Порядок приема сотрудника на работу для ИП

Связывая себя обязательствами с первым работником, предприниматель совершает такую последовательность действий:

• Подписывает с сотрудником трудовой договор или один из вариантов гражданско-правового соглашения.
• Оформляет работника и выпускает необходимые инструкции и приказ — если предприниматель выбрал вариант трудового договора.
• Регистрируется во внебюджетных фондах как работодатель.

Отличие гражданско-правового договора от трудового договора

Какой договор выгоднее заключить предпринимателю с работником? Это зависит от целей и продолжительности сотрудничества.

Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат предприятия и с этих пор занимается конкретной трудовой деятельностью (курьер, бухгалтер), он попадает под действие правил внутреннего распорядка. Работодатель фиксирует штатные перемещения работника в трудовой книжке, издает приказы и должностные инструкции для него. Производятся отчисления в бюджет, уплачиваются взносы в Пенсионный фонд, ФСС и ФФОМС. Работодатель обеспечивает работнику выплату зарплаты (два раза в календарный месяц), больничные, отпускные и другие гарантии по ТК РФ.

По гражданско-правовому договору физлицо самостоятельно выполняет оговоренную услугу или работу, не зачисляясь в штат предприятия. Порядок выплаты гонорара определяется соглашением сторон. Договор нацелен на результат работы и заканчивает свое действие, когда работа выполнена и стороны подписали акт приемки. Регулирование отношений происходит в рамках Гражданского кодекса. ИП может выбирать из ряда вариантов:

• подряда,
• агентирования,
• поручения,
• комиссии,
• возмездного оказания услуг.

Важно помнить: любой договор с работником автоматически превращает ИП в работодателя. Это значит, что предпринимателю необходимо явиться в Пенсионный фонд, написать заявление и получить регистрационные номера. Регистрироваться в ФСС требуется не всегда, а только при заключении трудового договора или при подписании гражданско-правового договора, в котором оговорено страхование от несчастного случая лица, выполняющего работы. 

Прием сотрудника и оформление документов

Если вы зачисляете сотрудника в штат, нужно совершить ряд действий.

1. Запросите у работника список документов:

• Паспорт.
• Трудовую книжку (если сотрудник прежде нигде не работал, то трудовую книжку покупает и заполняет сам ИП).
• Страховое свидетельство (СНИЛС).
• Документы воинского учета (для тех, кого это касается).
• Диплом, сертификат, лицензию или другое свидетельство об образовании и профподготовке.

2. Помогите сотруднику написать заявление о приеме на работу.

Заявление не возбраняется писать от руки, также можно заполнить стандартную форму. 

3. Подпишите с работником трудовой договор

Нормы составления трудового договора заданы в ст. 57 ТК РФ. Составьте договор в двух экземплярах. Важно зафиксировать условия оплаты труда, оговорить обязанности сотрудника или дать отсылку к должностной инструкции. Работника нужно познакомить с нормативными актами предприятия: инструкцией по охране труда, штатным расписанием, положениями о коммерческой тайне — если они существуют. Затем работник письменно подтверждает, что ознакомился с этими материалами. 

Один экземпляр трудового договора предприниматель хранит у себя, другой забирает работник. Внизу договора, который предназначен ИП, перед подписью, работник пишет от руки: «Экземпляр трудового договора мною получен».

4. Оформите приказ о приеме сотрудника на работу

Приказ составляется по специальной форме, утвержденной ТК РФ. Согласуйте даты: сначала мы заключаем договор и лишь затем издаем приказ. Работник обязательно ставит подпись в приказе. 

5. Заполните личную карточку работника по форме Т-2

Рекомендуется оформлять работнику личную карточку Т-2. Ведение карточки помогает разрешать возможные конфликты между сотрудником и ИП. В Контур.Бухгалтерии вы можете заполнить карточку в разделе «Сотрудники».

6. Сделайте запись в трудовой книжке

Внести сведения о приеме на работу в трудовую книжку нового сотрудника полагается в течение недели. Если сотрудник прежде нигде не оформлялся по трудовому договору, то предприниматель сам заводит и заполняет ему трудовую книжку.

Оформление завершено. Теперь вы должны учитывать отработанные дни, начислять зарплату, рассчитывать налоговые отчисления и взносы в Фонды, а также сдавать отчеты по сотрудникам.

Регистрация нового работодателя в ПФР и ФСС 

Заключение договора между ИП и первым работником обязует предпринимателя пройти оформление в качестве работодателя во внебюджетных фондах. Регистрация в ПФР происходит при заключении любого вида договора. Становиться на учет в ФСС следует только после подписания трудового договора или гражданско-правового договора, в котором оговаривается страхование от несчастных случаев. Важно уложиться в установленные законодательством сроки — во избежание штрафов.

1. Фонд Пенсионного страхования

Регистрация предпринимателя в ПФР производится не позднее 30 дней после подписания договора. ИП самостоятельно обращается в свое отделение ПФР со следующими документами:

• Паспорт ИП.
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
• Свидетельство о государственной регистрации ИП.
• Договор с работником.
• Заявление о регистрации в ПФР в качестве работодателя.

2. Фонд социального страхования

Встать на учет полагается не позднее 10 дней со дня подписания договора, в ФСС нужно представить следующие бумаги (оригиналы и копии):

• Паспорт ИП.
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
• Свидетельство о государственной регистрации ИП.
• Трудовые книжки сотрудников или договоры с ними.
• Заявление о постановке на учет.

В течение пяти дней после обращения Фонды должны зарегистрировать работодателя и выдать извещения с регистрационными номерами ИП как работодателя. Если ИП опоздает с регистрацией на период до 90 дней, ему выставляется штраф 5 000 рублей, если опоздание продлится более трех месяцев — штраф составит 10 000 рублей. 

Надеемся, вы все сделали правильно и сотрудники помогут вам вывести бизнес на новый уровень!