Онлайн-кассы с 2021 года стали обязательными почти для всех предпринимателей, работающих с физическими лицами. Переходный период, когда некоторые категории малого бизнеса могли их не подключать, закончился. Расскажем об особенностях касс для сферы услуг.

Что такое онлайн-касса и как ее подключить
Онлайн-касса — это устройство, которое пробивает чеки покупателям, накапливает сведения об операциях и отправляет их в ФНС. Ядро онлайн-кассы — это фискальный накопитель, который запоминает, шифрует данные из чеков и передает их в налоговую. Дополнительно к фискальному накопителю можно подключить терминал для безналичных платежей, сканер штрих-кодов, весы и другое оборудование.
Если касса подключена к интернету, данные отправляются сразу же. Для выездной торговли или при нестабильном интернете данные собираются и потом передаются в налоговую все вместе. Но если касса не отправляла данные больше 30 дней, фискальный накопитель блокируется, и работа останавливается. Чтобы продолжить работу, придется устранить неполадки и отправить данные из кассы.
Сначала чек поступает к авторизованному оператору фискальных данных (ОФД), а оператор передает всю информацию в ФНС. В личном кабинете на сайте своего ОФД предприниматель видит все данные по кассам, может анализировать их, а еще отправлять в налоговую заявки по кассам.
В сфере услуг чаще всего используют стационарные и мобильные кассы, а иногда — фискальные регистраторы:
- Стационарный автономный аппарат устанавливается в местах оказания услуг: гостиницах, ресторанах, парикмахерских.
- Смарт-терминал — устройство, напоминающее смартфон или планшет, но с фискальным накопителем внутри, который по wi-fi или мобильному интернету передает данные ОФД. Терминал чаще используют для выездного обслуживания: скажем, при ремонте на дому, установке окон, услугам клининга.
- Фискальный регистратор — это касса без экрана и клавиатуры, но с фискальным накопителем и принтером чеков. Его подключают к смартфону или ноутбуку с кассовой программой и применяют как в торговых точках, так и при выездных услугах.
Как работают онлайн-кассы в сфере услуг
Алгоритм работы кассы с банковским терминалом для приема безналичных платежей такой:
- Клиент рассчитывается за услугу банковской картой, наличными или отправляет платеж по QR-коду, а кассир оформляет покупку и выбивает чек. Если это оплата по безналичному расчету, то кроме кассовых чеков печатаются эквайринговые чеки — слипы. Они не равны кассовым.
- Далее кассовый аппарат фиксирует транзакцию в фискальном накопителе, а потом через интернет передает их ОФД.
- ОФД передает данные в налоговую.
Клиент может получить бумажный чек или электронную версию чека, во втором случае чек отправляют по смс, на электронную почту или дают считать клиенту в виде QR-кода.
Как выбрать подходящую онлайн-кассу и собрать нужное оборудование
Главный элемент кассы — фискальный накопитель. У него есть срок действия — 13, 15 или 36 месяцев. ИП и организациям в сфере услуг закон предписывает использовать фискальный накопитель на 36 месяцев (п. 6 ст. 4.1 54-ФЗ).
Для выбора модели кассы ориентируйтесь на размер клиентского потока. Скажем, компании, которые обслуживают небольшое количество клиентов в день (автомойка, станция техобслуживания автомобилей, парикмахерская), могут выбрать недорогие бюджетные модели, в том числе мобильные. Если поток клиентов плотный (ресторан быстрого обслуживания), то может понадобиться стационарная касса или фискальный регистратор с подключением к планшету. Иногда может потребоваться два или три аппарата, если это, скажем, большой развлекательный или оздоровительный центр.
- Сам кассовый аппарат, в зависимости от сложности и скорости работы, стоит от 6-7 до 20-30 тысяч рублей.
- К нему отдельно покупают фискальный накопитель — 10-15 тыс. рублей. Когда память ФН будет полностью заполнена, его можно поменять самостоятельно и заменить на новый накопитель.
- Понадобится терминал эквайринга для приема безналичных платежей, если он не встроен в кассу. Такое устройство стоит 13-20 тыс. рублей.
- Ящик для хранения бумажных денег — это необязательный элемент, но может пригодиться.
Другое дополнительное оборудование (весы, сканер штрих-кодов) в услугах не требуется.
Этапы подключения и регистрации онлайн-кассы
Если компания планирует оказывать услуги физлицам, порядок действий будет такой:
- Выбираете и покупаете кассовые аппарат или оформляете аренду. На этом же этапе можно заключить договор на обслуживание и ремонт с сервисным центром.
- Покупаете фискальный накопитель на 36 месяцев.
- Оформляете договор с ОФД (оператором фискальных данных).
- Регистрируете кассу в налоговой службе.
- Настраиваете и запускаете кассу. Этот этап могут взять на себя специалисты сервисного центра.
Если компания работает с программой по управлению клиентским сервисом, в которой прописаны виды услуг и контакты клиентов, то придется интегрировать кассу с этой системой. Тогда в клиентском сервисе будет сразу отражаться поступление средств, а в чеки будет передаваться названия услуг.
Аренда онлайн-кассы
Если предприятие не готово покупать онлайн-кассу, ее можно арендовать. Тогда не нужно тратить деньги на устройство, дополнительное оборудование и абонентскую плату ОФД, все эти расходы уже включены в арендную плату.
Плюсы такой услуги:
- не нужно изымать из оборота деньги на покупку кассы;
- не придется самостоятельно настраивать и подключать оборудование, все сделает арендодатель;
- возможен выкуп кассы в собственность;
- все необходимое ПО и полезные сервисы для работы также входят в арендную плату.
Онлайн-касса без покупки и аренды аппарата
Для услуг, которые оказывают дистанционно, например, доступ к образовательным продуктам, не обязательно работать с кассой как физическим устройством. Можно заключить договор с провайдером, который подключит виртуальную кассу и настроит прием платежей через сайт или платежную систему. Тогда вся обработка платежей проходит на сервере, там же формируется чек, который отправляется покупателю и оператору фискальных данных.
По сути, механизм работы виртуальной кассы такой же, как и при оплате в точке продаж. Только покупатель получает чек в электронном, а не в бумажном виде.
Штрафы за отсутствие касс или неправильную работу с ними
Если предприятие работает без кассы или не выдает чеки клиентам, то при выявлении нарушения будут штрафы. Минимальный размер — 1 500 рублей для директора и от 15 000 для самого предприятия.
Чтобы избажать штрафов за неправильное применение или отсутствие кассы, нужно соблюдать несколько правил:
- установить и использовать кассу, которая входит в Госреестр ККТ (он приведен на сайте налоговой);
- зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС и убедиться, что регистрация прошла успешно;
- каждую покупку оформлять правильно, выдавать клиентам бумажный или электронный чек;
- убедиться, что все чеки передаются в ОФД без ошибок; платежи можно отслеживать в личном кабинете ОФД.
Какому бизнесу можно не устанавливать онлайн-кассы
Некоторые предприниматели могут не устанавливать онлайн кассы. К ним относятся самозанятые или ИП с налогом на профессиональный доход. В этом случае оплата за услуги фиксируется в приложении «Мой налог».
Не использовать кассы могут и предприниматели, которые занимаются определенными видами деятельности (ст. 2 54-ФЗ). Вот некоторые из таких видов деятельности в сфере услуг:
- арендодатели, предоставляющие жилые помещения в аренду, также могут не использовать кассы;
- носильщики на вокзалах, автовокзалах и аэропортах;
- мастерские по ремонту обуви и галантереи, изготовлению ключей;
- фотоуслуги;
- химчистка одежды и стирка вещей;
- ремонт мебели.
Чтобы легче анализировать развитие бизнеса и оформлять сведения из касс в бухгалтерском учете, подключайте сервисы экосистемы Контура: Контур.ОФД для отправки чеков в налоговую, Контур.Маркет для управления клиентским сервисом, Контур.Бухгалтерию для автоматического приема данных из касс в учет в виде приходных кассовых ордеров.