Порядок приема сотрудника на работу для ИП в 2024 году

Не каждый предприниматель успевает вести дела в одиночку. Однажды ИП заключает договор с работником, и это выводит его на новый уровень обязанностей и затрат. Многое зависит от типа договора, который определяет отношения между предпринимателем и сотрудником. Расскажем об этом.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

При найме первого работника предприниматель совершает такие действия:

• Подписывает с сотрудником трудовой договор или один из вариантов гражданско-правового соглашения.
• Оформляет работника и выпускает необходимые инструкции и приказ — если выбрали трудовой договор.
• Регистрируется в СФР как работодатель, если заключил договор ГПХ с подрядчиком.

Отличие гражданско-правового договора от трудового договора

Какой договор выгоднее заключить предпринимателю с работником? Это зависит от целей и продолжительности сотрудничества.

Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат предприятия и с этих пор выполняет конкретную работу, попадая под действие правил внутреннего распорядка. Работодатель фиксирует штатные перемещения работника в электронной трудовой книжке и бумажной при наличии, издает приказы и должностные инструкции для него. Переводит НДФЛ в бюджет, уплачивает взносы в ФНС и СФР. Работодатель гарантирует работнику  зарплату два раза в календарный месяц, больничные, отпускные и другие блага по ТК РФ.

ИП-субъект малого предпринимательства может заключить с сотрудником срочный трудовой договор, если он на это согласится. Обычно для этого нужно дополнительно учитывать характер работы и условия ее выполнения, но от малого бизнеса такого не требуют (ч. 2 ст. 58, ч. 2 ст. 59 ТК РФ). Это право есть у ИП с численностью сотрудников меньше 35 человек включительно, а у бизнесменов из розницы и бытового обслуживания — до 20 человек.

Плюс срочного трудового для работодателя в том, что сотрудника гораздо проще уволить и при этом не нужно будет платить компенсации.

По гражданско-правовому договору физлицо самостоятельно выполняет работу или услугу и не вступает в штат предприятия. Порядок выплаты гонорара определяется соглашением сторон. Договор нацелен на результат работы и заканчивает действие, когда работа выполнена и стороны подписали акт приемки. Регулирование отношений происходит в рамках Гражданского кодекса. ИП может заключить с работником договор:

• подряда;
• агентирования;
• поручения;
• комиссии;
• возмездного оказания услуг.

Отчетность для ИП без работников

Веб-сервис Контур.Экстерн сам сформирует отчеты на основе данных о доходах и расходах. А еще рассчитает налоги и напомнит обо всех задачах.

Попробовать бесплатно

Прием сотрудника и оформление документов

При зачислении сотрудника в штат выполните такие действия.

Запросите у работника список документов:

• Паспорт.
• Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (справку СТД-Р или СТД-СФР) от прошлого работодателя.
• Страховое свидетельство — СНИЛС.
• Документы воинского учета.
• Диплом, сертификат, лицензию или другое свидетельство об образовании и профподготовке.

Помогите сотруднику написать заявление о приеме на работу.

Заявление пишут от руки либо заполняют стандартную форму. 

Подпишите с работником трудовой договор

Правила заполнения трудового договора содержатся в ст. 57 ТК РФ. Составьте договор в двух экземплярах и зафиксируйте в нем условия оплаты труда. Сообщите обязанности сотрудника или предоставьте должностную инструкцию.

Важно! Предприниматели со штатом до 15 человек могут составлять трудовой договор по типовой форме из Постановления Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 и включать в него положения о трудовом распорядке, оплате труда, премировании, персональных данных. Тогда они освобождаются от обязанности разрабатывать отдельные локальные нормативные акты: штатное расписание, положение о персданных, положение об оплате труда, правилах трудового распорядка. 

Один экземпляр трудового договора предприниматель хранит у себя, другой забирает работник. Внизу договора, который предназначен ИП, перед подписью, работник пишет от руки: «Экземпляр трудового договора мною получен».

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Экстерн. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе.

Попробовать бесплатно

Оформите приказ о приеме сотрудника на работу (по желанию)

Приказ составляется по специальной форме, утвержденной ст. 57 ТК РФ. Согласуйте даты: сначала заключите договор и только затем издайте приказ. 

Важно! С ноября 2021 года приказ оформлять не обязательно (ст. 68 ТК РФ). Его заменяет трудовой договор. Знакомить сотрудника с приказом под подпись тоже больше не придется.

Заполните личную карточку работника по форме Т-2

Рекомендуется оформлять работнику личную карточку Т-2. Ведение карточки помогает разрешать возможные конфликты между сотрудником и ИП. В Контур.Бухгалтерии карточка заполняется в разделе «Сотрудники».

Сделайте запись в трудовой книжке

Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, внесите в нее сведения о приеме на работу в течение недели. В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование ИП. В табличной части в графе 2 — дата приема на работу, и в графе 1 — порядковый номер записи. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу и назначении на должность, а в графе 4 укажите дату документа-основания: трудового договора или приказа.

Если сотрудник прежде нигде не оформлялся по трудовому договору, то предприниматель не заводит ему бумажную трудовую книжку, а просто подает в СФР форму ЕФС-1 о приеме сотрудника. Аналогично с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых книжек еще у прошлого работодателя.

Расчет зарплаты — это просто!

Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Подайте форму ЕФС-1 о трудоустройстве

Подайте в CФР сведения о трудовой деятельности сотрудника (Раздел 1.1 формы ЕФС-1). Это нужно сделать и для тех, кто сохранил бумажную трудовую книжку, и для тех, кто полностью перешел на электронный формат.

Отправьте форму не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора или оформления приказа (распоряжения) о приеме. Документ будет ждать CФР по месту регистрации ИП.

Оформление завершено. Теперь учитывайте отработанные дни, начисляйте зарплату, рассчитывайте налоговые отчисления и взносы в фонды, и сдавайте отчеты по сотрудникам.

Регистрация нового работодателя в СФР 

Когда ИП принимает сотрудника по трудовому договору, он автоматически становится работодателем. До 2023 года он должен был зарегистрироваться в бывшем Фонде социального страхования в течение 30 дней. С работниками на ГПХ регистрация была нужна только в случае, если за сотрудника платились взносы на травматизм. 

С 2023 года при заключении трудовых договоров регистрироваться в СФР не нужно: фонд сам узнает из формы ЕФС-1, что ИП стал работодателем.

Заявление на регистрацию в фонде понадобится, только если ИП заключил с подрядчиком договор ГПХ и в нем есть условие об уплате взносов на травматизм (подп. 4 п. 1 ст. 6 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Тогда предприниматель должен отправить в СФР документы:

• заявление о постановке на учет (форма из приложения № 1 к административному регламенту, утвержденному приказом ФСС от 22.04.2019 № 214);
• копия договора ГПХ, в котором прописана обязанность платить взносы на травматизм;
• копия своего паспорта.

Если ИП опоздает с регистрацией на 90 дней, ему грозит штраф 5 000 ₽, если больше трех месяцев — 10 000 ₽.

Теперь вы сделаете все правильно, и сотрудники помогут вывести бизнес на новый уровень!

Автоматизируйте работу с сотрудниками

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Экстерн сам сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты для налоговой и Соцфонда.

Попробовать бесплатно