График отпусков: как составить и когда утвердить

Работодатели перед началом нового календарного года утверждают внутренний нормативный акт — график отпусков. За его отсутствие можно получить штраф или в первый раз отделаться предупреждением. Расскажем, что нужно учесть в графике и как согласовать его с сотрудниками.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Автоматизируйте работу с сотрудниками

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Экстерн сам сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты для налоговой и Соцфонда.

Попробовать бесплатно

Что такое график отпусков

График отпусков — это внутренний документ, который устанавливает очередность оплачиваемых отпусков для сотрудников в календарном году (ст. 123 ТК РФ). Составляют график исходя из пожеланий работников и особенностей труда на предприятии.

Утвердить график на следующих год нужно за две недели до конца текущего года. То есть до 17 декабря документ нужно оформить и получить согласия сотрудников по поводу дат отпусков.

Составлять такой график обязаны почти все работодатели с любым размером штата. Инспекция труда сообщает, что заменить график отпусков на письменное соглашение работника с работодателем может только микропредприятие, которое отказалось от работы с локальными нормативными актами, и тогда это оговаривают в трудовом договоре (письмо ГИТ Москвы от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). 

Какие особенности нужно учесть при составлении графика

Правила составления графика можно прописать в локальных актах компании: например коллективном договоре или правилах трудового распорядка. Каждое структурное подразделение может установить собственный график, особенно если речь идет о крупных компаниях. Тогда проекты графиков разрабатывают руководители подразделений, а затем сотрудники кадровой службы сводят эти графики в единый документ по подразделению. 

График должен содержать данные о точном времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника на трудовом договоре. Продолжительность отдыха зависит от количества положенных дней отпуска в течение года и количества дней отпуска, оставшихся с прошлого года. Данные фиксируются на 1 января нового года.

При согласовании отпусков с новичками нужно предусмотреть, чтобы они могли до конца года воспользоваться отпуском, отработав в компании первые полгода.

Еще один момент: при составлении графика помните, что нерабочие праздники из ст. 112 ТК РФ не должны входить в число дней основного или дополнительного отпусков. Если в течение отпуска встречаются праздничные дни, срок его окончания переносится на число этих дней. Также надо учитывать перенос выходных дней в году.

В график нужно вносить всех работников на трудовом договоре, которые числятся в компании на момент утверждения графика, даже если сотрудник написал заявление на увольнение и уйдет в январе (письмо Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321).

Расчет зарплаты — это просто!

Контур.Экстерн поможет бухгалтеру быстро рассчитать зарплату, отпускные, больничные: расчеты автоматизированы и занимают пару минут, в отличие от классических программ.

Попробовать бесплатно

Какой отпуск положен разным категориям работников

Есть установленная продолжительность отпуска для разных категорий сотрудников:

• 28 дней — для всех работников вне льготных категорий (ст. 115 ТК РФ);
• 30 дней — для инвалидов (закон от 24.11.1995 №181-ФЗ);
• 31 день — для сотрудников младше 18 лет;
• 30-40 дней — для спасателей, в зависимости от стажа (закон от 22.08.95 №151-ФЗ);
• 42-56 дней — для сотрудников, которые имеют дело с химическим оружием, и некоторых категорий педагогов (закон от 07.11.2000 №136-ФЗ; постановление Правительства РФ от 14.05.2015 №466).

Некоторые категории сотрудников получают отпуска по особым правилам.

Сотрудники с правом получить отпуск в первые полгода на новом рабочем месте:

• женщины перед декретом или сразу после него (ст. 122 ТК РФ);
• несовершеннолетние сотрудники (там же);
• работники, усыновившие детей до 3 месяцев (там же);
• сотрудники-мужчины в период нахождения жены в декрете (ст. 123 ТК РФ).

Совместители получают отпуска на всех своих рабочих местах одновременно (ст. 286 ТК РФ). Так что если на новом месте работы совместитель не отработал полгода, отпуск в этом случае ему все равно предоставляют.

Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет могут брать отпуск в удобное для них время (ст. 262.2 ТК РФ). Возраст детей смотрят на начало года, когда будет предоставляться отпуск, а не на момент отпуска: если на начало года старшему ребенку еще нет 12 лет, то право за сотрудником сохраняется (письмо Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166). Брать отпуск частями такие сотрудники могут по согласованию с работодателем.

Ветераны, почетные доноры, родители детей-инвалидов до 18 лет, супруги военнослужащих могут брать отпуск в удобное для них время.

Нужно ли указывать точные даты отпуска в графике

Роструд считает неверным указывать в графике только месяц отпуска. Поэтому рекомендуется вносить в график точные даты начала и окончания отпуска. Это поможет также избежать разногласий с сотрудниками.

Можно ли перенести отпуск на следующий год

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно, и переносы его допускаются только экстренные ситуации: скажем, болезнь сотрудника, исключительная производственная необходимость (ст. 124 ТК РФ). Поэтому если сотрудник при составлении графика отпусков попросит перенести его отдых на следующий год, ему придется отказать.

Онлайн-бухгалтерия: все под контролем

Учет, зарплата, отчетность, КЭП, ЭДО — работайте и не выгорайте

Попробовать бесплатно

По какой форме составлять график отпусков

Для графика отпусков используют форму Т-7 (постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 №26). При планировании дат отдыха заполняют графы с 1 по 6. В 6 графу вписывают дату начала отпуска каждого работника, включая тех, кто может брать отпуск в любое удобное время.

Графы 7-9 при утверждении графика оставляют пустыми и заполняют в течение года, исходя из дней фактического ухода сотрудников в отпуск.

Еще одну графу «С графиком ознакомлен» рекомендует добавить Роструд, чтобы фиксировать ознакомление работников с датами их отпусков. Вместо этой графы к графику можно приложить лист ознакомления. О дате начала отпуска работника нужно уведомить минимум за две недели (ст. 123 ТК РФ). Поэтому в нужном поле сотрудник ставить свою подпись и дату ознакомления.

До 17 декабря текущего года руководитель кадровой службы и директора структурных подразделений (или руководитель компании, если подразделений нет) должны подписать документ. Если в компании есть профсоюз, после этого график отправляют туда (ст. 372 ТК РФ). Профсоюз подтверждает график, это заверяется выпиской из протокола заседания комитета профсоюза.

Что делать с графиком отпусков

График нужно утвердить, передать для подтверждения в профсоюз (если он есть в организации), ознакомить с ним под роспись сотрудников.

После этого документ хранят в бухгалтерии и отделе кадров и вывешивают в удобном месте для ознакомления. А еще копии документа отправляют в структурные подразделения компании.

Расчет зарплаты — это просто!

Контур.Экстерн поможет бухгалтеру быстро рассчитать зарплату, отпускные, больничные: расчеты автоматизированы и занимают пару минут, в отличие от классических программ.

Попробовать бесплатно

Как сотрудник может повлиять на даты отпуска

Работодатель может учитывать пожелания сотрудников о днях отдыха, но не обязан этого делать, если речь не идет о категориях работников, которые получают отпуск по особым правилам — их мы перечислили выше. Некоторые суды даже считают, что сотрудников необязательно знакомить с графиком после его утверждения, а нужно лишь уведомить о начале отпуска за две недели. Если же о предстоящем отпуске работника предупредили позднее, чем за две недели, тот может письменно потребовать переноса отпуска на другой срок.

И все же по соглашению с сотрудником дни отпуска можно «двигать». Также работник может делить отпуск на части: одна часть должна быть не меньше 14 дней, остальные части можно дробить на фрагменты даже по одному дню. Но об этом сотрудник должен договориться с руководством: если условия позволяют — ему могут пойти навстречу. В этом случае работник пишет заявление о предоставлении отпуска.

Заявление на отпуск пишут и сотрудники, которые имеют право получить дни отдыха в любое удобное для них время. Поскольку нужно будет выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска, работодатель может установить разумные сроки для подачи заявлений.

Как внести изменения в график отпусков

График отпусков — обязательный документ и для работодателя, и для работника. При внесении в него изменений стороны должны это согласовать. Новые дни отпуска вносят в графы 7-9 формы Т-7.

Для особых примечаний в форме есть графа 10, отметки в ней ставят в таких случаях:

• перенос отпуска связан с производственной необходимостью, чтобы избежать неблагоприятных последствий для предприятия (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
• перенос связан с отзывом из отпуска и переносом отдыха на следующий календарный год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Изменения в график отпусков приходится вносить и в случаях, когда в компанию приходят новые люди в течение года. Тогда можно внести изменения в существующий график или составить дополнительный график и «подшить» его к основному.

Какие санкции грозят при отсутствии графика отпусков

Санкции за отсутствие графика можно получить при проверке Роструда. Такое нарушение влечет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):

• штраф 1-5 тыс. рублей для должностных лиц и предпринимателей;
• штраф 30-50 тыс. рублей для юрлиц.

Автоматизируйте работу с сотрудниками

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Экстерн сам сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты для налоговой и Соцфонда.

Попробовать бесплатно