Бухгалтеры ежедневно работают с первичкой: формы первичных документов нужно утверждать в учетной политике, правильно заполнять и хранить положенный срок. Это поможет избежать штрафов и доначислений налога. Расскажем в статье, что такое первичная документация и что нужно знать о ней.
Что такое первичная документация в бухучете
Первичным называется любой учетный документ, который подтверждает операции налогоплательщика: покупки, продажи, возвраты, оплату. Это должны быть операции, которые направлены на получение прибыли и связаны с хозяйственной деятельностью компании или ИП по ОКВЭДам. На основании первички уже строятся проводки, рассчитывается налоговая база, затем формируются отчеты.
Правильное оформление таких документов избавляет от претензий ФНС. Только верно оформленные документы подтверждают доходы или расходы. Неверное составление делает первичный документ недействительным: с его помощью нельзя подтвердить сделку, нельзя опираться на него в суде. Все правила по оформлению первичных документов приведены в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Первичные документы оформляют в момент совершения сделки или сразу же после него. Обычно это задача поставщика, но покупатель должен внимательно следить за правильностью документов, так как они подтверждают его расходы, и в случае ошибок именно покупатель понесет убытки.
Набор первичных документов зависит от типа сделки, налоговых режимов сторон и способа оплаты. Например, при оказании услуг на УСН первичные документы — это договор, счет на оплату, акт выполненных работ и платежный документ — платежное поручение или выписка со счета, приходный кассовый ордер, квитанция из банка. А при поставке товаров на ОСНО первичные документы — это договор, счет на оплату, накладная и счет-фактура или УПД и платежные документы.
Сколько нужно хранить первичные документы
Срок хранения первички — 5 лет с момента составления. Весь этот срок налоговая может в любой момент провести проверку и запросить документы у налогоплательщика, а еще первичка нужна в суде. Если компания не сможет предоставить по требованию первичку, у которой еще не истек срок хранения, возможен штраф 10-30 тыс. рублей. Есть еще одна проблема: без первичного документа нельзя учесть расходы при исчислени налоговой базы, и тогда ФНС доначисляет налог, а компания доплачивает его.
Если компания работает с бумажными оригиналами первички, их приходится хранить в стеллажах, отводить для этого офисные площади. Чтобы упростить хранение, можно работать с электронными юридически значимыми документами: в таком виде первичку легко систематизировать и искать в электронном архиве, проще видеть недостающие документы, потому что акты, накладные, УПД и пр. прикрепляются в учетном сервисе к соответствующим операциям.
Как возникают первичные документы в ходе деятельности
У каждой сделки есть этапы выполнения, на каждом из трех этапов возникает своя первичка:
- Договор о будущей сделке. На этом этапе появляются документы: договор между сторонами и счет на оплату покупателю от поставщика.
- Оплата по сделке. Оплату могут подтверждать разные первичные документы в зависимости от способа платежа:
- при наличных расчетах — бланк строгой отчетности, кассовый чек или квитанция к приходному кассовому ордеру;
- при электронных расчетах (перевод по реквизитам расчетного счета или через эквайринговый терминал) — выписка с банковского счета.
- Отгрузка продукции или предоставление услуг. Здесь нужно подтвердить факт передачи товара или оказания услуги, подтверждающими документами могут быть:
- товарный чек;
- товарная накладная (со счетом-фактурой, если требуется);
- акт выполненных работ или оказанных услуг;
- универсальный передаточный документ.
Какая первичка обязательна в бухгалтерии в 2021 году
Оформление сделок у разных ИП и компаний может заметно отличаться. На это влияет налоговый режим, способ оплаты и многое другое. Но есть минимальный список первички, которая в бухучете обязательна. Список может расширяться, если того требуют особенности учета в компании:
- договор о сделке;
- счет на оплату;
- платежные документы: банковская выписка, БСО, кассовые чеки, ПКО;
- акт оказанных услуг или выполненных работ;
- счет-фактура.
Формы первичных документов, с которыми работает организация, нужно закрепить в учетной политике. Если в ходе деятельности добавляются новые формы первички, их тоже нужно вносить в учетную политику. Это становится основанием для использования формы в бизнесе, и при проверках налоговая проверяет, работает ли компания с документами, которые прописаны в ее УП.
Составлять документы можно по унифицированным формам или по разработанным самостоятельно в компании (ст. 9 № 402-ФЗ). При этом в первичке обяжательно должны быть все обязательные реквизиты, без них документ не имеет юридической силы:
- название документа;
- дата оформления;
- название компании или ФИО предпринимателя — поставщика;
- описание хозяйственной операции в натуральных и денежных показателях;
- отсылка к договору — документу-основанию;
- имена ответственных за совершение сделки лиц;
- подписи сторон.
Как упростить обработку первички в бухгалтерии
Максимально ускорить ввод первички и упростить ее хранение можно при работе в бухгалтерском сервисе с электронным документооборотом. Тогда первичка формируется сразу в цифровом виде, подписывается электронной подписью, отправляется от поставщика к покупателю через ЭДО, принимается в учет без ошибок и моментально. Хранится в электронном архиве.
Если компания не планирует подключать электронный документооборот или даже после подключения к ЭДО сталкивается с потоком бумажной первички, вопрос решается с помощью программ распознавания документов. Они позволяют автоматизировать ввод первички в систему учета, экономят время бухгалтера и снижают риск ошибок.
Для автоматического ввода первички понадобятся только программа распознавания и обычный офисный сканер. Есть отдельные системы распознавания и встроенные: скажем, в учетном сервисе Контур.Бухгалтерия уже есть инструмент для распознавания договоров, счетов на оплату, накладных и актов, счетов-фактур и УПД.
Документы следует именно сканировать, а не фотографировать ради высокого качества изображения. Это позволит программе распознать максимум данных в документе.
Ввод данных из первичного документа происходит так:
- Бухгалтер сканирует документ и отправляет изображение в программу распознавания.
- Программа считывает данные, переносит их в черновик документа в учетном сервисе.
- Бухгалтер проверяет данные, при необходимости вносит правки и проводит документ в учете.
Чтобы вводить первичку в учет без проблем, подключите Контур.Бухгалтерию. Здесь есть простой учет, расчет налогов и зарплаты, отчетность через интернет. А еще сервис автоматически загружает банковскую выписку и умеет принимать отчеты из касс. Первые две недели все новички могут тестировать Бухгалтерию бесплатно.