Не каждый предприниматель успевает вести дела в одиночку. Однажды ИП заключает договор с работником, и это выводит его на новый уровень обязанностей и затрат. Многое зависит от типа договора, который определяет отношения между предпринимателем и сотрудником. Расскажем об этом.
При найме первого работника предприниматель совершает такие действия:
- Подписывает с сотрудником трудовой договор или один из вариантов гражданско-правового соглашения.
- Оформляет работника и выпускает необходимые инструкции и приказ — если выбрали трудовой договор.
- Регистрируется во внебюджетных фондах как работодатель.
Отличие гражданско-правового договора от трудового договора
Какой договор выгоднее заключить предпринимателю с работником? Это зависит от целей и продолжительности сотрудничества.
Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат предприятия и с этих пор выполняет конкретную работу, попадая под действие правил внутреннего распорядка. Работодатель фиксирует штатные перемещения работника в электронной трудовой книжке и бумажной при наличии, издает приказы и должностные инструкции для него. Переводит НДФЛ в бюджет, уплачивает взносы в ФНС и ФСС. Работодатель гарантирует работнику зарплату два раза в календарный месяц, больничные, отпускные и другие блага по ТК РФ.
ИП-субъект малого предпринимательства может заключить с сотрудником срочный трудовой договор, если он на это согласится. Обычно для этого нужно дополнительно учитывать характер работы и условия ее выполнения, но от малого бизнеса такого не требуют (ч. 2 ст. 58, ч. 2 ст. 59 ТК РФ). Это право есть у ИП с численностью сотрудников меньше 35 человек включительно, а у бизнесменов из розницы и бытового обслуживания — до 20 человек.
Плюс срочного трудового для работодателя в том, что сотрудника гораздо проще уволить и при этом не нужно будет платить компенсации.
По гражданско-правовому договору физлицо самостоятельно выполняет работу или услугу и не вступает в штат предприятия. Порядок выплаты гонорара определяется соглашением сторон. Договор нацелен на результат работы и заканчивает действие, когда работа выполнена и стороны подписали акт приемки. Регулирование отношений происходит в рамках Гражданского кодекса. ИП может заключить с работником договор:
- подряда;
- агентирования;
- поручения;
- комиссии;
- возмездного оказания услуг.
Прием сотрудника и оформление документов
При зачислении сотрудника в штат выполните такие действия.
1. Запросите у работника список документов:
- Паспорт.
- Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (справку СТД-Р) от прошлого работодателя.
- Страховое свидетельство — СНИЛС.
- Документы воинского учета.
- Диплом, сертификат, лицензию или другое свидетельство об образовании и профподготовке.
2. Помогите сотруднику написать заявление о приеме на работу.
Заявление пишут от руки либо заполняют стандартную форму.
3. Подпишите с работником трудовой договор
Правила заполнения трудового договора содержатся в ст. 57 ТК РФ. Составьте договор в двух экземплярах и зафиксируйте в нем условия оплаты труда. Сообщите обязанности сотрудника или предоставьте должностную инструкцию. Ознакомьте работника с нормативными актами предприятия: инструкцией по охране труда, штатным расписанием, положениями о коммерческой тайне — при её наличии. Затем работник письменно подтверждает, что ознакомился с этими материалами.
Один экземпляр трудового договора предприниматель хранит у себя, другой забирает работник. Внизу договора, который предназначен ИП, перед подписью, работник пишет от руки: «Экземпляр трудового договора мною получен».
4. Оформите приказ о приеме сотрудника на работу (по желанию)
Приказ составляется по специальной форме, утвержденной ст. 57 ТК РФ. Согласуйте даты: сначала заключите договор и только затем издайте приказ.
С ноября 2021 года приказ оформлять не обязательно (ст. 68 ТК РФ). Его заменяет трудовой договор. Знакомить сотрудника с приказом под подпись тоже больше не придется.
5. Заполните личную карточку работника по форме Т-2
Рекомендуется оформлять работнику личную карточку Т-2. Ведение карточки помогает разрешать возможные конфликты между сотрудником и ИП. В Контур.Бухгалтерии карточка заполняется в разделе «Сотрудники».
6. Сделайте запись в трудовой книжке
Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, внесите в нее сведения о приеме на работу в течение недели. В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование ИП. В табличной части в графе 2 — дата приема на работу, и в графе 1 — порядковый номер записи. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу и назначении на должность, а в графе 4 укажите дату документа-основания: трудового договора или приказа.
Если сотрудник прежде нигде не оформлялся по трудовому договору, то предприниматель не заводит ему бумажную трудовую книжку, а просто подает в ПФР форму СЗВ-ТД. Аналогично с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых книжек еще у прошлого работодателя.
7. Подайте форму СЗВ-ТД о трудоустройстве
Подайте в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудника (СЗВ-ТД). Это нужно сделать и для тех, кто сохранил бумажную трудовую книжку, и для тех, кто полностью перешел на электронный формат.
Отправьте форму не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора или оформления приказа (распоряжения) о приеме. Документ будет ждать ПФР по месту регистрации ИП.
Оформление завершено. Теперь учитывайте отработанные дни, начисляйте зарплату, рассчитывайте налоговые отчисления и взносы в фонды, и сдавайте отчеты по сотрудникам.
Регистрация нового работодателя в ФСС
Когда ИП принимает сотрудника по трудовому договору, он автоматически становится работодателем и должен в течение 30 дней зарегистрироваться в ФСС. С работниками на ГПХ регистрация нужна только в случае, если вы платите за сотрудника взносы на травматизм. Важно уложиться в установленные законодательством сроки, чтобы избежать штрафов.
Для регистрации в ФСС понадобятся:
- Заявление о постановке на учет.
- Копия вашего паспорта.
- Сведения о трудовой деятельности, копию бумажной трудовой книжки или договора первого принятого сотрудника (если ранее вы подали СЗВ-ТД о приеме в ПФР, то достаточно будет отразить это в п. 7.1 заявления).
Если ИП опоздает с регистрацией на 90 дней, ему грозит штраф 5 000 ₽, если больше трех месяцев — 10 000 ₽.
Теперь вы сделаете все правильно, и сотрудники помогут вывести бизнес на новый уровень!
