Как принять на работу сотрудников новому ООО

Каждому ООО приходится трудоустраивать сотрудников — как минимум, директора. Расскажем, как принять на работу гражданина РФ, мигранта или беженца.

bk

Веб‑сервис для малого бизнеса

Начисляйте зарплату, взаимодействуйте с налоговой и фондами через Контур.Бухгалтерию! Учет, отчетность, налоги и взносы.

Часто начинающие компании пренебрегают обязанностью оформлять сотрудников и сдают нулевые отчеты в фонды, но это недолго остается незамеченным, и контролирующие органы требуют объяснений. За нарушение норм трудоустройства компания, директор и бухгалтер могут получить серьезные штрафы, так что лучше сразу разобраться в процедуре и оформить документы по закону.

Как принять на работу сотрудников новому ООО

Трудовой договор или ГПХ

С директором, даже если он единственный учредитель и участник ООО, возникают трудовые отношения просто по факту избрания его на должность (ст. 16 ТК РФ). С другими сотрудниками можно выбирать: заключать трудовой договор или договор гражданско-правового характера (подряда, услуг). А может быть, вообще привлекать к работе самозанятых. В таблице — главные отличия между этими типами договоров.

Что сравниваем Трудовой договор Договор ГПХ
Когда заключают Работник регулярно выполняет одни и те же обязанности по какой-то должности: бариста, бухгалтер, курьер. Работнику дают заказ на выполнение конкретной задачи. Заказы тоже бывают регулярными.
Как и где работает сотрудник Работник выполняет правила трудового распорядка в организации, работает по графику, лично выполняет задачи. Работник может работать, когда и как ему удобно, он может даже перепоручить заказ другому лицу. Главное — результат.
Какой закон регулирует отношения Трудовой кодекс Гражданский кодекс
Ведется ли трудовая книжка Да Нет
Какие страховые взносы платятся
  • на пенсионное страхование в ПФР
  • на медицинское страхование в ФФОМС
  • «несчастные» взносы в ФСС
  • на пенсионное страхование в ПФР
  • на медицинское страхование в ФФОМС
  • «несчастные» взносы в ФСС — только если это прописано в договоре
Что гарантирует работодатель сотруднику
  • зарплата не реже двух раз в месяц
  • месячные выплаты не ниже МРОТ
  • оплачиваемый отпуск
  • больничные и пособия
  • компенсация при увольнении
  • условия для работы
  • только те гарантии, о которых договорились заказчик и исполнитель и прописали их в договоре
Какие документы оформляются
  • заявление сотрудника о приеме
  • приказ руководителя о приеме
  • трудовой договор
  • договор ГПХ

При работе с самозанятыми выгода для работодателя еще больше: не придется платить страховые взносы, ведь самозанятые сами платят за себя налог и решают вопрос со взносами. Поэтому желание сэкономить часто приводит компанию к такой ситуации, когда в ней работают люди, по сути, на условиях трудовых отношений, но оформлены они по договору ГПХ или договору услуг с самозанятым.

Контролирующие органы не любят такие истории, и легко переквалифицируют договоры ГПХ в трудовые с доначислением взносов, штрафами и требованием выполнить обязательства по отпускам, пособиям и другим гарантиям. О положении в вашей компании Трудовая инспекция может узнать во время плановой проверки или из жалобы сотрудника. Поэтому если вы нанимаете людей, чтобы они трудились примерно как обычные работники в штате — с ними надо заключать трудовой договор и оформлять их по правилам.

bk

Отпускные, пособия, командировочные

Расчет отпускных в несколько кликов в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Кадровые документы и отчеты по сотрудникам онлайн.

Прием на работу гражданина РФ

Документы, которые нужно оформить при приеме гражданина страны, иностранца или беженца, отличаются, так что расскажем обо всем по порядку.

Шаг 1. Получить от нового сотрудника документы. Список документов приводится в ст. 65 ТК РФ:

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
  • страховое свидетельство (СНИЛС) или форму, которую теперь выдают вместо этой небольшой зеленой карточки — АДИ-РЕГ; если человек впервые устраивается на работу и у него еще нет индивидуального номера в системе страхования, работодатель сам получает на него этот номер через ПФР;
  • документы воинского учета — для военнообязанных;
  • документ об образовании — если сотрудник поступает на работу, где образование и подтверждение квалификации необходимы.

При приеме на некоторые должности (учитель, воспитатель) понадобится справка об отсутствии судимости. А еще работник может сразу принести свидетельства о рождении детей для оформления налоговых вычетов на них.

Шаг 2. Получить от новичка заявление о приеме на работу. Шаблон скачайте по ссылке.

Шаг 3. Ознакомить сотрудника с внутренними документами компании. Прежде всего это положение об оплате труда, о премировании, о командировках, о коммерческой тайне, должностные инструкции, коллективный договор и другие документы, которые касаются персонала. Знакомят с документами под роспись.

Шаг 4. Заключить трудовой договор. Сотрудника сначала знакомят с текстом трудового договора, указывают на важные пункты, затем стороны подписывают два экземпляра документа.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу сотрудника. Вместо приказа по форме Т-1 может быть распоряжение в другой форме. Работника знакомят с приказом под роспись. Приказ датируют днем не ранее подписания трудового договора. Шаблон приказа скачайте по ссылке.

Шаг 6. Внести запись в трудовую книжку (если есть бумажная) и отправьте форму СЗВ-ТД о кадровом мероприятии не позднее одного рабочего дня с даты приказа о приеме на работу.

Шаг 7. Оформить личную карточку сотрудника в бумажном или электронном виде — например, в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Вместо унифицированного бланка Т-2 можно утвердить свою форму.

bk

Веб‑сервис для малого бизнеса

Простой и удобный расчет страховых взносов в Контур.Бухгалтерии! Учет, налоги, зарплата, отчетность в одном сервисе.

Прием на работу иностранца

Для мигрантов процедура трудоустройства отличается. Нужно не только запросить дополнительные бумаги, но и подать в МВД уведомление о приеме на работу иностранца. А еще понадобятся разрешения от госорганов, да и страховые взносы по сотруднику придется начислять по отдельным тарифам.

Шаг 1. Проверить статус мигранта. Статусы влияют на трудовые права и обязанности мигрантов в России (Федеральный закон от 25.07.02 № 115-ФЗ).

  • Постоянно проживающие — имеют вид на жительство и могут работать в России без дополнительных бумаг.
  • Временно проживающие — в их паспорте стоит отметка о разрешении временного проживания или они получают бумагу с таким же разрешением. Они могут трудоустраиваться только в том регионе, где им разрешено проживание, для этого не нужны дополнительные бумаги.
  • Временно пребывающие — иностранцы с открытой визой из стран, у которых с Россией действует визовый режим — им понадобится разрешение на работу, а работодателю — разрешение о приеме такого сотрудника. Также это иностранцы из стран, у которых с Россией безвизовый режим, у такого мигранта есть открытая миграционная карта — и тогда работодателю не нужно разрешение на найм этого сотрудника, а самому иностранцу понадобится специальный патент, он оформляется в МВД (исключение — сотрудники из Беларуси, Казахстана, Армении, Киргизии, которым патент не нужен). А еще такому кандидату нужен полис добровольного медстрахования или договор с медорганизацией об оказании платных услуг, который заключает работодатель.

С высококвалифицированными специалистами дело обстоит немного иначе. Даже если такой работник прибыл из страны, с которой у РФ визовый режим, работодателю не нужно разрешение на его найм. А вот сам работник должен получить разрешение на работу в стране, а работодатель предоставит ему некоторые документы, которые нужны для выдачи разрешения (п. 6 ст. 13.2 Закона № 115-ФЗ). Пункт о полисе ДМС или договоре о платных медуслугах здесь тоже действует.

Шаг 2. Получить документы от иностранца. Помимо бумаг, подтверждающих статус иностранца, у него нужно запросить:

  • паспорт;
  • страховое свидетельство (СНИЛС) или форму, которую теперь выдают вместо этой небольшой зеленой карточки — АДИ-РЕГ; если человек впервые устраивается на работу и у него еще нет индивидуального номера в системе страхования, работодатель сам получает на него этот номер через ПФР;
  • документы об образовании, если этого требует должность (если они составлены на иностранном языке, нужен официальный перевод);
  • трудовая книжка, если есть (это российская книжка, если мигрант уже работал, или иностранная книжка советского образца), а если мигрант перешел на электронную трудовую книжку, он предоставляет сведения по форме СТД-Р или СТД-ПФР; если иностранец нанимается на работу впервые, заводить бумажную книжку на него не нужно;
  • справку об отсутствии судимости, если мигрант нанимается на должность, для которой это важно.

bk

Кадровые документы, зарплата, отчетность

Справки о доходах и другие документы в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит справку и выведет на печать.

Шаг 3. Получить от иностранца заявление о приеме на работу.

Шаг 4. Ознакомить с внутренними документами компании. Ознакомьте нового сотрудника под роспись с должностными инструкциями, положениями об оплате труда, премирования и другими документами, которые касаются персонала.

Шаг 5. Подписать трудовой договор. Он составляется на русском языке, но если нужно, делается перевод для иностранца. В договор включают те же пункты и условия, как и для россиян. Но дополнительно вносят сведения о необходимости иметь документы, подтверждающие статус иностранца в РФ и дающие право на работу. 

Еще пара нюансов. Должность или профессию в договоре прописывают точно так же, как и в разрешении на работу, чтобы работника не привлекли к ответственности (ст. 18.10 и ст. 18.15 КоАП РФ). Также в договор с временно пребывающими включают пункт о предоставлении сотруднику медпомощи на весь срок действия договора: указывают реквизиты его полиса ДМС или реквизиты договора о платных медуслугах, который работодатель заключил с клиникой.

Важно! Если для получения разрешения на работу мигранту сначала требуется трудовой договор, его можно подписать без разрешительных документов. Но вступит в силу он только после того, как иностранец это разрешение получит. Для верности можно подписать допсоглашение к договору (ч. 3 ст. 57 ТК РФ).

Шаг 6. Издать приказ о приеме на работу иностранца. Работника знакомят с приказом под роспись. Приказ датируют днем не ранее подписания трудового договора. Шаблон приказа скачайте по ссылке.

Шаг 7. Внести запись в трудовую книжку (если есть бумажная) и отправьте форму СЗВ-ТД о кадровом мероприятии не позднее одного рабочего дня с даты приказа о приеме на работу.

Шаг 8. Оформить личную карточку сотрудника в бумажном или электронном виде — например, в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Вместо унифицированного бланка Т-2 можно утвердить свою форму.

Шаг 9. Подать уведомление о приеме на работу иностранца. Работодатель должен уведомить об этом территориальный орган МВД по вопросам миграции (форма уведомления утверждена приказом МВД от 30.07.20 № 536). Это делают в течение трех рабочих дней после подписания трудового договора. Шаблон уведомления скачайте по ссылке.

Уведомлять нужно о каждом иностранце отдельно, исключение делают только для граждан Беларуси (постановление Верховного суда РФ от 30.05.17 № 78-АД17-19).

Прием на работу беженца

Работодатели стали чаще принимать на работу граждан Украины, ДНР, ЛНР, которые имеют статус беженца, получили временное убежище в стране или трудоустраиваются с украинским паспортом. Набор документов для их приема зависит от статуса будущего сотрудника. Основной пакет документов остается прежним, отличаются, в основном, документы, удостоверяющие личность и подтверждающие статус.

  • Граждане Украины или другого государства с паспортом своей страны трудоустраиваются как безвизовые иностранцы (письмо МИД № 19261/кд от 27.04.2012, ст. 11 Договора между РФ и ЛНР от 21.02.2022, ст. 11 Договора между РФ и ДНР от 21.02.2022). Им нужно получить патент в МВД и предоставить работодателю копию миграционной карты, помимо остального набора документов. 
  • Беженцы получают удостоверение беженца, они и члены их семьи могут работать и вести бизнес в России наравне с гражданами. Им не нужно разрешение на работу, работодателю они показывают удостоверение беженца.
  • Люди, получившие временное убежище в РФ, отличаются от беженцев, они получают свидетельство о временном убежище, которое заменяет удостоверение личности, а паспорт у них временно изымается и хранится в УМВД. Работодателю они предъявляют свидетельство о временном убежище и копию миграционной карты.

bk

Веб‑сервис для малого бизнеса

3 месяца работы в Контур.Бухгалтерии с отправкой отчетности для новых ООО!


График отпусков: как составить и когда утвердить

Работодатели перед началом нового календарного года утверждают внутренний нормативный акт — график отпусков. За его отсутствие можно получить штраф или в первый раз отделаться предупреждением. Расскажем, что нужно учесть в графике и как согласовать его с сотрудниками.

Надбавки и доплаты

Получая расчетный лист в бухгалтерии, работник видит, что его зарплата складывается из разных сумм. Помимо базового оклада или тарифной ставки есть также надбавки, компенсации, доплаты, премии. Расскажем о них в статье.

Черная, серая и белая зарплата

Расскажем, какая схема выплаты заработной платы — единственная полностью легальная и чем грозит работодателю и сотруднику применение схем для уклонения от налогов и взносов.

Мобилизация сотрудников: как действовать работодателю и какие отчеты отправлять

После введения частичной мобилизации появились изменения в трудовом праве, и новые документы продолжают поступать. Расскажем, что должен сделать работодатель, если его сотрудников мобилизуют.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты