Корпоративные сим-карты: регистрация, активация, оплата

Что такое корпоративная сим-карта

Если карты регистрируется не на физлицо по паспорту, а на компанию или ИП, их называют корпоративными. Предприятия подключают их из-за таких преимуществ:

• работник с корпоративным номером легче разделяет звонки на личные и рабочие;
• работодатель платит за связь по рабочей симке, и эти затраты можно принимать в расходы при расчете налога;
• для корпоративной связи есть более дешевые тарифы;
• компании может понадобиться много карт: на модемы, онлайн-кассы, ворота и шлагбаумы, системы навигации и слежения — чтобы легче управлять ими и платить за услуги связи по привлекательным тарифам, лучше подключать корпоративные симки на компанию или ИП.

Что изменилось с 2021 года

Государство решило бороться с неконтролируемым использованием сим-карт, чтобы предотвращать мошенничество и другие злоупотребления. Для этого был принят закон ФЗ №533 от 30.12.2020, он вступил в силу с 1 июля 2021, также правительство подписало постановление от 31.05.2021 № 844. Норма закона направлена на то, чтобы государство и операторы связи понимали, кто именно пользуется телефонным номером или за каким устройством он закреплен.

Раньше организация могла оформить симки на себя и пользоваться ими по своему усмотрению: ставить на онлайн-кассу, модем, терминал, шлагбаум, раздавать сотрудникам. Часто после увольнения работники сохраняли у себя такие карты, могли продать или передать другим людям. Если платежи за связь делались вовремя, ими можно было пользоваться сколько угодно. 

Теперь у каждой симки должен быть владелец с подтвержденными паспортными данными. Это касается всех — обычных граждан и организаций.

Чиновники установили срок, до которого нужно зарегистрировать все «безымянные» карты. Сначала это было 1 сентября 2021, затем срок перенесли на 1 декабря, потом сдвинули на 1 марта 2022. Больше о переносе сроков Минцифры не заявляло. Только сим-карты в онлайн-кассах, терминалах и модемах можно вносить в Единую систему идентификации и аутентификации до 1 марта 2023.

Как регистрировать корпоративные карты

Владелец номера — компания или ИП — передает оператору через портал Госуслуг данные о том, кто на предприятии и какими телефонными номерами пользуется. Для этого компания сообщает данные своих работников, а оператор делает запрос каждому из них на подтверждение этой информации. Если все подтверждается, симку активируют. Все происходит дистанционно, приходить никуда не нужно.

Для такой регистрации понадобятся подтвержденные записи на Госуслугах — работодателя и сотрудника как физлиц. В регистрации должны участвовать каждый из них, выполняя свою часть действий.

Активация со стороны руководителя. Руководитель входит в свой аккаунт на Госуслугах, находит услугу «Регистрация и активация корпоративных сим-карт». Затем заполняет заявление, отправляет его. Для каждого оператора связи, карты которого есть у компании или ИП, заполняют отдельное заявление — в нем можно указать сразу несколько номеров. Сведения вносят вручную, а если их слишком много, проще сделать это посредством CSV-файла.

В заявлении нужно заполнить такие поля:

• телефонный номер и паспортные данные работника — если картой пользуется человек;
• если симка привязана к оборудованию (онлайн-касса, терминал), указывают тип устройства, номер, MAC-адрес или IMEI, юридический адрес — для стационарных устройств по этому адресу и переносных устройств, адрес нахождения — для устройств, которые находятся по адресу, отличному от юридического.

Подтверждение со стороны сотрудника. Работник получает запрос в своем личном кабинете на Госуслугах, проверяет данные, принимает запрос. Если что-то указано неверно, нужно нажать кнопку «Сообщить об ошибке» и прокомментировать ситуацию.

Если карту нужно «перепривязать» к другому работнику, руководитель оформляет заявление на него, тогда от прежнего работника номер автоматически «отвязывается».

Если заявление заполнено верно, работник подтверждает его, тогда работодателю придет подтверждение активации карты.

Активация со стороны сотрудника. Работник тоже может инициировать регистрацию симки со своей стороны: для этого нужно зайти в личный кабинет, найти услугу «Аутентификация корпоративной сим-карты» и заполнить заявление: указать ИНН предпринимателя или компании, номер, название оператора связи. Оператор проверит эти сведения, если они верные, проведет активацию.

В какие сроки регистрировать новые корпоративные сим-карты

Если симки куплены после 1 июня 2021, когда 533-ФЗ вступил в силу,  карту нужно привязать к конкретному лицу за 3 дня до начала ее использования. Такой срок дается оператору на активацию карты. Без регистрации ею нельзя будет воспользоваться.

Как понять, что номер активирован

Если все действия выполнены и сведения переданы верно, сотрудник увидит в личном кабинете раздел «Корпоративная связь», а в нем один или несколько привязанных номеров.

Если что-то пойдет не так, оператор пришлет сообщение об отказе с пояснением причин.

Как еще компания может передать данные оператору

С 2018 года компании должны передавать операторам сведения о фактических владельцах номеров. На это не требуется согласие пользователей. Оператор может проверить достоверность сведений: скажем, запросить паспорт реального пользователя номера. Если сведения не совпадут, он может прекратить обслуживание.

Если ИП или компания прекращают работу, симки можно переоформить лично на бывших сотрудников.

Если работодатель не передал реестр, или допустил ошибки при передаче данных, или указал в качестве пользователя других лиц, то сотрудник по своей инициативе не сможет через Госуслуги зарегистрировать на себя номер, которым пользуется, даже если исправно оплачивает услуги связи. 

По заявке работника, оператор проверит, заключался ли договор с компанией или ИП, ИНН которого указал сотрудник, получен ли реестр с данными от такой компании, и если договора или данных нет или не совпадают сведения, симку не активируют, а номер могут отозвать.

Как оплачивать услуги операторов и принимать платежи в расходы

Подготовка локальных актов. Чтобы признавать в расходах платежи за мобильную связь и интернет для корпоративных симок, нужно прописать в локальных нормативных актах применение корпоративной связи в рамках должностных обязанностей сотрудников.

Документ составляют в произвольной форме и прописывают в нем:

• должности работников, которым нужна мобильная связь;
• лимиты расходов, если выбран тариф с поминутной тарификацией, и действия при превышении этих лимитов;
• права и обязанности работников: могут ли они пользоваться связью в нерабочее время и в личных целях;
• порядок выдачи и возврата сим-карт и телефонов сотрудникам;
• учет расходов на корпоративную связь.

Документ утверждают приказом и знакомят с ним под роспись всех сотрудников, которым положена корпоративная связь.

Договор с оператором связи. На основании договора с оператором предоставляются услуги связи. Оплата услуг происходит обычно по счету, который должен содержать такие данные:

• реквизиты оператора связи и корпоративного абонента;
• период, за который происходит оплата;
• номер лицевого счета абонента и сумму остатка на нем;
• сведения о продолжительности звонков за период;
• сумма к уплате по каждому номеру и каждому виду услуг;
• дату выставления счета;
• срок оплаты.

Учет затрат на покупку корпоративных симок и платежей за связь. Корпоративные карты учитываются как материально-производственные запасы, расходы на их покупку можно списать единовременно при вводе карт в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Затраты на связь учитывают при расчете налога на прибыль или УСН. Дата расхода зависит от учетной политики: это может быть дата расчетов по договору, дата выставления счета или последний день месяца. НДС по расходам на связь в полной мере принимают к вычету после получения счета-фактуры от оператора. Расходы признают в том периоде, когда услуги были оплачены.

Бухгалтер составляет такие проводки:

Для подтверждения расходов на связь потребуются такие документы (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

• список должностей сотрудников, которым нужна мобильная связь (утверждено приказом);
• договор с оператором;
• детализированный счет за услуги связи;
• платежный документ, подтверждающий оплату услуг оператора.

Учитывайте расходы на связь, ведите учет, платите налоги и зарплату, отчитывайтесь в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Все новички могут тестировать систему бесплатно 14 дней