Пришла пора платить по счетам, платить налоги. Бизнес, вроде бы, работает, деньги в кассу и на счет поступает, но их катастрофически не хватает для расчета по обязательствам. Это статус в работе называется «кассовый разрыв».
Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии
Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.
Кассовые разрывы — всегда неприятная ситуация для бизнеса. И особенно тяжело их переживают небольшие компании. По разным оценкам аналитиков, в том числе по итогам исследования финансовой грамотности предпринимателей, инициированным Банком России, с проблемой кассовых разрывов сталкиваются от 30% бизнесов. Во время пандемии ковида в 2020-2021 годах с кассовыми разрывами сталкивался практически каждый второй бизнес.
Причины появления кассовых разрывов
Кассовый разрыв может возникнуть ожидаемо: плохие продажи, обязательства по налогам, кредитам и другим сборам, — а может возникнуть внезапно из-за форс-мажорных обстоятельств. Например, пожар, кража товаров, взыскание по суду. Иногда это могут быть внешние причины, связанные с политической и экономической обстановкой. У каждого предпринимателя своя история появления кассовых разрывов — вот несколько таких историй.
Отсутствие управленческого контроля. Небольшое ООО, торгующее в розницу фармацевтическими препаратами, БАДами, средствами гигиены, открыло в офисных центрах киоски. Через несколько месяцев, несмотря на то, что каждая точка приносила ежедневно деньги в кассу, компания не могла найти денег на выплаты зарплат, налоги, закупку товара, аренду площадей. После проведенного аудита стало понятно, что большинство киосков работают в минус, часть закупленного товара плохо оборачивается. В итоге затраты на зарплату, закупки, аренду больше заработанного.
Недочеты в планировании. Торговая компания успешно закончила год, в ноябре и декабре благодаря сезонным распродажам на счетах был достаточный запас средств. В это время собственник компании увидел отличное предложение по продаже складского помещения. Совместно с коммерческим директором решили приобрести объект недвижимости. Содержание склада, ремонт, налоги на имущество потребовали дополнительных затрат. В первом квартале следующего года был ожидаемый и закономерный сезонный спад. Так как все запасы ушли на склад, то в марте компании нечем было платить заработную плату и налоги. Пришлось взять кредит.
Непредвиденные изменения в поступлениях денег. Маркетинговое агентство на тендерах получило несколько привлекательных контрактов, в том числе с бюджетными учреждениями. Часть средств за работу была получена по предоплате, по остальным клиентам были спланированы ежемесячные абонентские платежи и платежи по итогам завершения проекта. Чтобы выполнить все намеченные работы, компания наняла новых сотрудников, переехала в более просторный офис, увеличила траты на представительские расходы и участие в профильных конференциях. Но вскоре один клиент пересмотрел условия сотрудничества и сократил расходы, бюджетное учреждение долго не принимало выполненный проект и задерживало платежи, по другим клиентам тоже ситуация динамично изменялась. В итоге через полгода компания оказалась в серьезном минусе. Часть сотрудников пришлось уволить.
Веб‑сервис для малого бизнеса
Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.
Если проанализировать все случаи появления кассовых разрывов, то есть четыре основных причин их появления.
Причина 1. Работа в убыток
Когда компания тратит больше, чем зарабатывает, то постепенно кассовый разрыв будет увеличиваться. Если ежемесячные платежи еще как-то можно закрыть, то квартальные и годовые — уже сложнее. Поэтому регулярно нужно отслеживать, как и сколько компания зарабатывает. Ситуация может осложниться, если в бизнесе есть несколько юрлиц или самостоятельных направлений. В итоге по общим доходам кажется, что оборот достойный и прибыль есть, но по факту расходов больше, чем доходов.
Причина 2. Дебиторская задолженность
Бывает и так, что компания наладила бизнес-процессы, оптимизировала расходы, в том числе на персонал, аренду, транспорт, но из-за больших просрочек по платежам от покупателей денег на счетах не хватает. Деньги вроде бы заработаны, а у компании их нет.
Причина 3. Избыточные запасы на складах
Если компания произвела продукцию, но ее не реализовала или если приобрела материалы, которые долгое время не использует, то затоваривание тоже ведет к кассовым разрывам. Деньги потрачены, но они не вернулись в виде дохода от реализованной продукции.
Причина 4. Неверные решение об инвестировании
Главное правило: инвестировать нужно прибыль, а не полученные оборотные средства. Когда успешно идут продажи, довольно стабильный поток средств приходит на счета и в кассу предприятия, у предпринимателя возникает желание расширяться, инвестировать в основные и оборотные средства. Но без четкого анализа, прогноза по будущим тратам и платежам такие инвестиции лучше не делать. Иначе возникнет ситуация, как в примере с покупкой склада.
Остальные причины появления кассового разрыва — это частные случаи описанных выше. Бывает и так, что на появление кассового разрыва влияют сразу несколько факторов: скажем, и убыточные направления, и большой объем дебиторской задолженности.
Облачная бухгалтерия от Контура для бизнеса
Простой учет, авторасчет налогов и зарплаты, отправка отчетности онлайн, ЭДО, бесплатные обновления и техподдержка.
Профилактика кассовых разрывов
Кассовый разрыв не появляется за один день. Как правило, ему предшествуют разные события, на которые нужно вовремя обращать внимание.
Управленческий учет
Главная условие профилактики кассовых разрывов — это грамотно налаженный управленческий учет. Основные отчеты, которые руководитель и финансовый директор должны регулярно отслеживать, это отчёт о прибылях и убытках, бухгалтерский баланс и отчет о движении денежных средств.
В отчёте о прибылях и убытках отражаются данные о затратах и заработках компании. В нем учитывается вся прибыль и все убытки за конкретный период. Например, за месяц, квартал, год. В основе отчёта — метрика PnL (Profits and Losts). Это результат отчёта — значение, которое получается при расчёте всех доходов и убытков.
Бухгалтерский баланс – это документ, который содержит данные об активах, обязательствах и собственном капитале. В нем два основных раздела — актив и пассив. Баланс позволяет проанализировать деятельность компании и ее активы, так как в нём отражается вся информация об имуществе и долгах в денежном эквиваленте.
Отчет о движении денежных средств показывает все поступления на счет и в кассу за определенный период, а также остатки денег на начало и конец периода.
Но самый простой способ следить за финансовым состоянием фирмы — ежедневно рассчитывать остаток денежных средств по формуле:
деньги на конец дня = деньги на начало дня + поступления от покупателей − выплаты поставщикам.
Эти данные легко отслеживать в простой таблице в excel.
Планирование
Следующий шаг, который поможет избежать кассовых разрывов или минимизировать их — это план платежей на ближайший квартал, полугодие или год. Мы заранее знаем, какие постоянные расходы будут (ФОТ, аренда, налоги и т.д.) и можем прогнозировать поступления от клиентов компании. Если бизнес сильно зависит от сезонности, то риск кассового разрыва в низкий сезон возрастает.
Контроль дебиторки и оборотов
Еще один важный шаг профилактики кассовых разрывов — регламент работы с дебиторкой и контроль за оборачиваемостью складов.
В регламенте по работе с дебиторской задолженностью нужно прописать этапы, ключевых ответственных сотрудников, контрольные точки. Например, если клиент не платит больше 15 дней, кто-то из сотрудников подключается к сбору задолженности, затем подключается юрист и составляет досудебную претензию. Возможно, компании нужен отдел по работе с задолженностью.
Аналогичный регламент нужно составить и для управления запасами. И у товаров, и у материалов надо отслеживать оборачиваемость. У товаров на продажу — смотреть маржинальность, выводить из оборота низкомаржинальные, продавать излишки материалов. Все, что долго хранится на складе, это замороженные деньги. А деньги должны работать.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
Как выходить из кассового разрыва
Первый шаг для выхода из кассового разрыва — объемный и честный аудит всего происходящего. Анализ основных отчетов, подсчет имеющихся средств, товаров, кредиторской задолженности, дебиторки.
Второй шаг – постараться как можно быстрее наладить поступления денег: активизировать работу с дебиторкой, распродать остатки. Буквально с каждым должником созвониться, составить график погашения дебиторки.
Третий шаг – управление кредиторской задолженностью. Для этого составьте платежный календарь, синхронизировав его с календарем поступлений. Если нужно платить поставщикам, постарайтесь реструктуризировать платежи, разбить их на части. Помните, что заработную плату и налоги нужно платить в срок, поэтому эти платежи будут первоочередными. Все поступления сразу же распределите между первоочередными оплатами. Например, часть поступивших денег — на оплату, часть на налоги, еще одну часть — поставщикам.
Четвертый шаг – оптимизация затрат. Посмотрите, от чего можно отказаться прямо сейчас. Наверняка есть траты, которые нужно пересмотреть, а освободившиеся средства направить на погашение задолженностей.
Кассовый разрыв — это рабочая ситуация, с которой сталкиваются многие. Можно перекрыть разрыв с помощью заемных средств (кредит), овердрафтом, факторингом. Все эти финансовые инструменты помогают бизнесу продолжать работать даже при отсутствии поступлений. Но любые кредиты и займы влияют на рентабельность, уменьшают маржу, ведь приходится возвращать деньги с процентами. Поэтому заемными средствами лучше пользоваться только в крайних случаях, имея четкие гарантии, что деньги скоро поступят.
Главное — не допускать кассовых разрывов и в ежедневном режиме отслеживать поступления денег и расходы.
Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии
Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.