Увольнять сотрудников и так задача не из приятных. В большинстве случаев с сотрудником расстаются по-хорошему, увольняя его по собственному желанию или по соглашению сторон. Иногда возникает производственная необходимость, и увольнение происходит за счет сокращения штата. В каждом случае есть свои нюансы.
Увольнение по собственному желанию
Самый распространенный сценарий увольнения и самый дешевый для организации. Сотрудник тоже ничего не теряет. Но есть риск, что он передумает увольняться. Поэтому лучше оформить все по порядку.
Основные моменты описаны в статье 80 ТК РФ.
Какие документы при увольнении нужно оформить
1. Заявление сотрудника
В заявлении явно должно быть выказано желание сотрудника уволиться: «Прошу уволить меня…”
Обязательно должна присутствовать подпись работника и конкретная дата, с которой он считается уволенным — его последнего рабочего дня. Иногда увольнение выпадает на выходной сотрудника, тогда есть нюансы по оформлению увольнения. По законодательству сотрудник должен предупредить об увольнении не менее, чем за две недели. По соглашению вы можете «поиграть» этим сроком, но нужно все оформить письменно. Такая скрупулезность нужна для того, чтобы сотрудник не мог восстановиться через суд и получить от вас компенсации, связанные с незаконным увольнением.
2. Приказ об увольнении
По обычаю, оформляем Приказ по форме Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Обязательно нужно заполнить строку о дате прекращения трудового договора, иначе договор не будет считаться расторгнутым: даже уволенный сотрудник может подать в суд и отсудить зарплату за это время.
В приказе должно быть правильно отражено основание увольнения: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». В строке «Основание (документ, номер, дата)» указываются данные заявления работника.
Впрочем, вы можете самостоятельно разработать форму приказа — это не противоречит нормам ТК и положения Закона о бухучете 429-ФЗ.
Работника нужно ознакомить с приказом под подпись. Если это невозможно, поставьте на приказе соответствующую отметку.
3. Запись в трудовой книжке
В бумажную трудовую книжку запись нужно вносить с указанием статьи в точности как в ТК РФ (Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003). Дополнительно укажите причину увольнения, если она влияет на какие-либо льготы и преимущества, например, если причиной стал выход на пенсию.
По всем увольняющимс сотрудникам также необходимо внести информацию об увольнении в сведения о трудовой деятельности. Для этого заполните форму СЗВ-ТД и представьте ее в ПФР не позднее следующего дня после издания приказа о расторжении трудового договора.
Если работник отказался от ведения трудовой книжки и перешел на электронную, работодатель обязан выдать ему справку СТД-Р в день увольнения.
Как рассчитаться с работником при увольнении
При увольнении по собственному желанию сотрудник получит только:
- Оставшуюся к выплате зарплату;
- Компенсацию за неиспользованный отпуск.
Как рассчитывать эти выплаты, вы можете почитать в нашей статье «Расчеты при увольнении.»
Увольнение по соглашению сторон
Для увольнения по соглашению сторон существует целая статья 78 ТК РФ. Правда, состоит она из одного предложения. Поэтому порядка как такового нет. Но есть письма Минфина, Минздравсоцразвития и т.д. В принципе, это самый безболезненный способ увольнения: работник может получить хорошую компенсацию и качественно передать дела, для организации нет рисков столкнуться с трудовой инспекцией или судом из-за обиженного сотрудника.
Какие документы нужны при увольнении
1. Соглашение с сотрудником
Соглашение — это “магический” контракт, после которого сотрудник уже не может претендовать на иные условия увольнения. Поэтому подойдем к делу тщательно:
- Основание — пропишем пункт 1 ст. 77 ТК РФ. Потому что именно эта статья перечисляет основания для расторжения трудового договора. Да и в Постановлении Правительства РФ №225 от 16.04.2003 (о порядке ведения трудовых книжек) говорится также;
- Дата — можно конкретно прописать в соглашении, когда последний рабочий день сотрудника;
- Порядок расчета и сумма отпускных — лучше все расписать, чтобы не было претензий у контролирующих органов, если вы, например, не хотите платить страховые взносы с суммы отступных;
- Прочие условия — например, про передачу дел, сдачу оборудования, обходные листы и т д.
Соглашение оформите в двух экземплярах — для себя и для работника. Каждый экземпляр должен быть подписан обеими сторонами.
2. Приказ об увольнении
Оформляется обычный приказ, как и в процедуре увольнения по собственному желанию.
3. Запись в трудовую книжку
Также аналогично предыдущему случаю увольнения.
Как рассчитаться с сотрудником при увольнении
Вам нужно предусмотреть 3 выплаты:
- Зарплата сотрудника за отработанный период на момент увольнения;
- Компенсация за неиспользованный отпуск;
- Выходное пособие, если это предусмотрено в договоре либо в тексте соглашения.
Первые две выплаты считаются по обычным правилам.
При расчете суммы выходного пособия лучше постараться учесть интересы организации. Например, отступные в размере 3 среднемесячных заработков (а на Крайнем Севере — до 6) не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Также выплаты по соглашению можно учесть в составе расходов по налогу на прибыль (п. 9 ст. 255 НК РФ) и по налогу УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Среднемесячный заработок можно посчитать как произведение среднедневного заработка на количество рабочих дней, которые сотрудник отработал бы в течение 3 месяцев. Алгоритм пропишите в соглашении, чтобы у налоговиков не возникло вопросов по налогам на прибыль или УСН.
Увольнение по сокращению
Самый трудоемкий способ увольнения. Обязательно нужно соблюсти всю процедуру сокращения, чтобы у сотрудника не было повода восстановиться через суд. Возможность прекращения трудового договора в случае сокращения или ликвидации организации определена статьей 81 ТК РФ.
Какие документы нужны при сокращении
1. Приказ о сокращении
В тексте приказа обычно указывают мероприятие: сокращение численности, штата или численности и штата одновременно. Также прописывают причину сокращения, какие должности и/или численность сокращаются, порядок сокращения и ответственных.
2. Новое штатное расписание
Сокращение подразумевает полное упразднение должности или уменьшение количества штатных единиц. Отсюда изменения в штатном расписании, которое тоже нужно закрепить приказом.
3. Уведомление сотрудника не менее чем за 2 месяца до сокращения
После издания приказа о сокращении, необходимо письменно, под роспись уведомить сотрудников о сокращении. Также письменно нужно предложить им альтернативную вакансию (ст. 180 ТК РФ). А сотрудник должен письменно от нее отказаться.
4. Уведомление службы занятости о предстоящем увольнении
Необходимо письменно сообщить о сокращении в службу занятости (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Форму сообщения нужно взять в вашем региональном центре занятости.
Организации должны это сделать за 2 месяца, ИП за 2 недели.
5. Приказ об увольнении
В строке «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» укажите правильную формулировку по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Это зависит от того, сокращаете вы численность или штат. Ошибка может привести к тому, что работник потребует изменить причину увольнения.
Расторжение трудового договора в связи с сокращением численности (штата), пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
6. Запись в трудовой книжке
Аналогично предыдущим случаям увольнения.
Расчет при сокращение работника
- Оставшаяся на момент увольнения зарплата.
- Компенсация за неиспользованный отпуск.
- Выходное пособие.
- Пособие выплачивается в размере среднемесячного заработка в день увольнения (ст. 178 ТК РФ).
- Средний заработок на период трудоустройства на другую работу. Он выплачивается всем сокращенным работникам, кроме тех, что были приняты на работу на срок до двух месяцев. Как правило, его выплачивают только в течение двух месяцев после увольнения. Чтобы получить средний заработок за второй месяц после сокращения, работник должен подать заявление и трудовую книжку, в которой нет записи о трудоустройстве. На это у него есть 15 рабочих дней после окончания второго месяца. Для получения среднего заработка за третий месяц, работник должен дополнительно предоставить решение службы занятости о сохранении за ним среднего заработка — сроки подачи те же.