Что такое опись документов, когда нужна и как составить

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.

Попробовать

Что такое опись и для чего ее составляют

Опись документов нужна, чтобы зафиксировать передачу конкретных бумаг адресату: налоговой, суду, контрагенту или архиву. Если отправляется один документ, чаще всего ставят штамп о получении на втором экземпляре этого документа. Опись составляют, если передается целый пакет или набор бумаг. Это помогает избежать споров с получающей стороной, например при потере части пакета.

В большинстве случаев опись делают при отправке бумажных документов. Но иногда ее составляют и при работе с данными в электронном виде, особенно если для пересылки используют обычный email.

Закон не устанавливает единых требований к описи. Утвержден только бланк описи для отправки документов по почте, есть рекомендации для описи при отправке бумаг в архив, а для других целей компании могут разработать собственные формы. 

В описи обязательно должны быть сведения о виде документов (их наименовании, реквизитах): например, Договор об оказании услуг №21 или Декларация по УСН за 2022 год. Еще указывают количество экземпляров и при необходимости дополнительную информацию: количество листов, название отправителя и получателя, цель передачи и пр.

Опись документов для передачи в архив

Большинство компаний по-прежнему часть документооборота ведут на бумаге. Накладные, акты, счета-фактуры, приказы и другие первичные документы занимают много места. Для их хранения установлены разные сроки: некоторые документы нельзя утилизировать до 50 лет. Поэтому пакеты бумаг периодически отправляют в архив.

Некоторые компании содержат собственный архив, но в основном документы передают в архивные организации. В любом случае при передаче партии бумаг к ним составляется опись. Чтобы легче ориентироваться в бумагах и при необходимости быстро найти нужный документ, к ним составляют опись.

Для хранения удобнее распределять бумаги по типам: скажем, отдельно накладные, отдельно приказы по кадровым мероприятиям и пр. Прежде всего это связано с разным сроком хранения разных типов бумаг, а еще с удобством поиска. Поэтому по каждому делу составляют внутреннюю опись включенных бумаг, для этого можно воспользоваться формой из приложения № 27 к правилам Минкульта от 31.03.15 № 526.

Платите налоги в Контур.Бухгалтерии

Онлайн-бухгалтерия сама рассчитает сумму, подготовит платежку и напомнит о сроках. Учет, зарплата, отчетность.

Попробовать бесплатно

Опись составляют на отдельном листе (или листах), включают в нее сведения о порядковых номерах документов в деле, дают реквизиты каждого документа. В конце описи цифрами и прописью указывается количество включенных документов и количество листов самой описи. 

Вот примерный список реквизитов описи:

• название компании, которая владеет документами;

• номер и дата описи;

• тип документов в пакете, папке или коробе;

• период, в котором были составлены бумаги;

• срок хранения;

• количество страниц;

• размещение документов, если они разложены по папкам;

• имена, должности и подписи лица, передавшего бумаги, и принявшего их;

• заголовки или номера документов.

Конкретное содержание документов в описи для архива не раскрывают, так как в дело помещаются бумаги одной разновидности, поэтому заголовка по документу достаточно — в заголовок можно вынести название контрагента, имя работника и пр.

Опись документов для пересылки по почте

Если компания отправляет документы по запросу в ФНС, Социальный фонд или другие госорганы, многие делают это через Почту России. Если работник увольняется дистанционно и отправляет заявление на увольнение почтой, опись тоже составляется. Это делается и в других случаях, когда надо строго зафиксировать и освидетельствовать список документов в конверте. 

В этом случае бумаги отправляют заказным письмом с описью вложения. Опись со списком документов составляют в двух экземплярах, работник почты проверяет, чтобы бумаги в конверте соответствовали списку и ставит на описи свой штамп, роспись и дату получения документов.

Форма такой описи для пересылки по почте установлена законодательно: это форма 107 (утв. приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п). В бланке указывают наименование документа и его реквизиты, количество листов. Стоимость каждого документа можно оценить в рублях (минимум 1 рубль), после этого подвести итог количества листов в пакете и общую сумму оценки.

Если одного бланка описи не хватает, используют дополнительные, проставляя на них пометки «лист 1», «лист 2». Тогда итог подводится только в самом конце списка, но подпись отправитель ставит на каждом листе.

Бланк есть в каждом почтовом отделении, но компании могут составить свою опись с аналогичными реквизитами, чтобы заполнить ее заранее и не тратить время в отделении. Или можно скачать опись с официального сайта Почты России, заполнить и распечатать в двух экземплярах.

Опись документов для отправки в налоговую

Если документы передаются в налоговую по ТКС в электронном виде, то программа фиксирует перечень документов, и отдельная опись не нужна. Но если документы отправляются в бумажном виде, потребуется опись. Форма для этого случая не установлена, так что компания составляет ее в произвольном виде: как отдельный документ или как часть сопроводительного письма (п. 6 прил. 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@). 

В описи для ФНС нужно указать сведения о документах: номер и дата, наименование, количество листов. Также стоит указать данные об отправителе и адресате, назвать причину передачи бумаг, так что в описи появятся реквизиты организации или ИП, владеющих документами, а также номер запроса или требования ФНС, по которому документы направляются в инспекцию. Сами документы в пакете тоже стоит пронумеровать и отразить это в описи.

Такой порядок поможет быстро найти нужный документ и дать пояснения, если при беседе в налоговой или при рассмотрении спора в суде появятся претензии и вопросы.

Опись документов для передачи контрагенту

При отправке бумаг другой компании или ИП тоже нет законодательно установленных форм описи. Стороны могут согласовать определенный бланк описи, скажем, как приложение к договору. Если же его нет, опись составляют в произвольной форме. Главное — опись должна выполнять свою задачу и раскрывать: какие документы, в каком количестве, когда и по какой причине один конкретный контрагент передал другому.

В описи стоит предусмотреть место для подписи отправителя и получателя, а также для дат отправки и приема.

Итак, опись защищает от претензий при передаче документов, помогает быстрее найти документы в пакете. Составление описи не требует много времени, так как часто это можно сделать в произвольной форме.

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.

Попробовать