Что такое опись документов, когда нужна и как составить — Контур.Бухгалтерия

Что такое опись документов, когда нужна и как составить

Опись документов нужна в бухгалтерии в разных случаях: например при отправке пакета документов в ФНС или при сдаче бумаг в архив. Расскажем в статье, как составить опись и приведем образцы описей для разных целей.

bk

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.

Что такое опись и для чего ее составляют

Опись документов нужна, чтобы зафиксировать передачу конкретных бумаг адресату: налоговой, суду, контрагенту или архиву. Если отправляется один документ, чаще всего ставят штамп о получении на втором экземпляре этого документа. Опись составляют, если передается целый пакет или набор бумаг. Это помогает избежать споров с получающей стороной, например при потере части пакета.

В большинстве случаев опись делают при отправке бумажных документов. Но иногда ее составляют и при работе с данными в электронном виде, особенно если для пересылки используют обычный email.

Закон не устанавливает единых требований к описи. Утвержден только бланк описи для отправки документов по почте, есть рекомендации для описи при отправке бумаг в архив, а для других целей компании могут разработать собственные формы. 

В описи обязательно должны быть сведения о виде документов (их наименовании, реквизитах): например, Договор об оказании услуг №21 или Декларация по УСН за 2022 год. Еще указывают количество экземпляров и при необходимости дополнительную информацию: количество листов, название отправителя и получателя, цель передачи и пр.

Опись документов для передачи в архив

Большинство компаний по-прежнему часть документооборота ведут на бумаге. Накладные, акты, счета-фактуры, приказы и другие первичные документы занимают много места. Для их хранения установлены разные сроки: некоторые документы нельзя утилизировать до 50 лет. Поэтому пакеты бумаг периодически отправляют в архив.

Некоторые компании содержат собственный архив, но в основном документы передают в архивные организации. В любом случае при передаче партии бумаг к ним составляется опись. Чтобы легче ориентироваться в бумагах и при необходимости быстро найти нужный документ, к ним составляют опись.

Для хранения удобнее распределять бумаги по типам: скажем, отдельно накладные, отдельно приказы по кадровым мероприятиям и пр. Прежде всего это связано с разным сроком хранения разных типов бумаг, а еще с удобством поиска. Поэтому по каждому делу составляют внутреннюю опись включенных бумаг, для этого можно воспользоваться формой из приложения № 27 к правилам Минкульта от 31.03.15 № 526.

bk

Платите налоги в Контур.Бухгалтерии

Онлайн-бухгалтерия сама рассчитает сумму, подготовит платежку и напомнит о сроках. Учет, зарплата, отчетность.

Опись составляют на отдельном листе (или листах), включают в нее сведения о порядковых номерах документов в деле, дают реквизиты каждого документа. В конце описи цифрами и прописью указывается количество включенных документов и количество листов самой описи. 

Вот примерный список реквизитов описи:

  • название компании, которая владеет документами;

  • номер и дата описи;

  • тип документов в пакете, папке или коробе;

  • период, в котором были составлены бумаги;

  • срок хранения;

  • количество страниц;

  • размещение документов, если они разложены по папкам;

  • имена, должности и подписи лица, передавшего бумаги, и принявшего их;

  • заголовки или номера документов.

Конкретное содержание документов в описи для архива не раскрывают, так как в дело помещаются бумаги одной разновидности, поэтому заголовка по документу достаточно — в заголовок можно вынести название контрагента, имя работника и пр.

Опись документов для пересылки по почте

Если компания отправляет документы по запросу в ФНС, Социальный фонд или другие госорганы, многие делают это через Почту России. Если работник увольняется дистанционно и отправляет заявление на увольнение почтой, опись тоже составляется. Это делается и в других случаях, когда надо строго зафиксировать и освидетельствовать список документов в конверте. 

В этом случае бумаги отправляют заказным письмом с описью вложения. Опись со списком документов составляют в двух экземплярах, работник почты проверяет, чтобы бумаги в конверте соответствовали списку и ставит на описи свой штамп, роспись и дату получения документов.

Форма такой описи для пересылки по почте установлена законодательно: это форма 107 (утв. приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п). В бланке указывают наименование документа и его реквизиты, количество листов. Стоимость каждого документа можно оценить в рублях (минимум 1 рубль), после этого подвести итог количества листов в пакете и общую сумму оценки.

Если одного бланка описи не хватает, используют дополнительные, проставляя на них пометки «лист 1», «лист 2». Тогда итог подводится только в самом конце списка, но подпись отправитель ставит на каждом листе.

Бланк есть в каждом почтовом отделении, но компании могут составить свою опись с аналогичными реквизитами, чтобы заполнить ее заранее и не тратить время в отделении. Или можно скачать опись с официального сайта Почты России, заполнить и распечатать в двух экземплярах.

Опись документов для отправки в налоговую

Если документы передаются в налоговую по ТКС в электронном виде, то программа фиксирует перечень документов, и отдельная опись не нужна. Но если документы отправляются в бумажном виде, потребуется опись. Форма для этого случая не установлена, так что компания составляет ее в произвольном виде: как отдельный документ или как часть сопроводительного письма (п. 6 прил. 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@). 

В описи для ФНС нужно указать сведения о документах: номер и дата, наименование, количество листов. Также стоит указать данные об отправителе и адресате, назвать причину передачи бумаг, так что в описи появятся реквизиты организации или ИП, владеющих документами, а также номер запроса или требования ФНС, по которому документы направляются в инспекцию. Сами документы в пакете тоже стоит пронумеровать и отразить это в описи.

Такой порядок поможет быстро найти нужный документ и дать пояснения, если при беседе в налоговой или при рассмотрении спора в суде появятся претензии и вопросы.

Руководителю ИФНС России № 20

по г. Москве

Н.Т. Иванову

от организации «Интеграл»

ИНН 1234567890

КПП 123456789

Адрес (юридический и фактический):

125008, Москва, ул. Житная, д. 20

г. Москва 29.07.2023

Согласно требованию налоговой инспекции о представлении документов от 28.07.2023 № 08-118 направляем:

  1. Копия договора поставки №263 от 12.12.2022 — на 6 листах

  2. Копия счета-фактуры №287 от 25.12.2022 — на 2 листах

  3. Копия транспортной накладной №261 от 25.12.2022 — на 2 листах

Итого: 3 приложения на 10 листах.

Директор Андреев А.П. (подпись, печать, дата)

Опись документов для передачи контрагенту

При отправке бумаг другой компании или ИП тоже нет законодательно установленных форм описи. Стороны могут согласовать определенный бланк описи, скажем, как приложение к договору. Если же его нет, опись составляют в произвольной форме. Главное — опись должна выполнять свою задачу и раскрывать: какие документы, в каком количестве, когда и по какой причине один конкретный контрагент передал другому.

В описи стоит предусмотреть место для подписи отправителя и получателя, а также для дат отправки и приема.

ООО «Единорог и лев»

Екатеринбург, 25 июля 2023 года

Опись документов, передаваемых в ООО «Розмарин и шалфей». 

В ответ на письмо №23 от 23 июля 2023 года по договору №42 от 10 февраля 2023 года направляем следующие документы:

  • Экспликация и поэтажный план на Помещение — на 2 л.

  • Выписка из домовой книги от 07.07.2023 — на 1 л.

  • Копия ФЛС от 07.07.23 — на 1 л.

Всего по описи передано 3 документа в 1 экземпляре каждый на 4 листах.

Сдал документы и составил опись юрист Андреев А.И. (подпись, дата).

Принял документы по описи бухгалтер Томилина Е.Ю. (подпись, дата).

Итак, опись защищает от претензий при передаче документов, помогает быстрее найти документы в пакете. Составление описи не требует много времени, так как часто это можно сделать в произвольной форме.

bk

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.


Сомнительные долги в бухгалтерском и налоговом учете

Если есть риск, что покупатель не оплатит счет за поставку или поставщик не отгрузит товар, компания создает резерв по сомнительным долгам в налоговом и бухгалтерском учете. Это помогает заранее учесть убытки и снизить налог. Расскажем, как создать и отразить в учете такой резерв.

Документы по учету основных средств

Расскажем, какие документы надо оформлять на всех стадиях работы с основными средствами (ОС): при получении, вводе в эксплуатацию, ремонте, продаже, выбытии.

Классификация основных средств

Чтобы рассчитывать амортизацию имущества в налоговом учете, нужно определить амортизационную группу с помощью специальной классификации основных средств. А срок полезного использования в бухгалтерском учете компании определяют сами. Расскажем, как определить срок полезного использования и сгруппировать имущество для учета.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте