Закрытие кассы при закрытии ИП

Зачем снимать с учета кассу

Казалось бы, если кассой больше не пользуются, можно просто забыть о ней. Но есть правила снятия кассы с учета, которым нужно следовать (ст. 4.2. ФЗ № 54-ФЗ).

Если предприниматель просто прекратит работу, но сохранит статус ИП и не подаст заявление о «закрытии» кассы, есть риск, что кто-то сможет пользоваться его кассой. И тогда все чеки из нее будут для налоговой подтверждать доходы ИП, на которого зарегистрирована касса. С этих денег придется заплатить налоги, а если этого не сделать, последуют штрафы и взыскания. Узнать об этом бывший предприниматель может, например, при попытке улететь на отдых за границу.

В некоторых случаях, если ИП не снимет с учета кассу в положенный срок, он получит штраф от 1 500 до 3 000 рублей (ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ). Речь идет о краже, потере устройства или порче фискального накопителя, а еще о продаже кассы другому владельцу.

К тому же касса, которая все еще значится в списке зарегистрированных, может попасть в график плановых проверок, и тогда вам придется объяснять инспекторам, почему вы не работаете и не снимаете кассу с регистрации.

Когда кассу может снять с учета сама налоговая

Иногда налоговая сама снимает кассу с учета, но только если устройство нельзя использовать по закону:

• ИП сам снялся с учета;
• прошел месяц с окончания срока работы фискального накопителя;
• выяснилось, что касса не соответствует требованиям к ККТ.

При завершении срока работы фискального накопителя его надо передать в инспекцию в течение 60 календарных дней для проверки чеков. За опоздание могут оштрафовать (ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ). Не обязательно обращаться именно в ту инспекцию, где вы регистрировали кассу, подойдет любая. А еще архив с фискальными документами можно скачать с помощью программы типа «ФН reader» и отправить через личный кабинет на сайте налоговой.

За использование кассы, которая не соответствует требованиям, возможен штраф от 1 500 до 3 000 рублей (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). Налоговая время от времени вносит изменения в Госреестр контрольно-кассовой техники, разрешенной к работе, так что лучше следить за изменениями и вовремя менять кассу или ФН, если они больше не числятся в реестре.

Если ИП подал уведомление о прекращении деятельности, выполнил все формальности, и налоговая исключила его из списка ЕГРИП, то кассу снимут с учета автоматически. Предпринимателю ничего не придется делать — это очень удобно.

В 2018 году поправки в 54-ФЗ максимально упростили процесс «закрытия» кассы при закрытии ИП или компании (п. 18 ст. 4.2 54-ФЗ и письмо ФНС № ЕД-4-20/8069 от 26 апреля 2019). Налоговики вправе снять устройство с учета без заявления, если в ЕГРИП или ЕГРЮЛ внесли запись о прекращении работы ИП или компании. Поэтому предпринимателю, который идет к закрытию, не нужно формировать какие-то отчеты на кассе и писать заявления. Главное — убедитесь, что до выключения ККТ в налоговую ушли все чеки.

Но многие ИП прекращают или приостанавливают деятельность, при этом по разным причинам не закрываются — то есть, по прежнему значатся в списке ЕГРИП. Если в этой ситуации не снять кассу с учета, она будет считаться работающей, со всеми вытекающими последствиями.

Как подготовиться к снятию кассы с учета

Прежде всего убедитесь, что с кассы в ОФД ушли все чеки, и создайте отчет о закрытии фискального накопителя. Это нужно для подтверждения того, что через кассу больше не будут совершаться операции.

Бывают случаи, когда сделать это нельзя: кассу потеряли или украли, и тогда налоговой понадобится справка из полиции о регистрации заявления о хищении. Если накопитель просто сломался, его придется передать на экспертизу производителю, а получить подтверждение о поломке можно у своего ОФД.

В разных типах касс фискальный накопитель закрывают по-разному: в некоторых моделях ККТ есть встроенный софт для регистрации в налоговой и снятия с учета. У фискальных регистраторов и простых автономных касс таких программ обычно нет, так что придется пользоваться специальными программами или драйверами от производителей устройств. В любом случае, прочитайте инструкцию по эксплуатации вашего устройства или позвоните в сервисный центр.

Подключите кассу к компьютеру и запустите программу закрытия. Основные данные в раздел «Регистрация ККТ» подтянутся автоматически, недостающие сведения придется заполнить вручную. Затем выберите задачу «Закрытие фискального накопителя» — отчет сформируется автоматически. Распечатайте его или сохраните как текст — он пригодится при заполнении заявления о снятии кассы с учета. Подключите кассу к интернету, когда будете закрывать фискальный накопитель, чтобы отчет о закрытии одновременно отправился к ОФД. 

Как составить заявление о снятии кассы с учета

Заполните заявление об исключении кассы из списка зарегистрированных устройств. Оно составляется по форме, которую налоговая утвердила приказом от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@ (приложение № 2) и состоит из двух листов.

Титульный лист: укажите ИНН, ФИО предпринимателя, модель кассы и ее заводской номер. Далее идут поля, в которых нужно указать, была ли касса украдена или потеряна. Затем укажите число листов и копий заявления.

Второй лист: впишите ОГРНИП и ИНН. Затем поставьте отметку, если отчет о закрытии фискального накопителя сформировать нельзя. Если же отчет сформирован, то внесите в раздел 1.1 данные из отчета:

• номер отчета;
• дату и время его создания;
• фискальный признак отчета.

Налоговая рассматривает заявление 10 рабочих дней. При одобрении обращения вы получите карточку о снятии с учета — получить ее можно в бумажном виде или в электронном через личный кабинет на сайте ФНС. Отказ может прийти, если кассу уже сняли с учета или в бланке были неполные и неточные данные — тогда нужно исправить ошибки и во второй раз отправить заявление. Но чтобы не допустить нарушения сроков, лучше в первый же раз проверять точность данных.

Заявление подают на бумаге или в электронном виде. Во втором случае подписывают документ электронной подписью в личном кабинете ИП на сайте налоговой или на сайте ОФД.

В какие сроки подают заявление о снятии с учета

В большинстве случаев ИП может самостоятельно определять срок снятия кассы с учета. Но есть случаи, когда нужно поторопиться (по 54-ФЗ):

• если кассу передают другому владельцу — в течение 1 рабочего дня;
• при потере или хищении кассы — в течение 1 рабочего дня с момента, когда возьмете в полиции справку о регистрации заявления;
• при поломке фискального накопителя — в течение 5 рабочих дней.

Неисправный накопитель отправляют на экспертизу производителю, и если окажется, что данные можно считать, устройство нужно направить в налоговую в течение 60 календарных дней с момента подачи заявления. 

Хранить фискальный накопитель после снятия ККТ с учета нужно в течение 5 лет.