После введения частичной мобилизации появились изменения в трудовом праве, и новые документы продолжают поступать. Расскажем, что должен сделать работодатель, если его сотрудников мобилизуют.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Как вести воинский учет в организации
Вести воинский учет сотрудников должен каждый работодатель, у которого есть хотя бы один военнообязанный работник. Не касается это только ИП — они от этой обязанности освобождены.
С 2 января 2022 воинский учет ведут по-новому — согласно Инструкции, утвержденной приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. В Инструкции есть формы документов, по которым нужно вести учет, описан порядок их хранения и заполнения, порядок сверки сведений с военкоматом. На каждого военнообязанного сотрудника заводят специальную карточку №10 из приложения 22 к инструкции, ведут ее сразу в двух форматах: бумажном и электронном.
Также организации должны сдавать регулярные отчеты по военнообязанным сотрудникам:
- план работы по воинскому учету — Приложение №17 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета (утверждены Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017);
- о числе работающих и забронированных граждан в запасе — Приложение №6 к Положению о воинском учете (утверждено Постановлением Правительства № 719 от 27.11.2006);
- отчет по форме № 18 «Карточка учета организации».
Отчеты сдают ежегодно. Кроме них есть бланки для разных случаев: уведомления об уклонистах, форма об обучении на военной кафедре — их передают по запросу военкомата или при появлении такого случая. А еще в течение двух недель после приема или увольнения военнообязанного сотрудника подают уведомление по форме из приложения №2 к Положению о воинском учете.
Это базовые обязанности работодателя в обычное время. После объявления частичной мобилизации к ним добавились новые задачи.
Легко отчитывайтесь за сотрудников
Отчеты за сотрудников, по бухгалтерскому и налоговому учету, в Росстат. Онлайн-бухгалетрия сама заполнит отчетность по данным учета.
Что делать с повесткой для сотрудника
В период мобилизации применяют общий порядок работы с повестками (ст. 31 Закона о военной службе). Повестку военкомат может направить не только по месту жительства, но и на работу гражданину (п. 1 ст. 9 Закона о мобилизации).
Если работодатель получил повестку для сотрудника, он должен сделать следующее:
- уведомить о повестке сотрудника или сообщить в военкомат, что повестку вручить невозможно — например, если сотрудник работает удаленно;
- содействовать явке в военкомат: то есть не мешать этому визиту — дать отгул в нужное время.
Работодатель не обязан контролировать, пойдет ли сотрудник в военкомат, и не должен принуждать его к этому через задержку зарплаты или недопуск к работе.
Как известить сотрудника о повестке
Работодатель должен передать повестку сотруднику не позднее чем за 3 календарных дня до даты явки в военкомат. Если до явки остается меньше времени, работодатель все равно оповещает сотрудника (п. 7 Положения о призыве на военную службу).
Повестка считается врученной, когда сотрудник принял ее и поставил в ней свою подпись, а в отрезной части указал имя, дату и тоже расписался. Директор или другой сотрудник, который отвечает за ведение воинского учета, в отрезной части указывает свою должность, дату имя и росписью подтверждает, что оповестил сотрудника о вызове. После этого отрезную часть отправляют в военкомат заказным письмом и уведомлением о вручении. Это докажет, что работодатель выполнил свою обязанность и оповестил сотрудника.
Если работник отказывается принять и подписать повестку, работодатель при двух свидетелях составляет акт об отказе, и повестка все равно считается врученной. Тогда в военкомат направляется акт.
Как быть, если вручить повестку невозможно
Сотрудник в момент получения повестки может работать удаленно, находиться в командировке, на больничном или в отпуске. И вручить повестку дистанционно по закону нельзя: работодатель может просто сфотографировать повестку и отправить сотруднику на e-mail, но это не будет считаться вручением — для вручения нужна подпись сотрудника. Тогда работодатель должен сообщить о невозможности вручения в военкомат, из которого получена повестка.
Отозвать сотрудника из отпуска по причине повестки работодатель не имеет права (ст. 125 ТК РФ). А вот отправлять в командировки военнообязанных сотрудников не стоит: после объявления мобилизации граждане, состоящие на воинском учете, не должны покидать место жительства (ст. 21 31-ФЗ), так что работодателю не стоит отправлять их в другие города или регионы.
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Что будет за невручение повестки
Если работодатель вовремя не вручит повестку сотруднику или помешает ему прийти в нужный день в военкомат, он может получить административный штраф 1-3 тыс. рублей (ст. 21.2 КоАП РФ). По такому правонарушению срок давности составляет 3 года, и до сих пор работодателей очень редко штрафовали по этому основанию.
Еще один штраф возможен, если не передать сведения о сотрудниках, состоящих на воинском учете, — 1-5 тыс. рублей (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).
Других видов ответственности для работодателя в период мобилизации нет. Если компания выполнила свои обязанности и уведомила о повестке сотрудника, к ней не будет вопросов при его неявке в военкомат.
Что должен сделать сотрудник после вручения повестки
Гражданин после вручения повестки должен взять отгул и прийти в назначенное время в военкомат. Закон разрешает не являться только по уважительным причинам:
- болезнь, подтвержденная медицинскими документами;
- тяжелое состояние близкого родственника или участие в похоронах близкого родственника;
- форс-мажор или иное обстоятельство, не зависящее от воли гражданина.
Призывная комиссия или суд могут признать уважительными и другие причины. Если же человек получил повестку, расписался в ней (или работодатель составил акт об отказе) и не явился по повестке без уважительной причины, он считается уклонистом.
Наказание за такое уклонение от военной службы — административная ответственность в виде штрафа 500-3000 рублей (ст. 21.5 КоАП РФ). За неоднократные неявки по повесткам или самовольный уход призывника из сборного пункта грозит уже уголовная ответственность: штраф до 200 тыс. рублей, принудительные работы до 2 лет, арест до полугода, лишение свободы до 2 лет (вероятно, эту меру будут применять чаще в связи с недавними поправками в УК РФ). Но пока неясно, как все будет происходить в период мобилизации: нет практики.
Среди сотрудников могут быть граждане с мобилизационным предписанием (ст. 21 31-ФЗ) — особым вкладышем в военном билете. Сразу после объявления мобилизации такие граждане должны прийти на пункт сбора. Их могут призвать на службу или просто сверить данные.
Как зафиксировать отсутствие сотрудника в день явки по повестке
Когда сотрудник идет в военкомат в назначенное время, работодатель должен документально оформить его отсутствие на рабочем месте. Как именно это задокументировать — зависит от причины, по которой работника вызвали в военкомат, ее указывают в повестке. Это может быть уточнение сведений, медосмотр, военные сборы, отправка на военную службу.
Вызов на медкомиссию или для уточнения данных
Если сотрудника вызвали на временные мероприятие: медкомиссию, уточнение данных — нужно освободить его от работы на нужный период:
- если повестку сотрудник получил по месту жительства, он говорит об этом руководству, и в организации издают приказ об освобождении его от работы на период, указанный в повестке;
- если повестку вручали через работодателя, тот вручает ее сотруднику и издает аналогичный приказ после этого.
Пока работник на медкомиссии или сборах, за ним сохраняется место работы и средний заработок (ст. 170 ТК РФ, ст. 6 Закона о военной службе). Если военкомат находится в другом городе, работодатель возмещает сотруднику расходы на билеты и аренду жилья, платит суточные, а военкомат позже возмещает работодателю эти расходы из бюджета. В табеле учета рабочего времени дни, проведенные на медкомиссии помечают кодами, утвержденными в организации, или базовыми кодами: буквой «Г» или цифрами «23».
Отчитывайтесь в СФР и не только
Любые отчеты для малого бизнеса с отправкой через интернет. Ведите учет, а Контур.Бухгалтерия сама создаст и проверит отчеты.
Вызов на сборы
Сотрудника, находящегося в запасе, могут вызвать на военные сборы продолжительностью не более двух месяцев. Повестку вручают за 10 дней до сборов (п. 3 ст. 54 Закона о военной службе).
Аналогично работодатель издает приказ об освобождении сотрудника от работы на время сборов. За сотрудником сохраняется рабочее места и средний заработок. Если по повестку сотрудник должен ехать в другой город, компания оплачивает ему билеты, найм жилья и суточные, а затем эти расходы возмещает военкомат. В рабочем табеле дни сборов обозначают буквой Г, кодом «23» или утвержденными кодами организации.
Вызов для мобилизации
При мобилизации работодатель не должен увольнять сотрудника — эта норма устарела. По новому закону он сохраняет за сотрудником рабочее место, но приостанавливает трудовой договор (Федеральный закон от 07.10.2022 № 376-ФЗ).
Приостановка договора
При мобилизации сотруднику выдают повестку с указанием срока призыва на военную службу. Он пишет заявление работодателю с просьбой приостановить действие трудового договора на период мобилизации и прикрепляет копию повестки. После этого приостанавливается любой договор: срочный, бессрочный, договор с сотрудником на испытательном сроке или с сотрудником в процессе увольнения.
Отчеты и приказы при приостановке договора
На основании заявления работодатель издает приказ о приостановке, сотрудник ставит свою подпись. Допсоглашение к трудовому договору не требуется, разъяснил Минтруд. После этого работодатель подает СЗВ-ТД по мобилизованному сотруднику и сообщает о приостановке трудового договора. Это нужно сделать в день издания приказа о приостановке или на следующий рабочий день.
Трудовая книжка на период военной службы хранится у работодателя. Мобилизованного по-прежнему включают в ежемесячные отчеты СЗВ-М и ежеквартальные расчеты по страховым взносам. Время службы засчитывается в трудовой и пенсионный стаж.
Зарплата при мобилизации
В табеле рабочего времени на период отсутствия сотрудника нельзя использовать коды Г или «23» — их используют при сохранении среднего заработка, а при мобилизации сотрудник будет получать зарплату в армии. Так что работодатель должен приказом утвердить новые коды для этого случая. Зарплату выплачивают только за отработанные дни до приостановки договора, выплатить сумму нужно в день приостановки.
Учет, налоги, зарплата на УСН
Вносите доходы и расходы в Контур.Бухгалтерию, а система сама сформирует КУДиР и декларацию по всем правилам.
Увольнение при мобилизации
Уволить сотрудника по приостановленному договору нельзя, кроме случаев ликвидации компании или закрытия ИП. Но если сотрудник перед мобилизацией хочет уволиться по собственному желанию, работодатель может согласиться и не требовать 2-недельной отработки.
Если вы уже уволили мобилизованного сотрудника, то увольнение придется отменить. Для этого новым приказом отменяют приказ об увольнении, отправляют отменяющую СЗВ-ТД, оформляют запись в бумажной трудовой об увольнении как недействительную. Затем издают приказ о приостановке трудового договора и сдают СЗВ-ТД со сведениями об этом.
Оформление нового сотрудника на место мобилизованного
Со специалистом, который будет заменять мобилизованного работника, можно заключить только срочный трудовой договор. Закон позволяет заключать его на срок до 5 лет, а минимальный срок не заявляется. В договоре пишут, что новый сотрудник нанимается на время отсутствия мобилизованного работника, и его трудовой договор прекращается с выходом на работу основного работника после демобилизации.
Основной работник может в течение трех месяцев после завершения военной службы выйти на прежнее место работы, для этого он сообщает о выходе не позднее чем за три календарных дня. Ожидается, что сведения о демобилизации будут передавать работодателям военкоматы. И если сотрудник не заявит о желании продолжить работу в течение трех месяцев после возвращения домой, можно будет уволить его на новых основаниях.
Какие отчеты сдавать по мобилизации сотрудников
После приостановки трудового договора с мобилизованным сотрудником сдайте СЗВ-ТД со сведениями об этом кадровом изменении. Это нужно сделать в день выхода приказа о приостановке или на следующий рабочий день. Затем весь период мобилизации включайте сотрудника в отчеты СЗВ-М и РСВ.
Если вы успели уволить такого сотрудника — например, до вступления в силу поправок о приостановке трудовых договоров 7 октября 2022, то нужно приказом отменить приказ об увольнении, после этого сдать корректирующую СЗВ-ТД. Затем издают приказ о приостановке трудового договора и отправляют СЗВ-ТД в день издания приказа или на следующий рабочий день. Аналогично сотрудника включают в СЗВ-М и РСВ весь период мобилизации.
Что делать, если сотрудник не принес повестку
Есть случаи, когда сотрудники получают повестку по месту жительства, являются в военкомат и уезжают на военную службу, а работодателю сообщают об этом по телефону или в мессенджерах.
В таком случае у работодателя нет документального основания, чтобы приостановить трудовой договор. Тогда работодатель должен временно проставлять в табеле рабочего времени пометки «НН» — отсутствие по невыясненным причинам и одновременно пытаться получить сведения о сотруднике из официальных источников, направив запрос в военкомат.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.