С июля 2021 почти не осталось ситуаций, когда можно продавать товары или услуги без применения кассы. При этом в большинстве случаев физлица и контрагенты расплачиваются по безналу: картами, через интернет-банк, через сайт. И не все такие оплаты требуют выдачи чека. Расскажем, в каких случаях нужно проводить продажу через кассу, а в каких нет.
Как определить, нужно ли выдавать чек при продаже
В общем случае кассовые чеки выдают при получении безналичной оплаты / предоплаты за товары, работы или услуги (ст. 1.1 и п. 1 ст. 1.2 54-ФЗ). Но многое зависит от статуса плательщика и формы расчетов.
- Плательщик может быть физлицом, предпринимателем или организацией.
- Платеж может совершаться с помощью средства платежа с его предъявлением: это происходит, когда покупатель расплачивается картой или смартфоном. Некоторые платежи происходят без предъявления средства платежа: через интернет-банк, с электронного кошелька, по платежному поручению.
Если плательщик физлицо — касса нужна в любом случае. Если плательщик ИП или юрлицо, все зависит от формы платежа — проходит он с предъявлением электронного средства платежа или нет. Расскажем подробнее.
Нужна ли касса при расчетах с физлицами
При любой безналичной оплате от граждан продавец должен применять кассу. Форма платежа не важна: клиент может оплатить покупку картой или сделать перевод из мобильного банка, внести полную или частичную оплату — в любом случае, чек нужно выдать. Разница лишь в том, что при оплате картой через кассу и банковский терминал чек обычно выдается сразу, а при оплате через сайт или интернет-банк чек отправляют клиенту по e-mail или sms до конца следующего рабочего дня после дня оплаты (письмо Минфина РФ от 21.06.2018 № 03-01-15/42668).
Исключения: от применения касс при работе с гражданами освобождены предприниматели на некоторых видах деятельности. Например, это услуги сиделок или нянь, изготовление ключей, сдача в аренду квартир, образовательные и спортивные услуги. Подробнее об освобождении от касс читайте в нашей статье.
В какие сроки нужно пробить чек физлицу при безналичной оплате
При оплате картой на кассе чек пробивается сразу. Это может быть бумажный чек или электронный, тогда отправьте его покупателю по e-mail или sms до конца следующего рабочего дня после покупки. Еще один вариант — сформировать и передать клиенту QR-код для считывания чека.
Если клиент платит за товар или услугу удаленно — через сайт или через интернет-банк, вы должны пробить чек до завершения следующего рабочего дня, после того как деньги поступят на ваш счет. Если это полная или частичная предоплата, то есть товар или услугу вы передадите клиенту после получения денег, придется выдать два чека.
- Первый чек отправьте до конца ближайшего рабочего дня после получения перевода, но не позднее чем вы передадите товар или услугу. Отправьте его по e-mail, sms или через QR-код, а если покупатель не указал контакты, выдайте бумажный чек при ближайшей встрече (п. 5.3. ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). В чеке при полной предоплате проставьте признак «Предоплата 100%», а при частичной — просто «Предоплата». Иногда сразу не понятно, за какой товар платит клиент, тогда проставьте признак «Аванс».
- Второй чек передайте в бумажном или электронном виде вместе с товаром или предоставлением услуги. Признак в этом чеке — «Полный расчет», а способ оплаты — «Зачет аванса».
Как формировать на кассе чеки при предоплате, читайте в нашей статье.
Иногда компании и предприниматели сами покупают товары или услуги у граждан. Для такой ситуации у чиновников нет единого мнения. ФНС считает, что чек следует пробить, если вы покупаете товары у физлиц для перепродажи (письма от 13.04.2020 № АБ-4-20/6201@ и от 14.08.2018 № АС-4-20/15707). Минфин считает, что чеки не нужны, если вы платите гражданам аренду, заработную плату, матпомощь или подобные платежи (письма от 26.12.2019 № 03-01-15/102189 и от 10.10.2019 № 03-01-15/77953).
Так что безопаснее выдавать чек физлицу, если товар или услугу вы покупаете для перепродажи, а в иных случаях касса не нужна.
Как выдавать чеки при оплате от граждан по QR-коду
Если с вами расплатились по QR-коду, то правила требуют в ответ вывести на дисплей смартфона или компьютера QR-код, чтобы покупатель мог считать чек. Такой код равносилен выдаче бумажного или электронного чека (п. 2, 3 и 3.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Если нет возможности вывести код на экран, просто отправьте покупателю электронный чек, сам код или ссылку для скачивания чека/кода.
Нужна ли касса при расчетах с контрагентами
Есть один вид безналичного платежа от предпринимателей и юрлиц, когда продавец не формирует чек, — это денежный перевод по платежному поручению на реквизиты расчетного счета продавца (п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Поэтому компании, которые принимают оплаты только от юрлиц и ИП, могут работать вовсе без касс, если договорятся с контрагентами о платежах по реквизитам счета через платежку.
Если же контрагент расплатился корпоративной картой, бесконтактным платежом со смартфона или через электронный кошелек, вы обязаны применить кассу и выдать чек.
При зачете авансов или предоплат между предпринимателями и компаниями кассу применять не нужно, так считает ФНС (информация на сайте от 10.06.2020, письмо ФНС РФ от 21.08.2019 № АС-4-20/16571@). Но УФНС РФ по Москве считает, что при предоставлении за товары, в том числе при взаимозачете между организациями или предпринимателями, кассу применять нужно (письма от 13.08.2019 № 17-15/138092@, от 13.08.2019 № 17-15/147887@).
Санкции за невыдачу чеков при безналичном расчете
Если вы не выдали чек при безналичном расчете, вас могут оштрафовать (ч. 2 ст. 14.5 КоАП):
- штраф для организации — 75-100% от суммы чека, но не менее 30 000 рублей;
- штраф для директора или ИП — 25-50% от суммы чека, но не менее 10 000 рублей.
Если чек вы пробили, но не отправили покупателю, возможен штраф поменьше (ч. 6 ст. 14.5 КоАП):
- штраф для организации — 10 000 рублей;
- штраф для директора или ИП — 2 000 рублей.
Чтобы упростить бухучет при работе с кассой, подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия: система умеет принимать отчеты о закрытии смены с касс. А еще в Бухгалтерии легко вести учет, платить зарплату и налоги, автоматически создавать отчеты и отправлять их через интернет. Тестируйте сервис бесплатно 14 дней.