка первичных документов не требует особых навыков и умений. Обычно эту работу поручают рядовому бухгалтеру, который получает первичку, проверяет ее и делает бухгалтерскую проводку. Но даже в этом деле бывают ошибки. Расскажем, как происходит обработка первичных документов и как ее автоматизировать.

, Елена Космакова