Работодатели перед началом нового календарного года утверждают внутренний нормативный акт — график отпусков. За его отсутствие можно получить штраф или в первый раз отделаться предупреждением. Расскажем, что нужно учесть в графике и как согласовать его с сотрудниками.
В этой статье:
- Что такое график отпусков
- Какие особенности нужно учесть при составлении графика
- Какой отпуск положен разным категориям работников
- Нужно ли указывать точные даты отпуска в графике
- Можно ли перенести отпуск на следующий год
- По какой форме составлять график отпусков
- Что делать с графиком отпусков
- Как сотрудник может повлиять на даты отпуска
- Как внести изменения в график отпусков
- Какие санкции грозят при отсутствии графика отпусков
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Что такое график отпусков
График отпусков — это внутренний документ, который устанавливает очередность оплачиваемых отпусков для сотрудников в календарном году (ст. 123 ТК РФ). Составляют график исходя из пожеланий работников и особенностей труда на предприятии.
Утвердить график на следующих год нужно за две недели до конца текущего года. То есть до 17 декабря документ нужно оформить и получить согласия сотрудников по поводу дат отпусков.
Составлять такой график обязаны почти все работодатели с любым размером штата. Инспекция труда сообщает, что заменить график отпусков на письменное соглашение работника с работодателем может только микропредприятие, которое отказалось от работы с локальными нормативными актами, и тогда это оговаривают в трудовом договоре (письмо ГИТ Москвы от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).
Какие особенности нужно учесть при составлении графика
Правила составления графика можно прописать в локальных актах компании: например коллективном договоре или правилах трудового распорядка. Каждое структурное подразделение может установить собственный график, особенно если речь идет о крупных компаниях. Тогда проекты графиков разрабатывают руководители подразделений, а затем сотрудники кадровой службы сводят эти графики в единый документ по подразделению.
График должен содержать данные о точном времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника на трудовом договоре. Продолжительность отдыха зависит от количества положенных дней отпуска в течение года и количества дней отпуска, оставшихся с прошлого года. Данные фиксируются на 1 января нового года.
При согласовании отпусков с новичками нужно предусмотреть, чтобы они могли до конца года воспользоваться отпуском, отработав в компании первые полгода.
Еще один момент: при составлении графика помните, что нерабочие праздники из ст. 112 ТК РФ не должны входить в число дней основного или дополнительного отпусков. Если в течение отпуска встречаются праздничные дни, срок его окончания переносится на число этих дней. Также надо учитывать перенос выходных дней в году.
В график нужно вносить всех работников на трудовом договоре, которые числятся в компании на момент утверждения графика, даже если сотрудник написал заявление на увольнение и уйдет в январе (письмо Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321).
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Какой отпуск положен разным категориям работников
Есть установленная продолжительность отпуска для разных категорий сотрудников:
- 28 дней — для всех работников вне льготных категорий (ст. 115 ТК РФ);
- 30 дней — для инвалидов (закон от 24.11.1995 №181-ФЗ);
- 31 день — для сотрудников младше 18 лет;
- 30-40 дней — для спасателей, в зависимости от стажа (закон от 22.08.95 №151-ФЗ);
- 42-56 дней — для сотрудников, которые имеют дело с химическим оружием, и некоторых категорий педагогов (закон от 07.11.2000 №136-ФЗ; постановление Правительства РФ от 14.05.2015 №466).
Некоторые категории сотрудников получают отпуска по особым правилам.
Сотрудники с правом получить отпуск в первые полгода на новом рабочем месте:
- женщины перед декретом или сразу после него (ст. 122 ТК РФ);
- несовершеннолетние сотрудники (там же);
- работники, усыновившие детей до 3 месяцев (там же);
- сотрудники-мужчины в период нахождения жены в декрете (ст. 123 ТК РФ).
Совместители получают отпуска на всех своих рабочих местах одновременно (ст. 286 ТК РФ). Так что если на новом месте работы совместитель не отработал полгода, отпуск в этом случае ему все равно предоставляют.
Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет могут брать отпуск в удобное для них время (ст. 262.2 ТК РФ). Возраст детей смотрят на начало года, когда будет предоставляться отпуск, а не на момент отпуска: если на начало года старшему ребенку еще нет 12 лет, то право за сотрудником сохраняется (письмо Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166). Брать отпуск частями такие сотрудники могут по согласованию с работодателем.
Ветераны, почетные доноры, родители детей-инвалидов до 18 лет, супруги военнослужащих могут брать отпуск в удобное для них время.
Нужно ли указывать точные даты отпуска в графике
Роструд считает неверным указывать в графике только месяц отпуска. Поэтому рекомендуется вносить в график точные даты начала и окончания отпуска. Это поможет также избежать разногласий с сотрудниками.
Можно ли перенести отпуск на следующий год
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно, и переносы его допускаются только экстренные ситуации: скажем, болезнь сотрудника, исключительная производственная необходимость (ст. 124 ТК РФ). Поэтому если сотрудник при составлении графика отпусков попросит перенести его отдых на следующий год, ему придется отказать.
Сервис рассчитает дивиденды, зарплату, налоги
Контур.Бухгалтерия рассчитает и оформит в учете налоги и все выплаты сотрудникам и собственникам. Ведите учет легко.
По какой форме составлять график отпусков
Для графика отпусков используют форму Т-7 (постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 №26). При планировании дат отдыха заполняют графы с 1 по 6. В 6 графу вписывают дату начала отпуска каждого работника, включая тех, кто может брать отпуск в любое удобное время.
Графы 7-9 при утверждении графика оставляют пустыми и заполняют в течение года, исходя из дней фактического ухода сотрудников в отпуск.
Еще одну графу «С графиком ознакомлен» рекомендует добавить Роструд, чтобы фиксировать ознакомление работников с датами их отпусков. Вместо этой графы к графику можно приложить лист ознакомления. О дате начала отпуска работника нужно уведомить минимум за две недели (ст. 123 ТК РФ). Поэтому в нужном поле сотрудник ставить свою подпись и дату ознакомления.
До 17 декабря текущего года руководитель кадровой службы и директора структурных подразделений (или руководитель компании, если подразделений нет) должны подписать документ. Если в компании есть профсоюз, после этого график отправляют туда (ст. 372 ТК РФ). Профсоюз подтверждает график, это заверяется выпиской из протокола заседания комитета профсоюза.
Что делать с графиком отпусков
График нужно утвердить, передать для подтверждения в профсоюз (если он есть в организации), ознакомить с ним под роспись сотрудников.
После этого документ хранят в бухгалтерии и отделе кадров и вывешивают в удобном месте для ознакомления. А еще копии документа отправляют в структурные подразделения компании.
Сервис сам рассчитает авансы и налоги
Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.
Как сотрудник может повлиять на даты отпуска
Работодатель может учитывать пожелания сотрудников о днях отдыха, но не обязан этого делать, если речь не идет о категориях работников, которые получают отпуск по особым правилам — их мы перечислили выше. Некоторые суды даже считают, что сотрудников необязательно знакомить с графиком после его утверждения, а нужно лишь уведомить о начале отпуска за две недели. Если же о предстоящем отпуске работника предупредили позднее, чем за две недели, тот может письменно потребовать переноса отпуска на другой срок.
И все же по соглашению с сотрудником дни отпуска можно «двигать». Также работник может делить отпуск на части: одна часть должна быть не меньше 14 дней, остальные части можно дробить на фрагменты даже по одному дню. Но об этом сотрудник должен договориться с руководством: если условия позволяют — ему могут пойти навстречу. В этом случае работник пишет заявление о предоставлении отпуска.
Заявление на отпуск пишут и сотрудники, которые имеют право получить дни отдыха в любое удобное для них время. Поскольку нужно будет выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска, работодатель может установить разумные сроки для подачи заявлений.
Как внести изменения в график отпусков
График отпусков — обязательный документ и для работодателя, и для работника. При внесении в него изменений стороны должны это согласовать. Новые дни отпуска вносят в графы 7-9 формы Т-7.
Для особых примечаний в форме есть графа 10, отметки в ней ставят в таких случаях:
- перенос отпуска связан с производственной необходимостью, чтобы избежать неблагоприятных последствий для предприятия (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
- перенос связан с отзывом из отпуска и переносом отдыха на следующий календарный год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
Изменения в график отпусков приходится вносить и в случаях, когда в компанию приходят новые люди в течение года. Тогда можно внести изменения в существующий график или составить дополнительный график и «подшить» его к основному.
Какие санкции грозят при отсутствии графика отпусков
Санкции за отсутствие графика можно получить при проверке Роструда. Такое нарушение влечет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):
- штраф 1-5 тыс. рублей для должностных лиц и предпринимателей;
- штраф 30-50 тыс. рублей для юрлиц.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.