Онлайн-касса для сферы услуг

Онлайн-кассы с 2021 года стали обязательными почти для всех предпринимателей, работающих с физическими лицами. Переходный период, когда некоторые категории малого бизнеса могли их не подключать, закончился. Расскажем об особенностях касс для сферы услуг. 

Елена Космакова Редактор Контур.Бухгалтерии

Что такое онлайн-касса и как ее подключить

Онлайн-касса — это устройство, которое пробивает чеки покупателям, накапливает сведения об операциях и отправляет их в ФНС. Ядро онлайн-кассы — это фискальный накопитель, который запоминает, шифрует данные из чеков и передает их в налоговую. Дополнительно к фискальному накопителю можно подключить терминал для безналичных платежей, сканер штрих-кодов, весы и другое оборудование. 

Если касса подключена к интернету, данные отправляются сразу же. Для выездной торговли или при нестабильном интернете данные собираются и потом передаются в налоговую все вместе. Но если касса не отправляла данные больше 30 дней, фискальный накопитель блокируется, и работа останавливается. Чтобы продолжить работу, придется устранить неполадки и отправить данные из кассы.

Сначала чек поступает к авторизованному оператору фискальных данных (ОФД), а оператор передает всю информацию в ФНС. В личном кабинете на сайте своего ОФД предприниматель видит все данные по кассам, может анализировать их, а еще отправлять в налоговую заявки по кассам.

В сфере услуг чаще всего используют стационарные и мобильные кассы, а иногда — фискальные регистраторы: 

• Стационарный автономный аппарат устанавливается в местах оказания услуг: гостиницах, ресторанах, парикмахерских. 
• Смарт-терминал — устройство, напоминающее смартфон или планшет, но с фискальным накопителем внутри, который по wi-fi или мобильному интернету передает данные ОФД. Терминал чаще используют для выездного обслуживания: скажем, при ремонте на дому, установке окон, услугам клининга. 
• Фискальный регистратор — это касса без экрана и клавиатуры, но с фискальным накопителем и принтером чеков. Его подключают к смартфону или ноутбуку с кассовой программой и применяют как в торговых точках, так и при выездных услугах.

Как работают онлайн-кассы в сфере услуг

Алгоритм работы кассы с банковским терминалом для приема безналичных платежей такой:

1. Клиент рассчитывается за услугу банковской картой, наличными или отправляет платеж по QR-коду, а кассир оформляет покупку и выбивает чек. Если это оплата по безналичному расчету, то кроме кассовых чеков печатаются эквайринговые чеки — слипы. Они не равны кассовым.
2. Далее кассовый аппарат фиксирует транзакцию в фискальном накопителе, а потом через интернет передает их ОФД.
3. ОФД передает данные в налоговую. 

Клиент может получить бумажный чек или электронную версию чека, во втором случае чек отправляют по смс, на электронную почту или дают считать клиенту в виде QR-кода. 

Как выбрать подходящую онлайн-кассу и собрать нужное оборудование 

Главный элемент кассы — фискальный накопитель. У него есть срок действия — 13, 15 или 36 месяцев. ИП и организациям в сфере услуг закон предписывает использовать фискальный накопитель на 36 месяцев (п. 6 ст. 4.1 54-ФЗ).

Для выбора модели кассы ориентируйтесь на размер клиентского потока. Скажем, компании, которые обслуживают небольшое количество клиентов в день (автомойка, станция техобслуживания автомобилей, парикмахерская), могут выбрать недорогие бюджетные модели, в том числе мобильные. Если поток клиентов плотный (ресторан быстрого обслуживания), то может понадобиться стационарная касса или фискальный регистратор с подключением к планшету. Иногда может потребоваться два или три аппарата, если это, скажем, большой развлекательный или оздоровительный центр. 

• Сам кассовый аппарат, в зависимости от сложности и скорости работы, стоит от 6-7 до 20-30 тысяч рублей. 
• К нему отдельно покупают фискальный накопитель — 10-15 тыс. рублей. Когда память ФН будет полностью заполнена, его можно поменять самостоятельно и заменить на новый накопитель. 
• Понадобится терминал эквайринга для приема безналичных платежей, если он не встроен в кассу. Такое устройство стоит 13-20 тыс. рублей.
• Ящик для хранения бумажных денег — это необязательный элемент, но может пригодиться.

Другое дополнительное оборудование (весы, сканер штрих-кодов) в услугах не требуется.

Этапы подключения и регистрации онлайн-кассы

Если компания планирует оказывать услуги физлицам, порядок действий будет такой:

1. Выбираете и покупаете кассовые аппарат или оформляете аренду. На этом же этапе можно заключить договор на обслуживание и ремонт с сервисным центром.
2. Покупаете фискальный накопитель на 36 месяцев. 
3. Оформляете договор с ОФД (оператором фискальных данных).
4. Регистрируете кассу в налоговой службе. 
5. Настраиваете и запускаете кассу.  Этот этап могут взять на себя специалисты сервисного центра.

Если компания работает с программой по управлению клиентским сервисом, в которой прописаны виды услуг и контакты клиентов, то придется интегрировать кассу с этой системой. Тогда в клиентском сервисе будет сразу отражаться поступление средств, а в чеки будет передаваться названия услуг. 

Аренда онлайн-кассы

Если предприятие не готово покупать онлайн-кассу, ее можно арендовать. Тогда не нужно тратить деньги на устройство, дополнительное оборудование и абонентскую плату ОФД, все эти расходы уже включены в арендную плату. 

Плюсы такой услуги: 

• не нужно изымать из оборота деньги на покупку кассы;
• не придется самостоятельно настраивать и подключать оборудование, все сделает арендодатель;
• возможен выкуп кассы в собственность;
• все необходимое ПО и полезные сервисы для работы также входят в арендную плату. 

Онлайн-касса без покупки и аренды аппарата

Для услуг, которые оказывают дистанционно, например, доступ к образовательным продуктам, не обязательно работать с кассой как физическим устройством. Можно заключить договор с провайдером, который подключит виртуальную кассу и настроит прием платежей через сайт или платежную систему. Тогда вся обработка платежей проходит на сервере, там же формируется чек, который отправляется покупателю и оператору фискальных данных. 

По сути, механизм работы виртуальной кассы такой же, как и при оплате в точке продаж. Только покупатель получает чек в электронном, а не в бумажном виде.

Штрафы за отсутствие касс или неправильную работу с ними

Если предприятие работает без кассы или не выдает чеки клиентам, то при выявлении нарушения будут штрафы. Минимальный размер — 1 500 рублей для директора и от 15 000 для самого предприятия. 

Чтобы избажать штрафов за неправильное применение или отсутствие кассы, нужно соблюдать несколько правил:

• установить и использовать кассу, которая входит в Госреестр ККТ (он приведен на сайте налоговой);
• зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС и убедиться, что регистрация прошла успешно; 
• каждую покупку оформлять правильно, выдавать клиентам бумажный или электронный чек; 
• убедиться, что все чеки передаются в ОФД без ошибок; платежи можно отслеживать в личном кабинете ОФД. 

Какому бизнесу можно не устанавливать онлайн-кассы

Некоторые предприниматели могут не устанавливать онлайн кассы. К ним относятся самозанятые или ИП с налогом на профессиональный доход. В этом случае оплата за услуги фиксируется в приложении «Мой налог». 

Не использовать кассы могут и предприниматели, которые занимаются определенными видами деятельности (ст. 2 54-ФЗ). Вот некоторые из таких видов деятельности в сфере услуг:

• арендодатели, предоставляющие жилые помещения в аренду, также могут не использовать кассы;
• носильщики на вокзалах, автовокзалах и аэропортах;
• мастерские по ремонту обуви и галантереи, изготовлению ключей;
• фотоуслуги;
• химчистка одежды и стирка вещей;
• ремонт мебели.

Чтобы легче анализировать развитие бизнеса и оформлять сведения из касс в бухгалтерском учете, подключайте сервисы экосистемы Контура: Контур.ОФД для отправки чеков в налоговую, Контур.Маркет для управления клиентским сервисом, Контур.Бухгалтерию для автоматического приема данных из касс в учет в виде приходных кассовых ордеров.